Przedsiębiorstwa tylko w niewielkim zakresie wykorzystują możliwości programów komputerowych.
To najważniejszy wniosek z raportu firmy Deloitte dotyczącego ryzyka podatkowego. Został on przygotowany na podstawie badań w kilkudziesięciu spółkach, zatrudniających od 30 do 7000 osób. Okazuje się, że nawet w firmach, które za swoje systemy informatyczne zapłaciły dziesiątki lub setki tysięcy euro, części rozliczeń podatkowych dokonuje się z zastosowaniem arkuszy kalkulacyjnych, które tak naprawdę są tylko nieco nowocześniejszą wersją kalkulatorów. W efekcie deklaracje wysyłane do urzędów trzeba wypełniać ręcznie. Dlaczego tak się dzieje?
– Firmy wciąż przywiązują niewielką wagę do tego, w jakim stopniu system informatyczny będzie pomocny w rozliczaniu podatków. Nie zdają sobie także sprawy, jak istotne jest jego wprowadzenie. Tymczasem od tego zależy najwięcej. Znam dwie firmy, które stosują dokładnie te same rozwiązania informatyczne ze skrajnie odmiennymi efektami. W przedsiębiorstwie, które od początku zadbało o odpowiednie dostosowanie systemu, formularze podatkowe tworzone są niemal automatycznie. Druga firma, w której specjaliści podatkowi nie brali udziału we wprowadzaniu systemu, rozliczenia z urzędem skarbowym nadal prowadzone są na podstawie danych z arkuszy kalkulacyjnych – mówi Joanna Stawowska, partner w Deloitte.
Konieczność dokonywania obliczeń poza systemem uniemożliwia szybką weryfikację danych i wykrycie ewentualnych błędów. Powoduje także wydłużenie procesu przygotowania deklaracji
. Są też inne problemy. Czasem okazuje się, że tylko jedna osoba w firmie wie, jak sporządzić deklarację na podstawie danych z systemu księgowego. Co robić jednak, gdy jest ona na zwolnieniu lekarskim lub odchodzi z pracy?
Tu pojawia się kolejny problem – brak sformalizowanych procedur podatkowych. Okazuje się, że tylko w co czwartej firmie wszystkie są spisane. W pozostałych albo w ogóle ich nie ma (25 proc.), albo istnieją tylko niektóre (40 proc.). Co to oznacza w praktyce?
– W takich sytuacjach trudno nadzorować rozliczenia podatkowe, bo nie ma wzorca postępowania – wskazuje Michał Kłos, doradca podatkowy w Deloitte. Dodaje, iż brak procedur znacznie zwiększa ryzyko, że w razie popełnienia błędu dyrektor finansowy będzie ukarany na podstawie kodeksu karnego skarbowego. Najprostszym sposobem uniknięcia tej odpowiedzialności jest bowiem wykazanie, że nie ponosi winy za naruszenie przepisów. Trudno to zrobić, skoro podpisuje deklaracje sporządzane przez pracowników w stosunkowo dowolny sposób. Inaczej wygląda sytuacja, gdy w firmie funkcjonują spisane procedury rozliczeń podatkowych i nadzór nad ich realizacją. Wtedy osobie odpowiedzialnej za rozliczenia podatkowe trudno będzie zarzucić niedopełnienie obowiązków.
121 mln zł taki domiar podatku wynika z decyzji urzędów kontroli skarbowej podjętych w styczniu 2008 r.
Raport pokazuje też inne zagrożenia związane ze stosowanymi systemami informatycznymi. Co piąta firma nie dokonuje okresowej weryfikacji systemu finansowo-księgowego. Tak naprawdę nie są więc one pewne, czy jest on dostosowany do wszystkich zmian przepisów.
Raport dowodzi, że większość firm nie jest świadoma zagrożeń. Oceniają ryzyko jako niskie lub średnie. Obiektywna ocena zaś wskazuje, że przynajmniej w pewnym zakresie jest ono dużo większe. Przede wszystkim dotyczy to możliwości popełnienia błędu w związku z niepełnym wykorzystaniem systemów informatycznych.
12 miesięcy to średni wymiar kary za przestępstwa skarbowe. Co miesiąc w wyniku kontroli skarbowych do prokuratury trafia około 60 zawiadomień o ich popełnieniu
Wszyscy, którzy chcą dokonać wstępnej oceny swojej firmy, mogą wejść na stronę: www.deloitte.com/pl/maparyzyka. Po wypełnieniu krótkiej ankiety można się dowiedzieć, czy nasze oceny pokrywają się z oceną ekspertów.
Najważniejsze czynniki zwiększające prawdopodobieństwo popełnienia błędu to:
brak procedur podatkowych bądź ich niewłaściwe wcielenie w życie,
brak procedur w zakresie nadzoru nad rozliczeniami podatkowymi,
niedostosowanie systemu informatycznego do sprawozdawczości podatkowej.
Ryzyko podatkowe zmniejsza:
dobór kompetentnego personelu,
korzystanie ze specjalistów zewnętrznych,
wewnętrzny monitoring zmian podatkowych.
Masz pytanie, wyślij e-mail do autora k.pilat@rp.pl
