Dokumentacja ZUS: Przekazywanie dokumentacji ubezpieczeniowej w przypadku wyrejestrowania z ubezpieczeń ubezpieczonych

Z końcem września spółka z o.o. nie będzie już zatrudniać nikogo, za kogo trzeba byłoby płacić składki. Zostaną jeszcze dwie osoby, które pracują na podstawie umów o dzieło. Czy mamy obowiązek przekazywać do ZUS „zerowe” raporty i deklaracje?

– pyta czytelnik.

Z chwilą rozstania się  z ostatnim ubezpieczonym spółka już nie będzie płatnikiem składek. Wobec tego nie powinna składać żadnych dokumentów rozliczeniowych, nawet „zerowych”, począwszy od miesiąca, w którym ubezpieczeniom nie podlega już żadna osoba.

Ponieważ wcześniej spółka pełniła funkcję płatnika, po zakończeniu współpracy z ostatnim ubezpieczonym musi wyrejestrować się na formularzu ZUS ZWPA z kodem przyczyny wyrejestrowania 350 oznaczającym „wyrejestrowanie z ubezpieczeń ostatniej osoby, za którą płatnik miał obowiązek składania dokumentów ubezpieczeniowych”.

Na dokumencie tym należy podać datę wyrejestrowania taką samą  jak na ZUS ZWUA złożonym za ostatniego ubezpieczonego.

Do głównych obowiązków płatników składek należy składanie dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych oraz obliczanie, potrącanie z dochodów ubezpieczonych, rozliczanie oraz opłacanie należności  ubezpieczeniowych za każdy miesiąc kalendarzowy.

W większości przypadków płatnikiem składek jest pracodawca. Pełni on tę funkcję w stosunku do pracowników, w tym ubezpieczonych z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym albo pobierania zasiłku macierzyńskiegom(z wyłączeniem tych, którym zasiłek macierzyński wypłaca ZUS).

Przykład 1

Spółka z o.o. zatrudnia tylko dwie pracownice, przebywające na urlopach wychowawczych. Spółka rozlicza za nie składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i zdrowotne.

Wykazuje je w miesięcznych deklaracjach i imiennych raportach, ale składki finansuje  budżet państwa za pośrednictwem ZUS.

Mimo że z własnych środków zakład nie opłaca składek za żadną inną osobę, nie może wyrejestrować się, bo nadal pełni funkcję płatnika składek za te dwie pracownice.

Takie same zasady obowiązują jednostki organizacyjne oraz osoby fizyczne, które pozostają z innymi osobami fizycznymi w stosunku prawnym, który  powoduje powstanie obowiązku ubezpieczeń. Chodzi o sytuację, gdy np. fundacja zatrudni osobę na podstawie umowy-zlecenia. Wówczas fundacja pełni wobec zleceniobiorcy  rolę płatnika składek.

Płatnik składek mający osobowość prawną (w tym spółka z o.o.) ma obowiązek zgłosić się w ZUS na formularzu ZPA w terminie siedmiu dni od dnia, w którym powstał obowiązek ubezpieczeń wobec pierwszej przyjętej osoby. Oznacza to jednocześnie, że nie powinna się zgłaszać dopóty, dopóki nie będzie miała obowiązku zgłosić kogokolwiek do ubezpieczeń.

Tak samo  gdy wyrejestruje z ubezpieczeń ostatnią osobę, przestaje być płatnikiem składek, nawet jeśli będzie dalej istnieć. Jednak w razie zatrudnienia nowej osoby, która będzie podlegać ubezpieczeniom, wszystko zaczyna się od nowa.

Przykład 2

Spółka komandytowa uzyskała wpis do Krajowego Rejestru Sądowego w 2009 r.

Od tego czasu prowadziła działalność, ale nie zatrudniała żadnych osób podlegających ubezpieczeniom.

Od 1 lipca 2011 przyjęła do pracy osobę na podstawie umowy na czas określony.

Jej zadaniem było zarchiwizowanie dokumentów. Od tego dnia powstał obowiązek ubezpieczeń tej osoby jako pracownika, czyli jednocześnie od tego dnia spółka stała się płatnikiem składek.

Musiała więc zgłosić się w ZUS jako płatnik na formularzu ZUS ZPA oraz zgłosić do ubezpieczeń pracownika w ciągu siedmiu dni od daty jego zatrudnienia. Umowa o pracę wygasła 31 sierpnia 2011. Spółka wyrejestrowała pracownika z ubezpieczeń. Mimo że nadal prowadzi działalność, po rozliczeniu i opłaceniu składek za sierpień musiała również wyrejestrować się jako płatnik składek.

W tym celu  złożyła formularz ZUS ZWPA – wyrejestrowanie płatnika składek, w którym podała kod przyczyny 350.

Termin na złożenie ZUS ZWPA to 14 dni od ustania obowiązku opłacania składek z jakiegokolwiek tytułu.