O obowiązkach płatnika przesądzają jego uprawnienia

Za każdą osobę, która pobiera zasiłek macierzyński, budżet państwa finansuje składki na ubezpieczenia emerytalno-rentowe. Ale muszą być prawidłowo rozliczone w raporcie RCA.

Nie musi się tym martwić firma, która nie ma uprawnień do wypłaty świadczeń. Ona ma jedynie obowiązek wykazać przerwę w ubezpieczeniach takiej osoby ze stosunku pracy czy zlecenia. Robi to w raporcie ZUS RSA z właściwym kodem tytułu ubezpieczenia (np. 01 10 xx, 04 11 xx) i kodem przerwy 311. Musi go składać za każdy miesiąc, w którym z tego powodu pracownik czy zleceniobiorca nie przychodził do pracy, bez względu na to, kiedy ZUS wypłacił zasiłek.

Pozostali pracodawcy i zleceniodawcy, którzy sami wypłacają świadczenia za czas macierzyństwa, oprócz raportu RSA muszą sporządzać raport RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 12 40 xx. W dokumencie tym naliczają składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od kwoty świadczenia. Wykazują je w całości w polach, w których zwykle wpisuje się składki finansowane przez płatnika.

Zdarza się, że jedna osoba pobiera równocześnie dwa lub więcej zasiłków macierzyńskich (gdy np. jest równocześnie zatrudniona na podstawie dwóch umów o pracę czy jednocześnie na umowę o pracę i zlecenie). Składki emerytalno-rentowe muszą być wówczas za nią opłacane od każdego z tych świadczeń. Firma nie musi się więc martwić ustalaniem, czy te składki sama rozliczać powinna, czy zajmie się tym np. drugi pracodawca.

Bez odrębnego zgłoszenia

Aby rozliczać składki za osobę, która pobiera zasiłek macierzyński, nie należy jej zgłaszać do ubezpieczeń emerytalno-rentowych na formularzu ZUS ZUA. Za zgłoszenie służy tutaj wykazanie jej w raporcie ZUS RCA z kodem 12 40 xx. Po zakończeniu pobierania zasiłku nie należy jej też wyrejestrowywać na ZUS ZWUA.

Zatem od początku do końca okresu, za który świadczenie przysługuje, schemat postępowania jest taki sam. Za miesiące, w których podwładny otrzyma zasiłek macierzyński, należy przekazać za niego raporty:

• RSA z właściwym kodem tytułu ubezpieczenia (np. 01 10 xx) oraz kodem świadczenia/ przerwy 311  (zasiłek macierzyński),

• RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 12 40 xx (osoba pobierająca zasiłek macierzyński), naliczając składki od kwoty wypłaconego zasiłku oraz ewentualnie

• RCA z właściwym kodem tytułu ubezpieczenia (np. 01 10 xx), jeżeli w tym miesiącu został też wypłacony przychód ze stosunku pracy, od którego trzeba rozliczyć składki.

Jeśli podwładny miał prawo do zasiłku macierzyńskiego za dany miesiąc, ale go nie otrzymał (np. z powodu późniejszego terminu wypłaty), nie oznacza to, że nie należy za ten miesiąc składać za niego raportu ZUS RCA z kodem 12 40 xx. Trzeba, bo taki raport przekazujemy za każdy miesiąc, w którym trwały ubezpieczenia z danego tytułu.

Jednak wykazujemy w nim zerowe podstawy wymiaru składek i zerowe kwoty tych danin. W takiej jednak sytuacji nie składamy raportu RSA, bo ten dokument trzeba składać za te miesiące, w których zasiłek został wypłacony.