- Wysłaliśmy pracowników naszego zakładu do pracy w Austrii w celu realizacji umowy zawartej z tamtejszym kontrahentem. Uzyskaliśmy dla nich z ZUS poświadczenie dotyczące ubezpieczeń na formularzach A1. Osoby te będą przebywać za granicą dziesięć miesięcy. Zapewniliśmy im zakwaterowanie i będziemy wypłacać dodatki za rozłąkę.
Czy kwoty, które przeznaczamy na wynajęcie lokali dla pracowników, oraz dodatki za rozłąkę trzeba wliczyć do podstawy wymiaru składek na ich ubezpieczenia społeczne i zdrowotne?
Jeżeli ZUS poświadczył pracownikom formularze A1, to ich sytuację ubezpieczeniową regulują polskie przepisy dotyczące ubezpieczeń społecznych, mimo że wykonują pracę w Austrii. Składki na ubezpieczenia tych osób trzeba więc opłacać w Polsce i według polskich przepisów ustalać podstawę ich wymiaru.
Zgodnie z art. 18 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.) podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia pracowników jest przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Te z kolei wskazują, że przychodem są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło ich finansowania (art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych; tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 361 ze zm.).
Udostępnienie lokalu mieszkalnego jest świadczeniem w naturze. Jest przychodem stanowiącym podstawę wymiaru składek.
Sposób szacowania wartości świadczenia w formie udostępnienia mieszkania określa § 3 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.). Wskazuje, by w pierwszej kolejności kierować się treścią przepisów o wynagradzaniu.
Jeśli ustalają one wysokość ekwiwalentu pieniężnego w zamian za tego rodzaju świadczenie (zapewnienie lokalu mieszkalnego), to taką kwotę trzeba doliczyć do podstawy wymiaru składek. Gdy takich zapisów brakuje, wartość świadczenia należy ustalać w wysokości czynszu wyznaczonego dla lokalu przez spółdzielnię lub gminę (w zależności, czy jest ono spółdzielcze, gminne, czy prywatne) albo kwocie wynikającej z rachunku wystawionego przez hotel.
Pracodawcy często mają problem z ustaleniem uzyskanego przez pracownika przychodu z tytułu udostępnionego mu lokalu, gdy wynajmują np. pokój w hotelu pracowniczym lub prywatne mieszkanie na cele zbiorowego zakwaterowania.
Ewentualne trudności w ustaleniu przychodu konkretnej osoby nie stanowią jednak uzasadnienia do tego, by nie uwzględniać go w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. W takiej sytuacji każdemu lokatorowi należy doliczyć proporcjonalną część wartości całego świadczenia (np. 1/2 kwoty czynszu).
W tej sprawie wypowiedział się Naczelny Sąd Administracyjny 3 czerwca 1998 r. (I SA/Ka1719/96). Wyrok dotyczył wprawdzie sprawy podatkowej, ale ze względu na to,
że chodzi o ustalanie przychodu, ma zasadnicze znaczenie również w sprawach z zakresu ubezpieczeń społecznych. Zgodnie z tym wyrokiem „ewentualne trudności towarzyszące indywidualizacji świadczeń na rzecz poszczególnych pracowników mają charakter drugorzędny i nie mogą wpływać na byt i zakres obowiązku podatkowego”.
Ze składek zwolniony jest natomiast dodatek za rozłąkę wypłacany pracownikowi delegowanemu za granicę, który na czas wykonywania pracy musi się rozstać z rodziną. Podstawą jest § 2 ust. 1 pkt 18 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. Dodatek taki jest wyłączony z oskładkowania do wysokości diet z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (obecnie 23 zł za jeden dzień). Gdyby więc pracodawca wypłacał to świadczenie w wyższej kwocie, to nadwyżkę ponad 23 zł musi uwzględnić jako przychód oskładkowany.
Należy przy tym pamiętać, że dla pracowników delegowanych za granicę podstawa wymiaru składek nie może być niższa od kwoty prognozowanego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia (w 2012 r. jest to 3526 zł).
