Co sprawdza ZUS podczas kontroli

Pierwszymi dokumentami, które zbada inspektor, będą umowy cywilnoprawne (zlecenia, o dzieło i nienazwane, np. o zarządzanie przedsiębiorstwem).

ZUS przede wszystkim weryfikuje, czy nazwa umowy jest zgodna z faktycznym jej przedmiotem. Kontrolerzy mają tu pewne wytyczne i nawet jeśli pracodawca sądzi, że nazwał umowę prawidłowo, to często inspektor uznaje inaczej.

Nie wszystkie aktywności będą umową o dzieło. Według ZUS nie jest możliwe zaliczenie do nich np. prowadzenia wykładów, ćwiczeń, referatów w zakresie szkoleń, studiów, układania towaru czy kompletowania dokumentacji medycznej i jej archiwizowania.

Gdy kontrola ZUS zakwestionuje takie zawarte umowy, przedsiębiorca powinien umieć się obronić. Choć może to nie wystarczyć, powinien wskazać elementy typowe dla dzieła (wkrótce napiszemy o tym więcej). Są to m.in.:

- rezultat, jaki osiągnięto. ZUS interpretuje ten przepis bardzo dosłownie. Rezultat musi być materialny, niepowtarzalny, nieperiodyczny, a wynagrodzenie za dzieło musi być płacone jednorazowo po wykonaniu dzieła,

- zgodny zamiar stron, tu jednak trzeba pamiętać, że zgodny zamiar stron nie może być interpretowany wyłącznie jako zabieg służący uniknięciu opłacania składek,

- zapłata, którą za dzieło trzeba uregulować po jego wykonaniu.

Angaże pracownicze

Kontrolerzy często sprawdzają naliczenie składek ZUS z wartością brutto list płac. Gdy ta wartość nie zgadza się z podstawą składek społecznych, kontroler żąda od płatnika wyjaśnień, jakie elementy wynagrodzenia nie podlegają ZUS.

W tej sytuacji pracodawca musi szukać ratunku w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106, dalej rozporządzenie). Ogólna zasada jest taka, że podstawę składek społecznych stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w stosunku pracy.

Najczęściej kontrolerzy kwestionują dopłaty do karnetów sportowych współfinasowane przez pracodawcę, finansowanie przez pracodawcę karnetów medycznych bez odpowiedniego zapisania w regulaminie wynagradzania warunków, jakimi będzie się kierował, dokonując dofinansowania. Właściwe postanowienia w regulaminie wynagradzania wyłączają od ozusowania dopłaty zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia. Taki zapis musi się jednak znaleźć we wspomnianym regulaminie wynagradzania, inaczej ZUS upomni się o składki.

Jeżeli wypłacany pracownikowi składnik nie znajduje się w rozporządzeniu, a stanowi przychód z umowy o pracę według przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, to kontroler z pewnością wykaże w protokole konieczność dopłacenia składek.

Do poprawki liczby

Tu zawsze jest najwięcej korekt, przy czym najczęściej dokonuje się ich w obie strony – kontrolerzy wykrywają nadpłaty, jak i niedopłaty świadczeń. Przyczyną są bardzo skomplikowane przepisy dotyczące wyliczania zasiłków.

Pocieszeniem może być jednak to, że zasiłki po trzech latach przedawniają się, więc skraca się maksymalny okres, którym wolno objąć firmę.

Mimo to najczęstsze błędy pracodawców polegają na:

- uwzględnianiu w podstawie zasiłków elementów wynagrodzenia, do którego pracownik stracił już prawo (np. wszelkich dodatków funkcyjnych, specjalnych za szkodliwe warunki pracy itp., gdy z umowy o pracę wynika, że obecnie już nie przysługują),

- przyjmowaniu do podstawy zasiłków elementów wynagrodzenia z dnia wypłaty. Zdarza się, że podwładny otrzymuje wyrównanie np. premii miesięcznej z opóźnieniem. Składnik należy wtedy doliczyć do miesiąca, za który przysługuje, a nie do miesiąca, w którym go wypłacono. Kontrolerzy często to kwestionują.

- ustaleniu zbyt krótkiej przerwy, żeby liczyć nową podstawę zasiłkową. Nową podstawę ustala się po trzech miesiącach kalendarzowych pauz.

... i zaświadczenia

Tu kontrolujący sprawdzają tylko:

- RP-7 i

- zaświadczenia o osiągniętym przychodzie dla osób pobierających świadczenia emerytalno-rentowe, które nie ukończyły wieku emerytalnego.

Przy RP-7 warto zachować szczególną staranność, gdyż dokument ten ma ważkie znaczenie przy ustalaniu emerytury. Opłakane w skutkach może okazać się zarówno zaniżenie, jak i zawyżenie podstawy świadczenia emerytalnego. Pracodawca będzie musiał zwrócić kwotę zawyżonego świadczenia do ZUS lub uwzględnić wniosek ubezpieczonego o wyrównanie świadczenia.

Jakie są najczęstsze błędy pracodawców? Będą to:

- „kasowe" ujęcie składników. Składniki do RP-7 zawsze ujmuje się za rok, za który przysługują, dlatego błędne jest przyjmowanie nagród, premii kwartalnych, wynagrodzenia za czas choroby z daty wypłaty. Gdy wypłata następuje w następnym roku, składniki powinno się przesunąć do właściwego roku.

- pomijanie niektórych składników. W sferze budżetowej pracodawcy czasami opuszczają tzw. nieskładkową wysługę lat, składnik wypłacany obok wynagrodzenia chorobowego czy zasiłków ZUS. Według ZUS składnik ten powinien być wliczany analogicznie jak wynagrodzenie za czas choroby czy zasiłki,

- pomijanie nieskładkowych okresów, takich jak urlop bezpłatny czy wychowawczy.

Przy zaświadczeniach o osiągniętym przychodzie uwzględnia się wszystkie składniki wynagrodzenia, od których naliczono składki ZUS.

Przy ustalaniu przychodu wpływającego na zawieszenie prawa do emerytury lub renty albo zmniejszenie wysokości tych świadczeń nie uwzględnia się przychodu uzyskanego z pracy wykonywanej przed ustaleniem prawa do emerytury lub renty, niezależnie od tego, kiedy przychód ten został uzyskany. Dlatego składników, np. 13-tej pensji czy nagrody za IV kwartał, gdy dotyczą okresu sprzed pobierania świadczenia, nie wykazuje się w zaświadczeniu. Błąd polega też na tym, że nie podaje się osiągniętego przychodu z okresu choroby.