Spóźniony zapłaci dwa razy więcej

Dziś kończy się termin na złożenie informacji ZUS ZSWA ?za 2013 r. Chodzi o zgłoszenie pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze. Jedynie ?w wyjątkowych okolicznościach taki druk trzeba przekazać do organu rentowego wcześniej.

Pracownik zatrudniony w szczególnych warunkach zmarł ?26 marca. Wynagrodzenie wypłacamy 28. dnia każdego miesiąca. Marcowe pobory zmarłego otrzymają więc jego spadkobiercy. ?Czy musimy zapłacić marcowe składki za tę osobę, w tym na FEP? Czy wykazać ją w informacji ZUS ZSWA?

Tak.

Jeśli pracownik wykonywał pracę szczególną również w ubiegłym roku, należy za niego złożyć zgłoszenie ZUS ZSWA zarówno za 2013 r., jak i za 2014 r.

Zwykle ten druk przekazuje się do ZUS przed upływem pierwszego kwartału roku za rok poprzedni. Jedynie ?w sytuacji, gdy podwładny wybiera się na emeryturę pomostową, płatnik musi przekazać zgłoszenie wcześniej ?– w ciągu siedmiu dni od dnia złożenia przez niego wniosku ?o świadczenie. Tydzień na przekazanie takiej informacji ?do organu rentowego ma także płatnik, który znajdzie się ?w stanie upadłości lub likwidacji.  Zestawienie o pracy szczególnej w bieżącym roku składa wtedy najpóźniej ?w dniu przekazania do ZUS dokumentu potwierdzającego wykreślenie go z odpowiedniego rejestru (np. z rejestru przedsiębiorców w KRS). Jednak analogicznych regulacji ?nie ma na wypadek, gdy pracownik umiera czy odchodzi ?z pracy.

W opisanej sytuacji płatnik nie odprowadzi za zmarłego żadnych składek za marzec, ponieważ w tym miesiącu były pracownik nie osiągnął przychodu ze stosunku pracy. ?Przy ustalaniu podstawy składkowej ważne jest bowiem, ?czy zatrudniony faktycznie otrzymał pieniądze lub postawiono mu je do dyspozycji. Skoro w marcu zmarły ?nie otrzymał przelewu, to pracodawca powinien złożyć ?za niego raport ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczeń ?01 10 xx i wykazać zerową podstawę wymiaru i zerowe kwoty składek na ubezpieczenia społeczne. Ponieważ podstawę składkową na FEP – zgodnie z art. 36 ust. 2 ustawy ?o emeryturach pomostowych – stanowi ta na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, to płatnik za marzec nie musi także płacić składki na ten fundusz. Nie zmienia to faktu, że ?w przyszłym roku, składając ZUS ZSWA za 2014 r., płatnik  musi uwzględnić zmarłego w przekazywanym wykazie zatrudnianych w tym roku podwładnych przy pracy szczególnej.

W lutym skończył się proces z ZUS o składki na FEP ?za pracowników, których nie zakwalifikowaliśmy do osób wykonujących pracę w szczególnym charakterze (pracowali ?od stycznia do kwietnia 2014 r.). Sprawę wygraliśmy, ale wyrok ?nie jest jeszcze prawomocny (na razie ZUS się od niego ?nie odwołał). Jednak formalnie wciąż obowiązuje decyzja, ?że za te osoby należy opłacać składki na FEP. Czy mamy ?uwzględnić je w ZUS ZSWA za 2013 r.?

Tak.

Druk ten płatnik składa, uwzględniając okoliczności prawne i faktyczne obowiązujące ?na dzień składania tej informacji. Skoro werdykt sądu, choć korzystny dla płatnika, nie jest jeszcze prawomocny, to pracodawca powinien wykazać zatrudnionych w zgłoszeniu ZUS ZSWA za 2013 r. Po uprawomocnieniu się orzeczenia sądu płatnik będzie musiał złożyć korektę tego dokumentu. Osobną kwestią jest żądanie zwrotu nienależnie opłaconych składek na FEP.

Czy ZUS może podwyższyć składkę na FEP, gdybyśmy nie złożyli zgłoszenia ZSWA za ubiegły rok do końca marca?

Nie.

Stawka tej należności jest stała i wynosi 1,5 proc. ZUS nie może jej podwyższyć. Może jednak wymierzyć opłatę dodatkową za niepłacenie składki lub zapłatę jej w zaniżonej wysokości. A w przypadku uporczywego uchylania się od zapłaty kara może być dotkliwa, bo może sięgnąć 100 proc. nieopłaconych składek (art. 40 ust. 2 ustawy o emeryturach pomostowych). Takiej kary ZUS nie może wymierzyć za formalne uchybienia płatnika w postaci niewywiązania się czy nieterminowego złożenia stosownej dokumentacji.

Wysokość składki na FEP nie zależy ani od branży, ?w jakiej działa płatnik, ani od jego wielkości. ZUS każe ją płacić za wszystkich zatrudnionych wykonujących pracę ?w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze niezależnie od tego, czy pracują na cały etat, czy tylko na jego część. Płatnik nalicza ją zawsze w tej samej stawce procentowej od przychodu poszczególnych osób.

Czy pracownika, który w 2013 r. przeszedł na emeryturę pomostową, mam znów wykazać  w rocznej informacji ZSWA?

Nie.

Płatnik nie powinien wykazywać w informacji osób, za które wcześniej złożył ZSWA ?z powodu ubiegania się o emeryturę pomostową. Chodzi ?o uniknięcie dublowania w rachunkach okresów szczególnej pracy wykonywanych przez etatowców, którzy w ubiegłym roku złożyli wniosek o świadczenie. Jeśli podwładny wystąpił o pomostówkę w 2013 r., to jego szef – czyli płatnik składek na FEP – miał obowiązek przekazać ZSWA w terminie siedmiu dni od złożenia wniosku o świadczenie. Oczywiście to doraźne złożenie informacji nie zdejmie z płatnika obowiązku sporządzenia zbiorczego ZSWA za 2013 r. obejmującego wszystkich pozostałych „szczególnych" pracowników.

Jeśli jednak płatnik ponownie wykaże taką osobę ?w rocznym zgłoszeniu, ZUS nie uzna tego za błąd.

Od stycznia nasza firma się rozrosła. Zatrudniamy siedmiu ?pracowników. W ubiegłym roku mieliśmy pięciu ubezpieczonych. Czy w związku z tym, że składamy informację ZSWA ?za dwie osoby, możemy przekazać ją do ZUS w formie papierowej?

Nie.

Z takiej możliwości mogą skorzystać tylko ci płatnicy, którzy na bieżąco rozliczają składki ?za nie więcej niż pięciu ubezpieczonych. Nie ma znaczenia stan załogi w ubiegłym roku, czyli w okresie, za który płatnik składa informację.

Wszyscy „więksi" płatnicy obligatoryjnie wysyłają ZSWA przez teletransmisję danych (przy użyciu klasycznego Płatnika czy ePłatnika). Warto posługiwać się ePłatnikiem, bo kreator tworzenia dokumentów znacząco ułatwia pracę. Program wypełni i przygotuje do wysłania odpowiedni typ druku ?na podstawie wprowadzanych danych. Kreatory dostępne ?w ePłatniku obsługują m.in. formularz ZSWA. Każdy, ?kto pracował w programie, poradzi sobie z tworzeniem dokumentów w jego młodszym odpowiedniku zintegrowanym z Platformą Usług Elektronicznych.

Trzeba jednak uważać, żeby druku ZSWA nie wysyłać ?w jednym zestawie z bieżącymi dokumentami rozliczeniowymi lub zgłoszeniowymi.