Rzetelność, a co za tym idzie prawidłowość ksiąg rachunkowych spółek osobowych (jawnych, partnerskich, komandytowych i komandytowo-akcyjnych) zależy przede wszystkim od sprawnej współpracy służb finansowo-księgowych i kadry zarządzającej. Dane wynikowe uzyskiwane z prowadzonej w ten sposób ewidencji księgowej są kluczowe dla ustalenia przychodów i kosztów bilansowych, przekształcanych następnie w przychody i koszty podatkowe spółki. Tak zebrane informacje służą następnie do indywidualnego ustalenia podstawy opodatkowania i wysokości zaliczek na podatek dochodowy każdego ze wspólników spółki osobowej.
Pozabilansowa ewidencja księgowa powinna być tak skonstruowana, aby w prosty i przejrzysty sposób pozwalała na ustalenie:
- przychodów i kosztów bilansowych spółki osobowej,
- zysku/straty bilansowej spółki osobowej,
- korekt "in plus" i "in minus" przychodów bilansowych spółki osobowej, w celu ustalenia przychodów podatkowych,
- korekt "in plus" i "in minus" kosztów bilansowych spółki osobowej, w celu ustalenia kosztów podatkowych,
- zysku/straty podatkowej spółki osobowej.
Uzyskane w ten sposób informacje pozwolą z kolei na: ¦ dokonanie korekt "in plus" i "in minus" ustalonych podstaw opodatkowania poszczególnych wspólników,
- obliczenie podatku dochodowego od osób fizycznych i/lub od osób prawnych.
Te działania nie mają odzwierciedlenia na kontach wynikowych spółki osobowej.
Efektem końcowym będzie ustalenie zaliczek na podatek dochodowy. Gdy spółka zapłaci zaliczki za wspólników, księgowania powinny wyglądać następująco:
- naliczenie przez spółkę osobową zaliczek na podatek dochodowy za wspólników na podstawie przekazanych informacji Wn konto "pozostałe rozrachunki" w korespondencji z Ma konto "rozrachunki publicznoprawne" z analityką poszczególnych wspólników
- refundacja sfinansowanych przez spółkę osobową zaliczek na podatek dochodowy Wn konto "kasa/rachunki bankowe" w korespondencji z
Ma konto "pozostałe rozrachunki" Indywidualny charakter zobowiązań publicznoprawnych wspólników (z tytułu zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych i/lub prawnych) wymaga również indywidualnego podejścia przy określeniu ich przychodów i kosztów podatkowych. Wszystkie operacje na wyniku bilansowym spółki osobowej dokonywane są tylko statystycznie, na podstawie wspomnianej wcześniej pozabilansowej ewidencji księgowej.
