[b]Przepisy podatkowe mówią, że koszty inne niż bezpośrednio związane z przychodem są potrącalne w dacie ich poniesienia. A przez dzień poniesienia uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku). Co należy rozumieć przez dzień ujęcia kosztu w księgach rachunkowych, jeśli są one prowadzone przy użyciu komputera?[/b]
Niestety, nie precyzują tego ani przepisy ustaw o podatkach dochodowych, ani ustawa o rachunkowości. Próbę wyjaśnienia tej kwestii podjął [b]Urząd Skarbowy Poznań-Nowe Miasto w interpretacji z 15 czerwca 2007 r. (EDA/423-44/07)[/b].
Odnosząc się do ustawy o rachunkowości, wskazał, że jedną z podstawowych zasad rachunkowości jest zasada memoriału (wyrażona w art. 6), nakazująca ujmowanie kosztów i przychodów do okresu, którego dotyczą. Powołał się też na art. 20 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
Podstawą zapisu w księgach rachunkowych jest dowód księgowy, który powinien zawierać m.in. datę dokonania operacji. A zapis księgowy – jak mówi art. 23 ust. 2 ustawy o rachunkowości – musi zawierać datę dokonania operacji gospodarczej oraz datę dowodu, jeśli różni się od daty operacji gospodarczej, oraz datę zapisu.
„Zatem data zapisu księgowego jest dniem, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych. Nie jest to data dokumentu ani też data jego wpływu do jednostki, ani też data dokonania operacji gospodarczej” – wyjaśnił urząd. Dalej w jego piśmie czytamy: „mając na uwadze (...) uregulowania ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz – pomocniczo – ustawy o rachunkowości, tutejszy organ podatkowy stoi na stanowisku (...) przez pojęcie »dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych« należy rozumieć datę (dzień), w której koszt udokumentowany fakturą, rachunkiem lub innym dowodem księgowym został ujęty w dzienniku, z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych”.
