Przyjęły się dwa sposoby rozliczania składek ZUS za wspólników spółek osobowych (jawnych, partnerskich, komandytowych, komandytowo-akcyjnych):

-przez spółkę jako płatnika,

-bezpośrednio przez samych wspólników. Wybór jednego z nich należy do wspólników.

Gdy spółka jako płatnik rozlicza składki, wykazuje je sumarycznie na jednej deklaracji rozliczeniowej DRA i jej składnikach cząstkowych RCA, RZA, RSA, razem ze składkami pracowników i innych osób, w stosunku do których na spółce ciąży obowiązek zadeklarowania i przekazania składek.

Ponieważ ubezpieczenia społeczne i zdrowotne są indywidualnymi ubezpieczeniami osoby fizycznej, mogą być zróżnicowane pod względem:

- rodzaju składek (tzw. zbieg ubezpieczeń - dana osoba może być objęta jednym bądź kilkoma tytułami ubezpieczeń),

- poziomu składek, tzn. poszczególne osoby fizyczne mogą korzystać ze stawek preferencyjnych lub deklarować dobrowolnie wyższe podstawy ubezpieczeń, a co za tym idzie wyższe składki,

- ilości poszczególnych tytułów ubezpieczeń (np. kilka tytułów do objęcia ubezpieczeniami zdrowotnymi - od każdej pozarolniczej działalności gospodarczej kolejna składka).

Dlatego wszelkie płatności dokonywane przez spółki osobowe z tytułu składek ZUS wspólników mają charakter finansowania indywidualnych zobowiązań wspólników. Tak też muszą być traktowane i księgowane.

Taką operację możemy ująć w księgach rachunkowych następująco:

- naliczenie składek ZUS za wspólników na podstawie deklaracji rozliczeniowych: Wn konto "pozostałe rozrachunki" w korespondencji z Ma konto "rozrachunki publicznoprawne" z analityką poszczególnych rodzajów składek ZUS (składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy)

- refundacja sfinansowanych przez spółkę osobową składek ZUS w imieniu wspólnika: Wn konto "kasa/rachunki bankowe" w korespondencji z Ma konto "pozostałe rozrachunki"

Podkreślmy jeszcze raz, że składki ZUS są indywidualnymi zobowiązaniami publicznoprawnymi wspólników (podobnie jak podatki dochodowe), konieczność ich płacenia lub nie, a także ich wysokość zależy od spełniania przez wspólnika określonych warunków. To, że spółka deklaruje je i wpłaca w imieniu wspólników, w żadnym razie nie może być przesłanką do traktowania tego rodzaju płatności jako zobowiązań spółki. Opłacone przez nią składki muszą więc być przez wspólników zrefundowane. Terminy refundowania składek powinny być określone w wewnętrznych przepisach spółki.

Autor jest wspólnikiem w firmie księgowej Open Profit Drejling i wspólnicy sp.j.

Ponieważ składki ZUS są indywidualnym zobowiązaniem wspólników, wydaje się, że najbardziej prawidłowe jest ich uwzględnienie przez każdego ze wspólników w jego kosztach uzyskania przychodu z działalności gospodarczej w takiej wysokości, w jakiej dany wspólnik powinien je uiścić (a nie zaliczanie ich do kosztów spółki i przyporządkowywanie do kosztów każdego wspólnika proporcjonalnie do udziału w zysku spółki). Zresztą gdy wspólnicy rozliczą się ze spółką i zwrócą poniesiony z jej kasy wydatek na składki, nie ma podstawy, by obciążać nim koszty całej spółki. Wspólnik może też nie traktować składki jako kosztu podatkowego, tylko odliczyć ją od dochodu - na podstawie art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. a. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jak wyjaśnił Urząd Skarbowy Warszawa-Praga w piśmie z 17 maja 2005 r. (US34/DD2/415/8/05), nie stoi tu na przeszkodzie to, że jedynymi dokumentami potwierdzającymi poniesienie tego wydatku są: przelew spółki do ZUS - dokumentujący zapłatę składek, ale za wszystkich ubezpieczonych, w stosunku do których spółka pełni obowiązki płatnika składek, oraz imienny raport miesięczny o należnych składkach, stanowiący część składkową deklaracji rozliczeniowej spółki, z którego wynika wprost kwota należnej, przypadającej na podatnika składki.