Jak delegować pracownika do UE

Taką korzystną dla polskich przedsiębiorców możliwość stwarzają unijne przepisy, a szczególnie Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Unormowania  dotyczące  pracowników  delegowanych zawarte są w Tytule II tego rozporządzenia (artykuły od 11 do 16). Wynika z nich, że jeśli osoby te zostaną wysłane do pracy w innym niż Polska państwie członkowskim lub przeniosą działalność do innego państwa członkowskiego – przy spełnieniu warunków określonych w przepisach prawa wspólnotowego (omawiamy je niżej) – mogą nadal podlegać polskim przepisom z zakresu zabezpieczenia społecznego.

Zanim jednak przedsiębiorca zobowiąże się wykonać usługi dla zagranicznego kontrahenta i wyśle do niego swoich pracowników, musi najpierw tak dostosować swoją działalność i wybrać takich pracowników, by ZUS nie miał wątpliwości i nie odmówił mu wystawienia formularza A1, potwierdzającego prawo do zapłaty składek na ubezpieczenia społeczne od wynagrodzeń delegowanych pracowników w Polsce.

Krok 1. Rozpocznij działalność w Polsce

Przepisy o delegowaniu pozwalają korzystać z tej możliwości tylko takim przedsiębiorcom, którzy w Polsce faktycznie prowadzą działalność, a nie takim, którzy zakładają firmę wyłącznie do tego by delegować pracowników za granicę. Przedsiębiorca, który nie prowadzi w Polsce działalności w wystarczającym zakresie, może się spodziewać, że ZUS nie wystawi mu formularza A1. W związku z tym będzie on musiał zapłacić składki od wynagrodzeń swoich pracowników za granicą, np. w Niemczech czy Francji. Delegowanie pracowników nie dość, że stanie się wtedy nieopłacalne dla przedsiębiorcy, to może się dla niego skończyć tym, że będzie musiał dołożyć z własnej kieszeni do takiego kontraktu.

Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z 16 września 2009 r. (dotyczy ono wykonywania rozporządzenia nr 883/2004) - Komisja Europejska przyjmuje, że do uniknięcia obowiązku ubezpieczenia za granicą, co najmniej 25 proc. działalności firmy musi być umiejscowione w Polsce.

Ten wymóg został potwierdzony przez Sąd Najwyższy w wyroku z 25 maja 2010 r. (sygn. I UK 1/10). Sędziowie zajęli się wtedy spółką, której działalność sprowadzała się jedynie do rekrutacji pracowników w Polsce oraz ich obsługi kadrowo księgowej. Poza wysyłaniem ich na budowy w Belgii przedsiębiorca nie prowadził żadnej innej działalności w Polsce. SN stwierdził, że ZUS słusznie odmówił tym pracownikom ubezpieczenia w Polsce. Spółka musiała więc opłacić znacznie wyższe składki na ubezpieczenia społeczne tych pracowników w Belgii.

Zgodnie z Decyzją nr A2 Komisji Administracyjnej do spraw Koordynacji Systemów Zabezpieczenia Społecznego z  12 czerwca 2009 r., dotyczącą wykładni art. 12  Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004, przy ocenie, czy pracodawca może być uznany za „zazwyczaj prowadzącego znaczną część działalności" w kraju, z którego są delegowani pracownicy, należy brać pod uwagę m.in. kryteria:

Krok 2. Starannie wybierz pracowników

Zgodnie z art. 12 ust. 1 rozporządzenia 883/2004 pracownik oddelegowany przez polskiego pracodawcę do pracy w innym państwie członkowskim może nadal podlegać ubezpieczeniom społecznym w Polsce pod warunkiem, że czas pracy za granicą nie przekracza 24  miesięcy.

Poza tym unijne przepisy przewidują kilka innych ważnych ograniczeń, których niespełnienie pociągnie za sobą odmowę wystawienia przez ZUS formularza A1. Delegowany pracownik musi być bezpośrednio przed wyjazdem ubezpieczony w Polsce. Poza tym pracownik wysyłany za granicę nie może jechać tam, by zastąpić innego pracownika, którego okres delegowania się zakończył.

Z wydanego przez Komisję Europejską Praktycznego poradnika w sprawie ustawodawstwa mającego zastosowanie do pracowników w Unii Europejskiej  wynika, że okres jednego miesiąca ubezpieczenia w ZUS wystarczy do uznania, że pracownik bezpośrednio przed delegowaniem podlegał ustawodawstwu państwa delegującego. Krótsze okresy wymagają indywidualnej oceny w konkretnych przypadkach. Nie jest konieczne, by osoba w tym miesięcznym okresie poprzedzającym delegowanie była zatrudniona u tego pracodawcy, który ją deleguje.

Każde zatrudnienie, z którego wynagrodzenie podlega pod obowiązek zapłaty składek na ubezpieczenia społeczne, powoduje spełnienie tego przypadku. Takie zatrudnienie może więc odbywać się także w innej firmie. Warto jednak sprawdzić, czy delegowany pracownik nie był czasem zatrudniony na umowie o dzieło. Od takiej umowy nie odprowadza się składek do ZUS.

Jeśli chodzi zaś o zakaz zastępowania delegowanych pracowników innymi osobami, przygotowany przez KE praktyczny poradnik, przewiduje jeden wyjątek. Gdyby się okazało, że okres delegowania jednego pracownika został przerwany przez ciężką chorobę czy konieczność powrotu do kraju ze względów rodzinnych, przedsiębiorca delegujący pracowników, ma prawo wysłać inną osobę na jego miejsce.

Uwaga!

Z art. 12 ust. 1 rozporządzenia wynika, że ustawodawstwo państwa delegującego może mieć zastosowanie przez maksymalnie 24 miesiące. Jeżeli przedsiębiorca chce delegować pracownika, który wykorzystał ten limit, do tego samego państwa członkowskiego, to jest to możliwe tylko wtedy, gdy pomiędzy jego powrotem do kraju a ponownym oddelegowaniem upłynie co najmniej 2 miesiące.

Krótkie przerwy w wykonywaniu pracy za granicą się nie sumują. Urlop czy choroba, w związku z którą pracownik wraca do kraju oddelegowania, nie stanowi przerwy w rozumieniu art. 12 ust. 1 rozporządzenia 883/2004.

Krok 3. Wypełnij formularze A1

Wysyłając pracowników za granicę, przedsiębiorca, który chce zachować prawo do zapłaty składek od ich wynagrodzeń w Polsce, powinien złożyć w  I Oddziale ZUS w Warszawie prawidłowo wypełnione formularze A1, za wszystkich delegowanych pracowników. Warszawski oddział jako jedyny w całej Polsce zajmuje się potwierdzaniem ustawodawstwa właściwego dla pracowników delegowanych z Polski, bez względu na miejsce prowadzenia działalności przez delegującego przedsiębiorcę i kraju delegowania pracowników.

Wypełnienie formularza A1 nie jest zbyt skomplikowane. Ma on tylko trzy strony, na których trzeba podać podstawowe informacje na temat pracownika i delegującego go przedsiębiorstwa, a także charakteru więzi, jaka ich łączy.

Przedsiębiorcy powinni rozważyć, jak wypełnić formularz w punktach 2.4–2.5 dotyczących procedury poświadczania prawa do ubezpieczenia w Polsce i rozdziale piątym dotyczącym miejsca wykonywania pracy w czasie delegowania.

Jeśli chodzi o procedurę poświadczania prawa do ubezpieczenia w Polsce, zaznaczając x, w kratce 2.4, przedsiębiorca występuje o zaświadczenie, które będzie obowiązywało w całym okresie wykonywania pracy przez delegowanego za granicą. Zaznaczając x w kratce 2.5, przedsiębiorca występuje tylko o tymczasowe określenie ustawodawstwa właściwego, będzie więc musiał później złożyć drugi formularz A1, z zaznaczoną kratką 2.4, do określenia ustawodawstwa właściwego przez cały czas trwania delegacji pracownika. Z opracowanego przez KE praktycznego poradnika wynika, że przedsiębiorcy, aby uniknąć ponownego składania wniosku, powinni zaznaczać pole 2.4.

Jeśli chodzi zaś o blok 5 formularza, problemy z jego wypełnieniem mogą mieć jedynie przedsiębiorcy, którzy ze względu na specyfikę swojej działalności przed delegowaniem nie wiedzą, gdzie konkretnie będą wykonywali obowiązki jego pracownicy. Przedsiębiorca, który nie jest w stanie podać adresów kontrahentów ani adresu delegowania pracowników, powinien wtedy podać choćby przybliżone miejsce ich pracy. Jeśli nie jest to możliwe, wówczas powinien podać nazwy państw, gdzie ta praca będzie wykonywana.

Krok 4. Czekaj na ustalenie miejsca zapłaty składek

Procedura ustalania właściwego ustawodawstwa zajmuje dwa miesiące. Najpierw, na podstawie złożonego formularza A1, ZUS wstępnie ustala, jakie państwa odwiedzi delegowany pracownik, i poinformuje tamtejsze instytucje ubezpieczeniowe o fakcie delegowania. Jeśli w ciągu dwóch miesięcy od zawiadomienia zagraniczne instytucje ubezpieczeniowe nie zgłoszą zastrzeżeń do delegowania pracownika, takie ustalenie staje się ostateczne.

Przedsiębiorcy powinni jednak pamiętać, że ZUS może przez pięć lat od delegowania pracownika zakwestionować prawo do przedsiębiorcy do zapłaty składek w Polsce.

podstawa prawna: