Zamierzamy przyjąć na umowę o pracę obywatela Ukrainy. Jak go rozliczyć? Czy składki i podatki mamy odprowadzać w Polsce?
Zacznijmy od tego, jak obywatela Ukrainy zatrudnić. Co do zasady przyjmujemy go na podstawie zezwolenia na pracę. Wyjątek, gdy nie będzie pracował w naszym kraju dłużej niż sześć miesięcy w ciągu 12 kolejnych. Wtedy zezwolenie na pracę nie będzie konieczne.
Wystarczy oświadczenie o zamiarze zatrudnienia Ukraińca, które pracodawca składa w urzędzie pracy. Tak stanowi rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 30 sierpnia 2006 r. w sprawie wykonywania pracy przez cudzoziemców bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę (DzU nr 156, poz. 1116 ze zm.).
Uwaga!
Sześciomiesięczny okres pracy nie oznacza, że Ukrainiec musi opuścić nasz kraj po jego upływie. Jeżeli czytelnik będzie chciał kontynuować współpracę z obcokrajowcem, to może złożyć wniosek o zezwolenie na pracę dla niego.
Zobaczmy teraz, w którym kraju – w Polsce czy na Ukrainie – będą odprowadzane składki ZUS i podatki.
Osoby fizyczne zatrudnione w Polsce na umowę o pracę podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Tak stanowi art. 6 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.; dalej ustawa systemowa). To przesądza, że Ukraińca trzeba zgłosić w Polsce do ubezpieczeń społecznych na formularzu ZUS ZUA.
Ukrainiec będzie finansował z własnej kieszeni składkę emerytalną 9,76 proc., rentową 1,5 proc. i chorobową 2,45 proc.
Pracodawca natomiast pokryje pozostałą część składek w następującej wysokości: emerytalną 9,76 proc., rentowe 4,5 proc. i wypadkową, która jest zróżnicowana i zależy od rodzaju działalności prowadzonej przez pracodawcę oraz liczby ubezpieczonych w ubezpieczeniu wypadkowym.
Pamiętajmy, że u cudzoziemców w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nie uwzględniamy
- dochodów wymienionych w § 2 pkt 1 – 32 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.)oraz
- wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną i zasiłków (art. 18 ust. 2 ustawy systemowej).
Jeśli chodzi natomiast o składkę zdrowotną, to pracujący w Polsce obywatele spoza UE też ją płacą, jeśli przebywają w naszym kraju na podstawie:
- wizy pobytowej z prawem do pracy (omawiana sytuacja),
- zezwolenia na osiedlenie bądź zamieszkania na czas oznaczony,
- zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego Wspólnot Europejskich,
- zgody na pobyt tolerowany albo
- gdy posiadają status uchodźca bądź korzystają z ochrony czasowej na terytorium Polski.
Tak stanowi art. 3 w zw. z art. 66 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (DzU z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.).
Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne pracowników stanowi podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pomniejszona o składki społeczne finansowane przez pracownika. Składka potrącana wynosi 9 proc., a odliczana od podatku 7,75 proc.
Przypominam, że w odróżnieniu od podstawy wymiaru składek społecznych do podstawy wymiaru składki zdrowotnej trzeba wliczyć wypłacane przez pracodawcę wynagrodzenie chorobowe.
Tak stanowi art. 81 ust. 5 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (tekst jedn. DzU z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.).
Uwaga!
Pracodawca zatrudniający obcokrajowców odprowadza także składki na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.
Teraz czas na podatki. Obywatela Ukrainy zatrudnionego na umowę o pracę traktujemy tak jak polskiego pracownika. Zgodnie z art. 3 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm.; dalej updof) od jego przychodów odprowadzamy podatki w Polsce.
Przy stosunku pracy nie ustalamy rezydencji podatkowej (dokonywalibyśmy tego przy umowie-zleceniu) i nie posiłkujemy się art. 15 umowy między rządem Rzeczypospolitej Polskiej a rządem Ukrainy o unikaniu podwójnego opodatkowania i zapobieganiu uchylaniu się od opodatkowania w zakresie podatków od dochodu i majątku (DzU z 1994 r. nr 63, poz. 269).
Zresztą zawarte w niej zasady są tożsame z polskimi. Ta umowa stanowi bowiem, że przychody uzyskane przez obywateli Ukrainy z pracy wykonywanej na terytorium Polski na podstawie umowy o pracę zawartej z polskim pracodawcą podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym w Polsce na takich samych zasadach, jak w przypadku zatrudnienia polskich pracowników.
Zatem w opisywanym przypadku cudzoziemiec będzie podlegał opodatkowaniu w Polsce na takich samych zasadach, jak zatrudniony na umowę o pracę Polak. Czytelnik zastosuje wobec niego skalę podatkową (18 albo 32 proc.), uwzględniając podstawowe albo podwyższone koszty uzyskania przychodu (KUP) i kwotę wolną w wysokości 46,33 zł, jeśli Ukrainiec złoży PIT-2.
Nie będzie to trudne ze względu na to, że z tytułu umowy o pracę dostaje on tylko wynagrodzenie zasadnicze.
Dla opisywanej sytuacji załóżmy, że
- obywatel Ukrainy został zatrudniony na umowę o pracę,
- zarabia 3000 zł miesięcznie,
- złożył PIT-2 i
- ma podstawowe KUP.
KROK 1. Składki społeczne
emerytalna 3000 zł x 9,76 proc. = 292,80 zł
rentowe 3000 zł x 1,5 proc. = 45 zł
chorobowa 3000 zł x 2,45 proc. = 73,50 zł
razem 411,30 zł
KROK 2. Składki zdrowotne
podstawa oskładkowania 3000 zł – 411,30 zł = 2588,70 zł
składka pełna 2588,70 zł x 9 proc. = 232,98 zł
składka odliczana od podatku 2588,70 zł x 7,75 proc. = 200,62 zł
KROK 3. Podstawa opodatkowania
3000 zł – (411,30 zł + 111,25 zł) = 2477,45 zł; po zaokrągleniu 2477 zł
KROK 4. Podatek i zaliczka do US
podatek (2477 zł x 18 proc.) – 46,33 zł = 399,53 zł
zaliczka do urzędu skarbowego 399,53 zł – 200,62 zł = 198,91 zł; po zaokrągleniu 199 zł
KROK 5. Wartość do wypłaty
3000 zł – (411,30 zł + 232,98 zł + 199 zł) = 2156,72 zł
Zatrudniając ukraińskiego pracownika, który jest w Polsce rezydentem podatkowym, musimy:
- obliczać i pobierać miesięczne zaliczki na podatek dochodowy, a do 20 dnia następnego miesiąca przekazywać je na rachunek urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania płatnika,
- do końca stycznia następnego roku podatkowego przesłać do tego urzędu skarbowego zbiorczą deklarację roczną PIT-4R,
- do końca lutego następnego roku podatkowego przekazać podatnikowi i urzędowi skarbowemu właściwemu w sprawach opodatkowania osób zagranicznych imienną informację PIT-11.
Czy dostając od obcokrajowca certyfikat rezydencji, musimy go tłumaczyć na polski język?
Nie, w Polsce nie ma obowiązku jego tłumaczenia, chyba że na wniosek organu podatkowego. Jednak nawet bez jego inicjatywy warto się o takie tłumaczenie pokusić, bo zdarza się, że organ podatkowy za granicą wydaje formularz zbliżony do certyfikatu rezydencji, który w konsekwencji nim nie jest.
Wtedy jest kłopot, bo jeśli taka informacja wyjdzie na jaw z opóźnieniem, to firma będzie musiała zwrócić zaległe podatki wraz z odsetkami do polskiego budżetu. Warto zatem uniknąć tego skądinąd kosztownego błędu.
W których drukach wykazujemy składki społeczne opłacone za obcokrajowców?
Wypełniamy imienne raporty miesięczne (ZUS RCA, ZUS RSA, ZUS RZA) i deklarację rozliczeniową ZUS DRA.