Zaświadczenie to urzędowe stwierdzenie określonych faktów, np. o braku zaległości w opłacaniu składek pobieranych przez ZUS. Jest wydawane na wniosek płatnika składek lub innej osoby uprawnionej.

Ponieważ [link=http://akty-prawne.rp.pl/Dokumenty/Ustawy/2009/DU2009Nr205poz1585.asp]ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.[/link], dalej ustawa systemowa) nie reguluje kwestii wystawiania takich dokumentów – na mocy jej art. 123 – w tym zakresie stosuje się art. 217 – 220 [link=http://akty-prawne.rp.pl/Dokumenty/Ustawy/2000/DU2000Nr%2098poz1071.asp]kodeksu postępowania administracyjnego[/link] (k.p.a.).

[srodtytul]Tylko na wniosek[/srodtytul]

Zgodnie z art. 217 k.p.a. zaświadczenie wydaje się na wniosek osoby ubiegającej się o nie, jeżeli

- urzędowego potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego wymaga przepis prawa,

- osoba ubiega się o zaświadczenie ze względu na swój interes prawny w urzędowym potwierdzeniu określonych faktów lub stanu prawnego.

A więc ten dokument nie może być wydany z urzędu. Osoba ubiegająca się o niego powinna powołać się na jedną z wymienionych okoliczności, np. wskazać, że uczestniczy w przetargu, stara się o kredyt czy zaświadczenie jest jej potrzebne w celu przedłożenia w innych urzędach. Cel wydania zaświadczenia jest wówczas ujawniany w jego treści.

O zaświadczenie w opłacaniu składek mogą ubiegać się nie tylko płatnicy składek. Zadłużenie w ZUS mogą bowiem mieć także osoby nieposiadające tego statusu, lecz ponoszące odpowiedzialność za zaległe zobowiązania płatnika. Są to osoby trzecie, w stosunku do których ZUS wydał decyzję o odpowiedzialności za zaległe zobowiązania płatnika składek.

Przepisy nie określają formy i treści wniosku o wydanie zaświadczenia. Można więc go złożyć na piśmie lub ustnie do protokołu. Z reguły wybierana jest ta pierwsza postać.

[srodtytul]Według wzoru[/srodtytul]

[b]Wniosek powinien zawierać:[/b]

- imię i nazwisko lub nazwę płatnika,

- adres,

- dane identyfikacyjne, które zostały podane w zgłoszeniu płatnika składek (NIP, REGON, PESEL lub seria i nr dowodu osobistego),

- podpis płatnika lub osoby upoważnionej do jego reprezentowania.

Można też skorzystać z wzoru wniosku o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu opracowanego przez ZUS, który dostępny jest w każdej jednostce terenowej urzędu oraz na stronie internetowej www.zus.pl.

Warto już na etapie składania wniosku ustalić, kto będzie odbierał zaświadczenie i od razu we wniosku zamieścić klauzulę upoważniającą konkretną osobę do jego odbioru lub zwrócić się o przesłanie zaświadczenia pocztą na wskazany adres.

Gdy ma to być pełnomocnik, od udzielenia mu pełnomocnictwa w sprawach z zakresu ubezpieczeń społecznych nie wnosimy opłaty skarbowej (art. 2 ust. 1 pkt 1 lit. b [link=http://akty-prawne.rp.pl/dzienniki/du/2006/225/poz.1635.htm]ustawy z 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej, DzU nr 225, poz. 1635 ze zm.[/link]).

Zaświadczenie o niezaleganiu otrzyma także płatnik składek mający zobowiązania, które spłaca na podstawie zawartej z ZUS umowy w układzie ratalnym. Jej podpisanie powoduje, że zobowiązania te tracą charakter zaległości i mają wyznaczone w załączonym do umowy harmonogramie nowe terminy płatności.

[srodtytul]Osobiście lub przez Internet[/srodtytul]

Wniosek o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu powinien być złożony we właściwej terenowej jednostce ZUS lub przesłany listem poleconym na jej adres.

Można go również złożyć za pośrednictwem Internetu, wykorzystując uruchomiony przez ZUS elektroniczny urząd podawczy dostępny pod adresem [link=http://eup.zus.pl/]http://eup.zus.pl/[/link]. Korzystanie z tej formy składania dokumentów wymaga jednak posiadania bezpiecznego podpisu elektronicznego.

Jeżeli zamiast płatnika zaświadczenie będzie chciała odebrać inna osoba, wówczas powinna mieć upoważnienie do odbioru dokumentu, jeśli wcześniej nie została wskazana we wniosku o wydanie zaświadczenia.

[srodtytul]Bez zbędnej zwłoki[/srodtytul]

Zaświadczenie powinno zostać wydane bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w ciągu siedmiu dni od daty złożenia wniosku o jego wydanie. Jeżeli konieczne jest przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego, np. wobec płatnika prowadzone było postępowanie egzekucyjne lub gdy dokonane wpłaty nie zostały z różnych przyczyn zidentyfikowane w systemie rozliczeniowym KSI ZUS. W tych wypadkach termin wydania zaświadczenia może się wydłużyć.

Zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek nie jest decyzją. Taki charakter ma odmowa jego wydania lub zaświadczenie o treści żądanej przez osobę ubiegającą się o nie (art. 83b ust. 1 ustawy systemowej w zw. z art. 219 k.p.a.).

Od decyzji o odmowie wydania zaświadczenia przysługuje odwołanie na zasadach określonych w art. 83 ust. 2 ustawy systemowej. Trzeba je wnieść do sądu ubezpieczeń społecznych, gdyż jest to sprawa z zakresu ubezpieczeń społecznych [b](wyrok SN z 4 lipca 2007 r., II UK 279/06, oraz uchwały SN z 5 grudnia 2007 r., II UZP 4/07, i z 19 lutego 2008 r., II UZP 8/07).[/b]

[srodtytul]Odzwierciedlenie rozliczeń[/srodtytul]

Zaświadczenie potwierdza stan rozliczeń na dzień jego wydania lub wydania decyzji o odmowie wydania zaświadczenia o niezaleganiu.

Jeżeli płatnik ma zadłużenie, to ZUS odmówi wydania zaświadczenia. Późniejsze uregulowanie zaległości istniejących w dacie wydania decyzji o odmowie wydania zaświadczenia o niezaleganiu nie może być wzięte pod uwagę ani przez organ rentowy w ramach tzw. samokontroli dokonywanej po wpłynięciu odwołania od decyzji a przed jego przekazaniem do sądu, ani przez rozpoznający odwołanie sąd [b](wyrok SN z 8 października 2009 r., II UK 52/09)[/b].

Prawna formuła instytucji zaświadczenia oparta jest na rozwiązaniu, zgodnie z którym stanowi ono potwierdzenie (pochodną) istniejących faktów lub stanu prawnego. Wraz z ich zmianą ten dokument staje się nieaktualny i może być wydany nowy, odpowiadający aktualnemu stanowi prawnemu lub aktualnym faktom. Zaświadczenie nie rozstrzyga bowiem żadnej kwestii (sprawy) co do jej istoty.

Nie tworzy, nie uchyla i nie zmienia istniejących stosunków prawnych. Postępowanie o wydanie zaświadczenia nie stanowi rozstrzygnięcia sprawy, nie poprzedza go żadne postępowanie, co najwyżej postępowanie wyjaśniające.

Gdy problematyka, której dotyczy żądanie strony, jest sporna, to wydanie zaświadczenia zgodnie z żądaniem nie jest możliwe. Tam gdzie jest spór co do prawa, nie powinno być w tym zakresie wydane zaświadczenie, bo ma ono jedynie potwierdzać stan rzeczy na podstawie posiadanych przez organ rentowy danych (art. 218 § 1 w związku z art. 217 § 2 pkt 2 k.p.a.).

[srodtytul]Nie ma terminu ważności[/srodtytul]

Przepisy ustawy systemowej i k.p.a. nie określają okresu, przez jaki zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek jest ważne. Stanowi ono bowiem potwierdzenie określonych faktów lub stanu prawnego, który jest aktualny w dacie wystawienia zaświadczenia.

Dlatego też okres, przez który zaświadczenie funkcjonuje w obrocie, jest różny i zależy od daty, w której mogą nastąpić okoliczności powodujące zmianę stanu faktycznego, na podstawie którego wydano zaświadczenie.

W praktyce przyjmuje się, że zaświadczenie zachowuje swoją ważność do terminu najbliższej płatności zobowiązań.

[ramka][b]Liczmy się z odmową[/b]

ZUS odmówi wydania zaświadczenia, m.in. gdy:

- brak jest interesu prawnego osoby ubiegającej się o ten dokument,

- nie można go wystawić o określonej we wniosku treści ze względu na zakres informacji zawartych w posiadanych danych i dokumentach, np. płatnik ma zaległe składki, które nie są objęte żadną ulgą,

- nie posiada danych, o których potwierdzenie występuje osoba ubiegająca się o zaświadczenie. [/ramka]