Pracodawcy zobowiązani są do prowadzenia ewidencji pracowników, których zatrudniają w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Chodzi o prace wymienione w tzw. nowych wykazach prac, a więc w załącznikach do obowiązującej od 1 stycznia 2009 ustawy z 19 grudnia 2008 o emeryturach pomostowych (DzU nr 237, poz. 1656). Muszą także opłacać za te osoby składki na Fundusz Emerytur Pomostowych (FEP).
Na tym jednak nie kończą się ich obowiązki wynikające z ustawy o emeryturach pomostowych. Muszą oni bowiem corocznie, do końca marca, przekazywać do ZUS informację o tym, w jakich okresach, przy której pracy i w jakim wymiarze zatrudniali pracowników w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.
Wzór zgłoszenia/korekty takich danych (ZUS ZSWA) wprowadziło rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 23 października 2009 w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (DzU nr 186, poz. 1444).
W tym zgłoszeniu płatnicy składek muszą wskazać przede wszystkim własne dane identyfikacyjne, dane osobowe pracownika oraz okres wykonywania przez niego pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze wraz ze wskazaniem kodu tej pracy oraz wymiaru czasu pracy.
Pierwsze zgłoszenie
Od 1 stycznia 2010 pracodawcy zatrudniający pracowników w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze muszą opłacać za nich składki na FEP. Pomimo tego w 2010 r. nie musieli jeszcze przekazywać do ZUS zgłoszeń dotyczących takich podwładnych. Taki obowiązek mają już jednak w 2011 r.
Na podstawie art. 50 ust. 1 ustawy o emeryturach pomostowych do 31 marca 2011 powinni dokonać pierwszego zgłoszenia danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze za 2010 r.
W zgłoszeniu tym muszą przekazać również informacje dotyczące pracowników, którzy w 2009 r. wykonywali prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (także wówczas, gdy w 2010 r. nie świadczyli już tej pracy). I to mimo że nie było jeszcze wtedy obowiązku opłacania za nich składek na FEP.
Kolejnych zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze pracodawcy będą musieli dokonywać do 31 marca każdego następnego roku kalendarzowego za poprzedni rok kalendarzowy.
Przykład 1
Zgodnie z prowadzoną ewidencją pracodawca posiada 20 stanowisk pracy, na których zatrudnia pracowników w szczególnych warunkach. 15 z nich pracuje nieprzerwanie od stycznia 2008, natomiast pozostali zaczęli pracę dopiero w 2010 w miejsce pięciu pracowników, którzy z końcem 2009 rozwiązali stosunki pracy.
W zgłoszeniu za lata 2009 – 2010 pracodawca musi przekazać do ZUS dane o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze dotyczące:
- 15 pracowników, których w latach 2009 – 2010 zatrudniał w szczególnych warunkach,
- 5 pracowników, którzy nie pracowali u niego w szczególnych warunkach w 2009 r., a zostali zatrudnieni przy tej pracy od 1 stycznia 2010,
- 5 pracowników, których zatrudniał w szczególnych warunkach w 2009 r., a którzy nie pracowali już przy pracy „szczególnej” w 2010.
Gdy ubezpieczony wystąpił o pomostówkę
W niektórych przypadkach pracodawca musi przekazać zgłoszenie na druku ZUS ZSWA za poprzedni rok kalendarzowy wcześniej niż do końca marca następnego roku. Ma to miejsce przede wszystkim wtedy, gdy w trakcie roku pracownik wystąpił z wnioskiem o przyznanie emerytury pomostowej.
Jeśli do czasu złożenia tego wniosku nie przekazał do ZUS danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, musi to zrobić w terminie siedmiu dni od dnia zgłoszenia wniosku o emeryturę. Nawet gdy wcześniej przekazał formularz ZUS ZSWA za poprzedni rok, musi on we wspomnianym terminie złożyć taki dokument za okres przypadający od 1 stycznia bieżącego roku kalendarzowego.
Uwaga!
Pracodawca, który przekazał do ZUS zgłoszenie danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w związku z wystąpieniem pracownika o emeryturę pomostową, nie musi przekazywać za niego ponownego zgłoszenia w ogólnie obowiązującym terminie, a więc do końca marca danego roku za poprzedni rok.
Do tego dnia przekazuje natomiast zgłoszenie za pozostałych pracowników, których zatrudniał przy pracach w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w poprzednim roku kalendarzowym.
Przykład 2
Pracodawca zatrudnia kilkunastu pracowników w szczególnych warunkach, za których opłaca składki na FEP. 10 marca 2011 jeden z nich wystąpił z wnioskiem o przyznanie emerytury pomostowej. Był on zatrudniony u tego pracodawcy przy pracy wymienionej w nowych wykazach prac od 1 marca 2009.
Płatnik składek nie przekazał wcześniej za swoich pracowników dokumentu ZUS ZSWA. W związku z tym zgłoszenie na tym druku za pracownika występującego z wnioskiem o pomostówkę musiał złożyć w ciągu siedmiu dni od dnia zgłoszenia tego wniosku, tj. do 17 marca 2011.
W dokumencie tym zobowiązany był podać dane dotyczące zatrudnienia pracownika zarówno w 2009, jak i w 2010 r. Zgłoszenia za pozostałych pracowników musi dokonać do końca marca 2011. Nie powinien już w nim ujmować pracownika, za którego przekazał formularz ZUS ZSWA w związku ze zgłoszeniem wniosku o emeryturę pomostową.
Przykład 3
Firma zatrudnia 35 pracowników w szczególnych warunkach przy pracach wymienionych w załączniku nr 1 do ustawy o emeryturach pomostowych. Na początku marca 2011 przekazała za nich zgłoszenie danych na formularzu ZUS ZSWA za lata 2009 – 2010. 25 marca jeden z pracowników wystąpił z wnioskiem o przyznanie emerytury pomostowej.
W ciągu siedmiu dni od zgłoszenia tego wniosku (tj. do 1 kwietnia 2011) pracodawca powinien przekazać do ZUS zgłoszenie danych o pracy w szczególnych warunkach, którą pracownik występujący o pomostówkę wykonywał w 2011.
Upadłość lub likwidacja
Wcześniejsze przekazanie do ZUS zgłoszenia danych za pracowników zatrudnionych w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w poprzednim roku kalendarzowym ma miejsce również w razie upadłości lub likwidacji pracodawcy.
Formularz ZUS ZSWA powinien być w takiej sytuacji przekazany nie później niż w dniu przekazania dokumentu wyrejestrowania z ubezpieczeń. Jeśli miało to miejsce już po zakończeniu roku, w tym samym terminie należy też przekazać zgłoszenie danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze za bieżący rok kalendarzowy.
Przykład 4
Pracodawca zatrudniający dwóch pracowników w szczególnych warunkach 29 marca 2011 zamierza zlikwidować działalność.
W tym samym dniu chce złożyć do ZUS dokument wyrejestrowania z ubezpieczeń społecznych oraz z ubezpieczenia zdrowotnego. Dotychczas nie przekazał za swoich pracowników zgłoszenia danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze na druku ZUS ZSWA.
W związku z tym najpóźniej w dniu złożenia dokumentu wyrejestrowującego z ubezpieczeń powinien przekazać wspomniany formularz za obydwu pracowników zatrudnionych w szczególnych warunkach.
Przepisy przewidują konieczność skorygowania danych przekazanych na formularzu ZUS ZSWA, gdy okazuje się, że były one nieprawidłowe.
W razie korekty
Do takich wniosków może dojść zarówno sam pracodawca, jak również ZUS lub właściwy organ Państwowej Inspekcji Pracy. W takim wypadku płatnik składek zobowiązany jest przekazać do ZUS korygujące zgłoszenie danych na nowym formularzu zawierającym wszystkie prawidłowe dane.
Musi to zrobić w terminie siedmiu dni od dnia stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS lub właściwy organ PIP.
W przypadku gdy konieczność korekty jest wynikiem stwierdzenia nieprawidłowości przez ZUS w drodze decyzji, korygujące zgłoszenie powinno być złożone nie później niż w ciągu siedmiu dni od uprawomocnienia się tej decyzji.
Jeśli natomiast nieprawidłowość została stwierdzona w wyniku kontroli, termin na zgłoszenie korekty wynosi 30 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli. W przypadku gdy ZUS ma informacje pozwalające na sporządzenie zgłoszenia korygującego, dokona z urzędu takiego zgłoszenia, jeśli płatnik składek będzie uchylał się od jego przekazania.
Formy przesyłania
Płatnik składek przekazuje do ZUS zgłoszenie danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (zarówno pierwszorazowe jak i korygujące) w takiej samej formie, jaka go obowiązuje w odniesieniu do dokumentów ubezpieczeniowych.
Przypomnijmy, że zgodnie z ustawą z 13 października 1998 o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.) płatnik składek jest zobowiązany do przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych w jednej z dwóch form:
- elektronicznej, utworzonej w aktualnej wersji programu Płatnik, która jest obowiązkowa dla płatników składek rozliczających składki za więcej niż pięć osób,
- papierowej, tj. na oryginalnych formularzach dostępnych w każdej terenowej jednostce organizacyjnej ZUS, lub w formie wydruków z aktualnej wersji programu Płatnik – dla płatników składek rozliczających składki za nie więcej niż pięć osób.
W uzasadnionych przypadkach ZUS może zwolnić płatnika składek rozliczającego składki za więcej niż pięć osób z obowiązku elektronicznego przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych. Wtedy również taki płatnik może przekazywać dokumenty w formie papierowej. Wszystkie wymienione zasady mają zastosowanie również do przekazywania formularza ZUS ZSWA.
Wpływ na prawo do świadczenia
Prawidłowe wypełnienie i przekazanie przez pracodawcę dokumentu ZUS ZSWA może mieć bardzo duże znaczenie dla pracownika. Jeśli bowiem wystąpi on o przyznanie emerytury pomostowej, ZUS sprawdzi, czy ma wymagany okres pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze wymienionej w załącznikach nr 1 i 2 do ustawy o emeryturach pomostowych.
Do czasu przekazania pierwszych zgłoszeń ZUS zaliczał okresy wspomnianej pracy na podstawie świadectw pracy lub zaświadczeń, w których pracodawcy wskazywali okres i wymiar pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz zajmowane przez pracownika stanowisko z powołaniem numeru załącznika i punktu tego załącznika.
Ustawa o emeryturach pomostowych przewiduje jednak, że ZUS będzie uznawał okresy pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, które miały miejsce po 31 grudnia 2008, na podstawie przekazywanych przez płatników składek informacji o pracownikach, za których zobowiązani byli opłacać w poprzednim roku kalendarzowym składkę na FEP.
Stąd też szczególnie istotne jest, aby pracodawca podał w formularzu zgłoszeniowym ZUS ZSWA poprawne informacje dotyczące pracy szczególnej wykonywanej przez swojego pracownika.
Przykład 5
Ubezpieczony od 1 stycznia 1998 jest zatrudniony jako kierowca autobusu PKS (praca o szczególnym charakterze wymieniona w pkt 8 załącznika nr 2 do ustawy o emeryturach pomostowych). W 2013 r., po ukończeniu 60 lat i przepracowaniu 15 lat w charakterze kierowcy autobusu, zamierza zgłosić wniosek o przyznanie emerytury pomostowej.
Okres wykonywania tego zatrudnienia do 31 grudnia 2008 wnioskodawca będzie musiał udokumentować, przedstawiając w ZUS odpowiednio wypełnione świadectwo pracy lub zaświadczenie pracodawcy.
Natomiast okres pracy o szczególnym charakterze przypadający od 1 stycznia 2009 ZUS potwierdzi na podstawie danych przekazanych przez płatnika składek w zgłoszeniach ZUS ZSWA za kolejne lata kalendarzowe .
Jak prawidłowo sporządzić dokument
Formularz ZUS ZSWA składa się z kilku bloków, w których pracodawca podaje kolejno własne dane identyfikacyjne, dane osoby wykonującej pracę w szczególnych warunkach i wreszcie dane o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. W jednym formularzu może przekazać zgłoszenie maksymalnie za czterech pracowników.
Szczegółowe zasady wypełniania tego dokumentu zawarte są w poradniku „Zasady wypełniania dokumentów ubezpieczeniowych”, dostępnym na stronie internetowej ZUS (www.zus.pl). Poniżej wskazujemy najważniejsze kwestie związane ze sporządzeniem zgłoszenia na formularzu ZUS ZSWA.
KROK 1. Dane organizacyjne
W bloku I formularza (dane organizacyjne) wpisz identyfikator zgłoszenia według układu: numer/rok. Kolejne dokumenty ZUS ZSWA, dotyczące tego samego roku kalendarzowego, numeruj kolejnymi identyfikatorami (z zakresu 001 – 999). Nie ma przy tym znaczenia, czy w tym dokumencie dokonywane są zgłoszenia, czy ich korekty.
W przypadku gdy pierwszy raz wypełniasz dokument ZUS ZSWA, musisz wpisać numer 001/2010. Jeśli jednak w 2010 składałeś już dokument za pracownika, który zgłosił wniosek o emeryturę pomostową, obecnie składany formularz powinien mieć numer 002/2010.
Krok 2. Dane identyfikacyjne płatnika
W kolejnych polach bloku II (dane identyfikacyjne płatnika składek) wpisz własne NIP i REGON. Jeśli jesteś osobą fizyczną, musisz również podać PESEL, a gdy nie nadano ci jednego z wymienionych identyfikatorów – serię i numer dowodu osobistego lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość.
Wpisz również własną nazwę skróconą płatnika, którą podałeś w zgłoszeniu do ubezpieczeń lub we wniosku EDG-1. Jeśli jesteś osobą fizyczną, podaj też swoje nazwisko, pierwsze imię i datę urodzenia.
Krok 3. Dane identyfikacyjne pracownika
Wypełniając blok III.A (dane identyfikacyjne osoby wykonującej pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze), najpierw zaznacz we właściwym polu, czy jest to, w stosunku do tej osoby, pierwszorazowe zgłoszenie danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnych charakterze, czy zmiana lub korekta przekazanych uprzednio danych.
W bloku tym wpisz te same dane osoby wykonującej pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, które podałeś w zgłoszeniu tej osoby do ubezpieczeń na druku ZUS ZUA lub ZUS ZZA, a w przypadku zmiany/korekty jej danych identyfikacyjnych – te, które podałeś w bloku IV dokumentu ZUS ZIUA.
W pierwszej kolejności wskaż jej PESEL i NIP, a jeśli nie ma tych numerów lub jednego z nich – serię i numer dowodu osobistego, paszportu lub innego dokumentu stwierdzającego tożsamość. Następnie podaj nazwisko osoby wykonującej pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, jej pierwsze imię i datę urodzenia.
Krok 4. Dane o pracy
Wypełniając blok III.B formularza (dane o pracy w szczególnych warunkach lub/o szczególnym charakterze), najpierw wskaż kod tej pracy, okres jej wykonywania z podaniem daty początkowej i końcowej oraz wymiar czasu pracy, w jakim zatrudniałeś pracownika w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.
Odpowiedni kod pracy, „szczególnej” znajdziesz w załączniku do rozporządzenia z 23 października 2009, zawierającego m.in. wzory dokumentów ubezpieczeniowych i wykaz kodów stosowanych w tych dokumentach. Możesz również skorzystać w tym zakresie z poradnika zamieszczonego na stronie internetowej ZUS („Zasady wypełniania dokumentów ubezpieczeniowych”).
Jeśli pracownik w 2009 i 2010 r. miał przerwy w wykonywaniu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, wpisz poszczególne okresy jej wykonywania, pomijając przerwy.
Krok 5. Dane za wielu zatrudnionych
Jeśli zatrudniałeś w 2009 lub 2010 r. więcej niż jednego pracownika przy pracach w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze a także gdy liczba okresów takiej pracy wykonywanej przez danego pracownika przekracza 4, wypełnij kolejne bloki formularza (IVA-VIB), wpisując (na zasadach podanych wcześniej) dane indentyfikacyjne osoby ubezpieczonej oraz dane dotyczące wykonywanej przez nią pracy szczególnej.
Krok 6. Oświadczenie płatnika
Wypełnij blok VII formularza (oświadczenie płatnika składek), wpisując datę jego wypełnienia, składając podpis (osobiście lub za pośrednictwem upoważnionej osoby) i zamieszczając własną pieczątkę.
Przykład wypełnienia formularza
Formularz ZUS ZSWA wypełnimy dla Młodzieżowego Ośrodka Wychowawczego, który w latach 2009 – 2010 zatrudniał w ramach stosunku pracy czterech nauczycieli przy pracy o szczególnym charakterze wymienionej w punkcie 21 załącznika nr 2 do ustawy o emeryturach pomostowych, tj.
- Annę Janecką (ur. 12 stycznia 1960) w okresie od 1 stycznia 2009 do 20 grudnia 2009 oraz od 1 września 2010 nadal, w pełnym wymiarze czasu pracy,
- Jana Kowalskiego (ur. 14 lutego 1957) od 1 stycznia 2009 nadal, w 1/4 wymiaru czasu pracy,
- Barbarę Małecką (ur. 22 września 1958) od 1 września 2010 nadal w pełnym wymiarze czasu pracy,
- Wiesława Boreckiego (ur. 12 marca 1962) w okresie od 1 stycznia 2009 do 31 sierpnia 2009 w 1/2 wymiaru czasu pracy oraz od 1 września 2010 nadal w pełnym wymiarze czasu pracy.
Zobacz
Zobacz serwis:
