Korzystanie ze służbowego telefonu a składki ZUS

- Kierownicy działów w naszej firmie mieli telefony służbowe. Z końcem października wygaśnie umowa z operatorem i od 1 listopada pracownicy nie będą już korzystali z telefonów służbowych. W zamian mają używać prywatnych telefonów, a pracodawca będzie im wypłacał ryczałt w wysokości 50 zł miesięcznie. Czy od tej stałej kwoty powinniśmy naliczać składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne? –

pyta czytelnik.

Od ogólnej zasady, że podstawę wymiaru składek stanowi pracowniczy przychód podlegający obowiązkowi podatkowemu, obowiązuje odstępstwo. Z oskładkowania zwolnione są profity wymienione w § 2 ust. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.).

Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia z podstawy wymiaru składek wyłączone są ekwiwalenty pieniężne za używane przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, będące własnością pracownika. Jednak wysokość ekwiwalentu powinna być uzależniona od rzeczywistej wartości użyczenia oraz stopnia zużycia rzeczy na potrzeby pracodawcy.

Ryczałt czy ekwiwalent

Kwota wypłaconego ryczałtu na rozmowy telefoniczne nie jest powiązana z faktycznymi kosztami ponoszonymi przez pracownika. Tym samym świadczenie to stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Byłoby inaczej, gdyby można je uznać za ekwiwalent pieniężny.

Z zasady wypłacone pracownikowi ekwiwalenty pieniężne za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, będące jego własnością, są zwolnione z oskładkowania.

Wyłączenie to dotyczy kwot wypłaconych pracownikowi, a określonych przez pracodawcę jako ekwiwalent pieniężny (np. w funkcjonujących u danego pracodawcy przepisach płacowych). Ma ono zastosowanie po spełnieniu określonych warunków, tj.:

Ryczałt, jako świadczenie niezależne od poniesioych kosztów, nie może korzystać ze zwolnienia z oskładkowania

- ekwiwalent powinien być świadczeniem pieniężnym,

- narzędzia, materiały lub sprzęt faktycznie są wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz szefa,

- rzeczy te muszą być własnością podwładnego,

- kwota wypłaconego ekwiwalentu musi odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom.

Kwoty zwracane pracownikowi za rozmowy telefoniczne są wyłączone z podstawy wymiaru składek, jeżeli zwrot ten następuje na podstawie faktycznie przeprowadzonych i udokumentowanych (billingiem) połączeń dokonanych na potrzeby firmowe. Taki wydatek korzysta z wyłączenia ze składek w wysokości kosztów faktycznie wykonywanych rozmów służbowych oraz rekompensaty za zużycie prywatnego telefonu (ten mogą określać regulacje wewnątrzzakładowe).

Jeśli zatem wypłacany ekwiwalent spełnia powyższe wymogi, to jest zwolniony ze składek. Jednak trzeba tu pamiętać o jednym – szef będzie musiał naliczać składki od kwoty zwracanych pracownikowi wydatków na abonament telefoniczny. Taki zwrot nie stanowi bowiem ekwiwalentu za używanie telefonu pracownika na potrzeby firmy. Dlatego nie może korzystać ze zwolnienia z oskładkowania na podstawie § 2 ust. 1 pkt 9 ww. rozporządzenia.

Jednak nie wszystkie wydatki zwracane przez pracodawcę za używanie prywatnej komórki do celów firmowych są wolne od oskładkowania. Zwolnienie ze składek obejmuje kwotę, która faktycznie została poniesiona na cele służbowe (tj. na rozmowy w sprawach służbowych). Jeśli pracodawca wypłaca pracownikowi ryczałt (czyli uzgodnioną wcześniej kwotę bez powiązania z poniesionymi wydatkami), to w całości podlega on ozusowaniu.

Aparat tylko do pracy...

Inaczej jest, gdy firma udostępnia pracownikowi telefon komórkowy, który wykorzystuje on tylko i wyłącznie do celów służbowych. Wtedy wartość takiego świadczenia nie polega ani oskładkowaniu, ani opodatkowaniu.

Telefon, jako narzędzie pracy, jest nadal własnością pracodawcy i służy wyłącznie do celów zawodowych. Nie stanowi więc dla zatrudnionego przychodu ze stosunku pracy. A skoro tak, to nie należą się od pracownika żadne daniny z tytułu korzystania z mienia pracodawcy przy realizowaniu obowiązków.

...i do prywatnych pogaduszek

Jeśli jednak szef decyduje, że nie będzie wnikał w wykaz przeprowadzanych rozmów ze służbowego aparatu i przydzieli podwładnemu pewien limit, w którym mógłby się on poruszać (np. 200 zł), a przekroczenie go będzie skutkować koniecznością opłacenia wygadanej nadwyżki, to o tym, czy podwładny zapłaci składki, zależy jak skonstruowane są przepisy płacowe w firmie.

Jeśli w układzie zbiorowym pracy, regulaminie płacowym lub w przepisach o wynagradzaniu przewidziane są korzyści dla pracowników, polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług, to przychód z takich częściowo odpłatnych świadczeń jest wyłączony z oskładkowania. Wynika to z § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego. Kiedy zaś przepisy o wynagradzaniu nie zapewniają takich korzyści, to przychód z częściowo odpłatnych rozmów prywatnych jest u pracownika oskładkowany.

Wówczas opłata poniesiona przez szefa za prywatne rozmowy pracownika stanowi dla niego etatowy przychód, który podlega opodatkowaniu. Przepisy rozporządzenia składkowego również takiego rodzaju profitu nie wyłączają z oskładkowania. Należy więc uiścić od niego zarówno składki na ubezpieczenia społeczne, jak i zdrowotne.

Przykład

Pan Tomasz otrzymał telefon komórkowy, który ma używać do celów służbowych. Z tego aparatu może przeprowadzać też rozmowy prywatne – pracodawca finansuje je z własnych środków miesięcznie do wysokości 50 zł. Wrześniowy rachunek pracownika opiewał na 135 zł.

Na podstawie billingu szef ustalił, że koszt prywatnych rozmów zatrudnionego wyniósł 70 zł, a tym samym pracodawca sfinansował prywatne rozmowy pracownika w wysokości 50 zł, a kwotą 20 zł obciążył pracownika. W podstawie wymiaru składek ZUS, a także w podstawie opodatkowania, należy uwzględnić kwotę 50 zł.