Płatnicy, którzy zapłacili składki ZUS za zleceniobiorców, mogą starać się o ich zwrot

Gdy zaś tak się zdarzy, że płatnik ureguluje składki należne od byłego współpracownika, wystarczy, że wystawi mu informację roczną PIT-8C. Obecnie bowiem organy podatkowe uważają, że jest to przychód z innych źródeł, od którego podatnik sam powinien naliczyć i odprowadzić należności dla fiskusa.

Podatkowa definicja

Rozumienie przychodu w znaczeniu podatkowym ma bezpośrednie przełożenie na obowiązek opłacania składek. Podstawą ich wymiaru za pracowników i zleceniobiorców (pracujących na podstawie umów z wynagrodzeniem określonym w niej kwotowo, w kwotowej stawce godzinowej, akordowej lub prowizyjnie), jest bowiem wypłacony w danym miesiącu przychód z tych umów w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Oznacza to, że jeśli fiskus uznaje, że dany przychód został osiągnięty z tytułu stosunku pracy lub umowy-zlecenia (a raczej – z działalności wykonywanej osobiście), to równocześnie stanowi on przychód w rozumieniu przepisów ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego. Kwestia możliwości jego zwolnienia ze składek jest już wtedy odrębnym tematem.

Ta zasada działa też odwrotnie – jeśli fiskus nie uważa, że źródłem osiągnięcia przychodu dla pracownika czy zleceniobiorcy jest podpisana z nim umowa, to i do celów ubezpieczeniowych nie jest to przychód z tego zatrudnienia.

W czym problem

Jeszcze w pierwszej połowie 2013 r. Izby Skarbowe wydawały interpretacje, które przyprawiały działy rozliczeń o ból głowy. Wynikało z nich bowiem, że jeśli firma musi uregulować nieopłacone z jakiegoś powodu składki za osobę, z którą już od dawna nie współpracuje, jest postawiona pod ścianą. W przypadku takiej niedopłaty w całości reguluje ją płatnik. A później ma wybór – szuka byłego pracownika lub zleceniodawcy, próbując odzyskać składki w części, w której finansuje je ubezpieczony, albo „odpuszcza mu", skazując się jednocześnie na naliczanie i rozliczanie w nieskończoność składek od składek.

Bezsilność płatnika

Do ubiegłego roku organy podatkowe uważały bowiem, że składki opłacone przez zakład, które powinien był sfinansować pracownik czy zleceniobiorca, stanowią dla niego przychód – odpowiednio ze stosunku pracy albo z działalności wykonywanej osobiście. A to oznaczało, że jeśli pracodawca nie widział sensu w odzyskiwaniu nieopłaconych składek od byłego współpracownika, musiał od tej kwoty naliczyć kolejne składki i podatek. Czytając przepisy literalnie, tak powinno być na okrągło – bo kolejna, niższa już kwota składek, znów stanowiła dla byłego pracownika przychód do oskładkowania i opodatkowania. W praktyce jednak zwykle uznawano, że składki trzeba opłacić tylko od pierwszego przychodu. Gdy np. niedopłata wynosiła 1000 zł, to składki w części zapłaconej za ubezpieczonego wyniosły 137,10 zł (1000 zł x 13,71 proc.), ale od tych 137,10 zł składek już nie naliczano.

W większości takie interpretacje dotyczyły sytuacji, gdy od zakończenia współpracy minęło kilka lat. Zwykle nie ma wtedy realnej możliwości odzyskania składek od byłego pracownika czy zleceniobiorcy. Jednocześnie kontrowersyjne wydawało się uznawanie dokonanej za nich zapłaty składek za przychód ze stosunku pracy czy działalności wykonywanej osobiście. Dzień regulowania tego długu przez płatnika przypada bowiem często nawet kilka lat od zakończenia tego rodzaju współpracy.

Taka sytuacja występuje np. wskutek kontroli ZUS. W jej wyniku może się okazać, że świadczenia wypłacone ze środków funduszu socjalnego nie spełniały właściwych kryteriów i powinny zostać oskładkowane. Równie często powodem korekt  jest uznanie, że wykonawcy umów o dzieło w rzeczywistości pracowali w warunkach właściwych dla umów-zleceń. Jeśli taka kontrola sięgnęła kilku lat wstecz, dla firmy najprostszym rozwiązaniem jest opłacenie zaległości z własnych funduszy.

Jak jednak wynikało z kolejnych interpretacji organów podatkowych, m.in. dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie wydanej 22 maja 2012 r. (IPPB2/415-150/12-4/MG), przychód z tytułu zapłaconej za byłego pracownika z własnych środków pracodawcy składek na ubezpieczenia społeczne, stanowi przychód ze stosunku pracy. Wtedy płatnik musi je wykazać w informacji PIT-11, rozliczając w niej równocześnie prawidłowo zastosowane miesięczne koszty uzyskania przychodów oraz kwotę pobranej zaliczki na podatek dochodowy.

Głos rozsądku

Błąd w takim myśleniu wytknął jednak w końcu minister finansów. W interpretacji z 30 paździer?nika 2013 r. (DD3/033/199/MCA/13/RD-113250/13) zmienił stanowisko dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu (z 25 kwietnia 2013 r. Nr ILPB1/415-97/13-3/TW). Uznał, że należy odróżnić sytuację, gdy opłacenie składek dotyczy obecnego pracownika od tej, kiedy chodzi o byłego współpracownika firmy. Jeśli zakład wciąż związany jest z ubezpieczonym stosunkiem pracy czy cywilnoprawnym, nie ma wątpliwości, że sfinansowane za niego składki, stanowią dla niego przychód z tytułu umowy aktualnie łączącej go z płatnikiem. Natomiast jeśli dzieje się to po zakończeniu współpracy, to płatnik w rzeczywistości reguluje zobowiązanie zleceniobiorcy czy pracownika wobec ZUS. Nie jest to zatem zobowiązanie regulowane wobec byłego współpracownika z tytułu jego wcześniejszej pracy.

Jeśli więc dotyczy to byłych pracowników czy zleceniobiorców, to dokonaną za nich wpłatę na składki należy zakwalifikować jako przychód z innych źródeł, ?o którym mowa w art. 20 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Takie interpretacje wydali już m.in. dyrektorzy Izby Skarbowej:

- ?w Łodzi z 24 września 2013 r. (IPTPB1/415-383/13-4/MAP),

- ?w Katowicach z 23 września ?2013 r. (IBPBII/1/415-652/13/ASz),

- ?w Bydgoszczy z 27 września ?2013 r. (ITPB1/415-893/13/AD).

Konsekwencją jest to, że od takiego przychodu pracodawca czy zleceniodawca nie pobiera zaliczki na podatek dochodowy ani nie wpłaca jej z własnych środków. Oczywiście nie ma ?też obowiązku naliczać od niego składek na ubezpieczenia społeczne ani zdrowotne. Na ?płatniku ciąży jedynie obowiązek wykazania tej kwoty przychodu w informacji, o której mowa w art. 42a ustawy – tj. ?w rocznej informacji na PIT-8C (do końca lutego roku następnego po dokonaniu wpłaty do ZUS).

Komentuje ekspert Andrzej ?Radzisław, radca prawny?współpracuje z Kancelarią LexConsulting.pl

Zmiana stanowiska organów podatkowych ma bezpośrednie ?przełożenie na rozliczenia składkowe. Składki nie powinny być ?bowiem naliczane od przychodu, jaki uzyskali byli pracownicy czy zleceniobiorcy w związku ze sfinansowaniem za nich składek na ubezpieczenia społeczne. Źródłem tego przychodu nie jest bowiem stosunek pracy czy umowa-zlecenia. W konsekwencji płatnicy, którzy ?za byłych pracowników i zleceniobiorców opłacili składki, mogą wystąpić o zwrot tych należności. Najpierw jednak muszą skorygować swoje rozliczenia podatkowe, a dopiero potem złożyć korektę dokumentów ?do ZUS.

ZUS jest związany stanowiskiem organów podatkowych dotyczących kwalifikacji podatkowej i nie może tego kwestionować, w szczególności gdy taką wykładnię przepisów przedstawił minister finansów.

Wątpliwości powstają, czy płatnicy, którzy nie skorygują rozliczeń podatkowych (gdyż powoduje to komplikacje i dla pracodawców, ?i dla byłych pracowników), mogą skorygować wyłącznie rozliczenia w ZUS i czy ZUS uzna takie postępowanie za dopuszczalne. Moim zdaniem również w tym przypadku są szanse na odzyskanie nienależnie opłaconych składek.