Jedną z istotnych grup świadczeń zwolnionych ze składek stanowią zwracane pracownikom koszty używania przez nich do lokalnych wyjazdów służbowych pojazdów, które nie należą do pracodawcy.
Z obciążeń na rzecz ZUS wyłączony jest zwrot do wysokości:
- miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo
- nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu.
Stawki te określa rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r.
Dziennik pokładowy
Jeśli pracownik otrzymuje zwrot w kwocie ustalonej odpowiednio do przejechanych kilometrów, musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu według zasad określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych. Nie ma takiego obowiązku, gdy pracodawca wypłaca mu co miesiąc ryczałt z tego tytułu.
Ryczałt, który podlega zwolnieniu ze składek, nie może przekraczać kwoty ustalonej zgodnie ze stawkami określonymi w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. Przy czym przepisy regulują jednak wyłącznie kwestie zwrotu kosztów używania pojazdu prywatnego dla celów służbowych w jazdach lokalnych >patrz ramka.
Miesięczna kwota
Najczęściej zwrot kosztów używania pojazdu przez pracownika do celów służbowych w jazdach lokalnych następuje w formie miesięcznego ryczałtu. Oblicza się go jako iloczyn stawki za kilometr przebiegu pojazdu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne.
Limit ten ustala pracodawca w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których zatrudniony jest pracownik. Przy czym nie może on miesięcznie przekroczyć:
- 300 km – w gminie/mieście do 100 tys. mieszkańców,
- 500 km – gdy gmina/miasto liczą ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
- 700 km – jeśli w gminie/mieście jest więcej niż 500 tys. mieszkańców.
Limit ten można podwyższyć w służbie leśnej (maksymalnie do 1500 km), a także w służbach ratowniczych i innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową bądź usuwania jej skutków, albo skutków katastrofy ekologicznej (do 3 tys. km).
Ostateczna wartość limitu kilometrów zależy od pracodawcy. Przepisy rozporządzenia podają jedynie maksymalną jego wysokość, a zakład może go ustalić na znacznie niższym poziomie.
Przykład
Pracodawca z Łodzi określił, że miesięczny limit kilometrów obowiązujących przedstawicieli handlowych wynosi 700 km, a kierowników działów – 500 km. Ponieważ miasto liczy ponad 500 tys. mieszkańców, taka wartość limitu jest prawidłowa. Jeżeli stawka za 1 km przebiegu pojazdu również nie przekroczy kwoty określonej w przepisach, ryczałt wypłacany pracownikom będzie zwolniony ze składek.
Jeżeli pracodawca wypłaca pracownikowi kwoty wyższe, od nadwyżki musi opłacić składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.
Przykład
Pracodawca wypłaca wszystkim przedstawicielom handlowym ryczałt z tytułu używania samochodu prywatnego do celów służbowych w wysokości 1500 zł miesięcznie.
Nie wymaga przy tym żadnego udokumentowania poniesionych w związku z tym kosztów. W tym przypadku wypłacone kwoty stanowią podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.
Pisemne oświadczenie
Pracodawca zwraca koszty używania przez pracownika w celach służbowych prywatnego samochodu (niekoniecznie należącego do tej osoby) na podstawie złożonego przez niego co miesiąc oświadczenia. Powinno ono zawierać informację o korzystaniu w danym miesiącu z samochodu, jak również dane dotyczące pojemności silnika, marki i numeru rejestracyjnego auta. Pracownik powinien w nim również podać liczbę dni:
- nieobecności w pracy w danym miesiącu (np. z powodu choroby, urlopu lub innej nieobecności),
- w których nie dysponował w pracy samochodem.
Za każdy taki dzień kwotę ryczałtu trzeba zmniejszyć o 1/22.
Najpierw umowa, potem kurs
Prawo do uzyskania przez pracownika zwrotu kosztów używania przez niego prywatnego samochodu do celów służbowych w formie ryczałtu powinno wynikać z umowy cywilnoprawnej zawartej przez strony o używanie pojazdu do celów służbowych.
Zwrotu tego można dokonywać również na podstawie faktycznego przebiegu pojazdu. Ustalona kwota powinna wówczas wynikać z przemnożenia stawki za 1 km przebiegu pojazdu i faktycznie przejechanych przez pracownika w danym miesiącu kilometrów, ustalonych na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu.
Treść ewidencji
Ewidencja przebiegu pojazdu musi zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny auta i pojemność jego silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za kilometr przebiegu oraz podpis pracodawcy i jego dane (art. 23 ust. 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Stanowisko takie zajął oddział ZUS w Gdańsku, w interpretacji DI/100000/451/169/2011 z 15 kwietnia 2012 r.
Przykład
Zakład pracy zwraca panu Mirkowi, zleceniobiorcy, koszty poniesione w związku z używaniem przez niego prywatnego samochodu w celu należytego wykonania umowy. Zwrot ten odbywa się po przedstawieniu przez pana Mirka ewidencji, którą dokumentuje on przebieg pojazdu.
Stawkę za kilometr przebiegu auta firma ustaliła na poziomie z rozporządzenia Ministra Infrastruktury. Tak wypłacany ryczałt w całości jest wolny od składek nie tylko w przypadku pracowników, ale również zleceniobiorców.
Na mocy § 5 ust. 2 rozporządzenia składkowego w brzmieniu obowiązującym od 1 sierpnia 2010 r. przedmiotowe wyłączenie z opłat na ZUS ma odpowiednie zastosowanie do osób wykonujących pracę na podstawie umowy agencyjnej lub zlecenia, albo innego kontraktu o świadczenie usług, do którego zgodnie z k.c. stosuje się przepisy dotyczące zlecenia.
Dalszy wyjazd to podróż służbowa
Zgodnie z art. 77
5
§ 1
, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadania służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
Takim wyjazdem jest zatem podróż, która odbywa się poza miejscowością, w której ulokowana jest siedziba firmy albo poza stałym miejscem wykonywania obowiązków.
Wówczas rozliczenie kosztów wyjazdu odbywa się na zasadach dotyczących podróży służbowych. Zatem z jazdą lokalną mamy do czynienia wtedy, kiedy wyjazd odbywa się w miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy albo w stałym miejscu pracy.
Tak uznał również oddział ZUS w Lublinie w interpretacji z 3 lipca 2012 r. (WPI/200000/451/465/2012).
Właściciel bez znaczenia
Dla kwestii zwolnienia ze składek zwrotu kosztów używania przez pracownika w celach służbowych pojazdu nie ma znaczenia to, czy jest on właścicielem auta. Równie dobrze może korzystać z samochodu użyczonego, wynajętego, czy należącego do jego rodziców.
Aby zwolnienie ze składek przysługiwało, konieczne jest jednak, aby używał on pojazdu dla potrzeb pracodawcy.
