W Polsce przychody osiągane w ciągu roku kalendarzowego, podlegające obowiązkowi składek na ubezpieczenia społeczne, są ograniczone do limitu ustalonego na każdy rok. W przypadku jego przekroczenia, składek nie należy naliczać. Jeśli było inaczej, trzeba skorygować nienależnie pobrane sumy.
Ponowne rachunki
W przypadku nadpłaty składek na ubezpieczenia społeczne, należy skorygować dokumenty rozliczeniowe oraz rozliczyć się z ZUS i z ubezpieczonym. Nie ma znaczenia, w jaki sposób została wykryta nieprawidłowość. Istotny jest efekt końcowy oraz prawidłowe rozliczenie z zainteresowanymi stronami.
Nadpłata kontra niedopłata
W przypadku nadpłaty składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe powstaje jednoczesna niedopłata składki zdrowotnej. Pracodawca zobligowany jest zatem do zwrotu pracownikowi nadpłaconych kwot składek, potrącając przy tym niedopłatę składki zdrowotnej. Ponadto zwracana nadpłata powoduje konieczność naliczenia i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy.
Przykład
ZUS powiadomił pracodawcę, że pracownik przekroczył w październiku 2015 r. roczną podstawę składek na ubezpieczenia społeczne i prosi o przygotowanie dokumentów. Po przeanalizowaniu dokumentacji płacowej pracodawca stwierdził, że przez cały 2015 r. były naliczane składki za wspomnianego pracownika. W związku z tym musi skorygować rozliczenie nie tylko za miesiąc, w którym nastąpiło przekroczenie limitu, ale również kolejne, w których podstawa składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe powinna wynieść 0.
Wpłata bez odsetek
W przypadku korygowania dokumentacji rozliczeniowej ZUS z uwagi na przekroczenie składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe powstaje niedopłata składki na ubezpieczenie zdrowotne. Jednak płatnik nie ma obowiązku zapłaty jej z należnymi odsetkami. Kwotę nadpłaty tej składki pomniejsza o powstałą niedopłatę. O powstałą nadpłatę może pomniejszyć bieżące zobowiązania wobec ZUS lub wystąpić do ZUS z wnioskiem o ustalenie nadpłaty i zwrot na wskazany rachunek bankowy.
Istotny informator
Fakt przekroczenia podstawy składek należy ewidencjonować w dokumentach rozliczeniowych wysyłanych do ZUS. Istotny jest w takiej sytuacji kod wskazujący na to, w jaki sposób płatnik uzyskał informację o przekroczeniu. Tak więc kod 1 oznacza, że przekazał ją ubezpieczony, kod 2 – płatnik składek, a kod 3 – ZUS.
>Wpływ na świadczenia płacowe
Przekroczenie podstawy składek emerytalno-rentowych ma istotny wpływ zarówno na rozliczenie wynagrodzenia ubezpieczonego, jak też na wyliczenie podstawy wymiaru zasiłku za czas choroby. Wysokość odprowadzonych składek wpływa na ustaloną podstawę świadczeń. Jeżeli zostanie ona wyliczona błędnie, należy określić ją ponownie i wypłacić należne wyrównanie.
