Prowadzenie własnej działalności wiąże się z przyjęciem na siebie nowych obowiązków. Jest nim m.in. opłacanie należnych składek na ubezpieczenia oraz inne fundusze, na które składki pobiera ZUS.
Płatnik składek, opłacając składki na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych albo Fundusz Emerytur Pomostowych w terminie do dziesiątego dnia następnego miesiąca (jeśli opłaca składki wyłącznie za siebie) lub do 15. dnia następnego miesiąca (jeśli opłaca składki za siebie i za osobę współpracującą lub za zatrudnionych pracowników czy zleceniobiorców), powinien pamiętać, że prawidłowe wypełnienie dokumentu płatniczego gwarantuje, że wpłata zostanie zaksięgowana i rozliczona na jego koncie w ZUS.
Właściwy rachunek
Płatnik ma obowiązek terminowo opłacać składki, za każdy miesiąc kalendarzowy odrębnymi przelewami/wpłatami, na wydzielone w Narodowym Banku Polskim rachunki ZUS, tj.:
- 83101010230000261395100000 – gdy opłaca należności z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne,
- 78101010230000261395200000 – regulując wpłatę na ubezpieczenie zdrowotne,
- 73101010230000261395300000 – gdy opłaca należności na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,
- 68101010230000261395400000 – przy wpłacie należności z tytułu składek na Fundusz Emerytur Pomostowych.
Wpisanie poprawnego numeru rachunku bankowego gwarantuje przekazanie składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych na właściwe ubezpieczenie lub fundusz.
Dokonując wpłaty po terminie, płatnik musi doliczyć do należności również odsetki za zwłokę. Ich aktualna stopa procentowa oraz kalkulator do obliczania są dostępne na stronie internetowej www.zus.pl.
Gotówka lub przelew
Płatnik ma obowiązek opłacać należności z tytułu składek w formie bezgotówkowej w drodze obciążenia swojego rachunku bankowego lub rachunku płatniczego w instytucji płatniczej. Przedsiębiorca opłaca składki bezgotówkowo, z posiadanego rachunku bankowego. W takim przypadku za termin dokonania zapłaty składek uważa się dzień obciążenia rachunku:
- bankowego płatnika lub
- w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej albo
- płatniczego w instytucji płatniczej na podstawie polecenia przelewu.
Tylko mikroprzedsiębiorcy1 mogą opłacać składki w formie gotówkowej. Za termin dokonania zapłaty składek uważa się tu dzień dokonania wpłaty w placówce pocztowej, w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej lub w instytucji płatniczej.
Odpowiedni druk
Jeśli więc płatnik opłaca składki, korzystając z bankowości elektronicznej lub wypełniając przelew w placówce banku, na poczcie bądź w innej instytucji płatniczej, powinien wykorzystać do tego celu dokument płatniczy dedykowany do opłacania należności z tytułu składek. Wypełniając dokument płatniczy ręcznie, należy pamiętać, aby każdą cyfrę wprowadzić w oddzielnej kratce. Generując dokument maszynowo, można zignorować podział na kratki.
Przy dokonywaniu płatności za pośrednictwem przelewu internetowego dane płatnika uzupełnią się automatycznie. Pamiętać jednak należy, aby nazwa firmy była zgodna z tą, którą podano w dokumentach zgłoszeniowych. NIP należy wpisać bez kresek (podobna zasada dotyczy także innych numerów). W większości systemów bankowych dane te uzupełniane są automatycznie. Jeśli został płatnikowi nadany REGON, podaje go jako identyfikator uzupełniający. Nie wpisuje natomiast PESEL (poza sytuacją, gdy nie posiada REGON-u). Przy wypełnianiu danych identyfikacyjnych w dokumencie płatniczym używane są kody:
- P – PESEL,
- R– REGON,
- 1 – dowód osobisty,
- 2 – paszport.
Numer dowodu lub paszportu wpisuje się tylko wtedy, gdy płatnik nie posiada numerów PESEL lub REGON.
Następną pozycją, jaką należy uzupełnić, to typ wpłaty. Dostępne są różne typy wpłat, lecz przedsiębiorca najczęściej będzie używał typu: S – składka za 1 miesiąc i M – składka za okres dłuższy niż 1 miesiąc. Kolejny do wypełnienia jest numer deklaracji. Najczęściej będzie to cyfra 1. Jeśli natomiast płatnik dokonuje dopłaty składek w związku z korektą deklaracji, którą już złożył, należy wpisać cyfrę 2 (i odpowiednio kolejne dla następnych korekt). W polu „Deklaracja" trzeba określić miesiąc, za który dokonywana jest wpłata. Jeśli np. płatnik opłaca je w kwietniu za marzec 2015 r., powinien wpisać 032015 (bez odstępów i bez kresek). Pole „Nr decyzji/umowy/tytułu wykonawczego" należy pozostawić puste przy wpłacie standardowej comiesięcznych składek.
Następnie wystarczy już tylko wpisać sumę przelewu i dokonać płatności.
Rozliczenie na koncie
Po dokonaniu zapłaty Zakład rozlicza dokonaną wpłatę na koncie płatnika składek i na koncie ubezpieczonego za dany miesiąc kalendarzowy. Wpłata zostanie rozliczona zgodnie z oznaczeniem dokonanym na dokumencie płatniczym, a podstawą do tego jest deklaracja rozliczeniowa (ZUS DRA) złożona przez płatnika lub sporządzona przez Zakład, jeżeli płatnik jest zwolniony z tego obowiązku. Należy przy tym pamiętać, że wznawiając działalność po okresie zawieszenia, płatnik ma obowiązek złożyć deklarację za pierwszy miesiąc rozliczeniowy po jej wznowieniu.
Skutki pomyłki
Jeśli płatnik błędnie wpisze np. dane identyfikacyjne, wpłata może nie zidentyfikować się z kontem płatnika w ZUS i będzie podlegać wyjaśnieniu. Do czasu jej wyjaśnienia na koncie płatnika będzie występowała z tego powodu zaległość w opłacaniu składek.
Podobna sytuacja wystąpi, gdy płatnik dokona zapłaty na poczet składek, ale nie dokona prawidłowego zgłoszenia płatnika do ubezpieczeń.
To, czy wpłata została zaksięgowana i rozliczona w ZUS, płatnik może sprawdzić na Platformie Usług Elektronicznych (PUE), która jest zestawem nowoczesnych usług dla wszystkich klientów ZUS.
Szczegółowe zasady wypełniania dokumentu płatniczego oraz aktualne wysokości składek dostępne są na stronie internetowej www.zus.pl.
1 W rozumieniu ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej za mikroprzedsiębiorcę uważa się przedsiębiorcę, który w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych: 1) zatrudniał średniorocznie mniej niż dziesięciu pracowników oraz 2) osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający równowartości 2 milionów euro lub sumy aktywów jego bilansu sporządzanego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 2 milionów euro.
—oprac. pracownicy ZUS
