Płatnik składek ma obowiązek obliczać oraz opłacać należne składki za każdy miesiąc kalendarzowy za siebie oraz za zatrudnione osoby. Natomiast ZUS odpowiednio rozlicza je na jego koncie

Przedsiębiorca rozlicza w deklaracji składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe), na Fundusz Emerytur Pomostowych (FEP), na ubezpieczenie zdrowotne, na Fundusz Pracy (FP) i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP).

[srodtytul]Brak oznaczenia okresu[/srodtytul]

Na podstawie deklaracji ZUS dokonuje rozliczenia dokonanej przez płatnika wpłaty na koncie płatnika i ewidencjonuje dane na koncie ubezpieczonego za dany miesiąc kalendarzowy, zgodnie z oznaczeniem dokonanym przez płatnika składek na poleceniu zapłaty.

Dokonanie korekty danych wpisanych przez płatnika na dokumencie płatniczym co do miesiąca, za który ma zostać rozliczona wpłata, możliwe jest tylko za zgodą ZUS. Jeżeli firma dokona w terminie wpłaty składek, ale nie oznaczy okresu, którego wpłata dotyczy, ZUS zaliczy tę wpłatę w pierwszej kolejności na pokrycie należności z danego tytułu, poczynając od tych o najwcześniejszym terminie płatności.

[b]Dopiero pozostała część zostanie rozliczona na poczet składek należnych za dany miesiąc[/b]. Jednocześnie dokona zaliczenia wpłaty z zachowaniem pierwszeństwa zaspokojenia należności funduszu emerytalnego i otwartych funduszy emerytalnych (OFE).

[ramka][b]Uwaga [/b]

Odsetek za zwłokę nie nalicza się, jeżeli ich wysokość nie przekracza 6,60 zł.[/ramka]

[srodtytul]Gdy za mało...[/srodtytul]

Jeżeli wpłata składek na ubezpieczenia społeczne jest niższa od kwoty należnych składek rozliczonych w deklaracji za dany miesiąc kalendarzowy, to w pierwszej kolejności rozlicza się ją na pokrycie należnych składek na fundusz emerytalny i na OFE.

Pozostała po rozliczeniu kwota wpłaty podlega podziałowi i zaliczeniu na pokrycie należnych składek na fundusze: rentowy, chorobowy i wypadkowy, proporcjonalnie do kwot należnych składek na te fundusze wynikających z rozliczenia dokonanego w deklaracji za dany miesiąc kalendarzowy.

Natomiast jeżeli wpłata jest zbyt niska i nie pokrywa w pełni należnych składek na fundusz emerytalny i na OFE, rozlicza się ją na częściowe pokrycie każdego z nich proporcjonalnie do należnych kwot.

Jeżeli w wyniku rozliczenia wpłaty nie zostały pokryte w pełni należności OFE, kwota wpłaty zaliczona na ich pokrycie w odniesieniu do ubezpieczonych podlega rozliczeniu proporcjonalnie do należnej za dany miesiąc kalendarzowy kwoty składek na OFE za danego ubezpieczonego, do łącznej kwoty należnych za dany miesiąc składek na OFE.

[ramka][b]Przykład[/b]

Firma wpłacała składki, wpisując błędnie numer funduszy, na które miały trafić. W ten sposób na jednych kontach powstała nadpłata, a na innych zaległość.

Jeśli wpłata na konto któregoś z funduszy (51, 52 lub 53) była wyższa niż należna, wykazana w deklaracji rozliczeniowej, ZUS w pierwszej kolejności zaliczył tę wpłatę na poczet należności na ten fundusz, a nadwyżkę przeksięgował na konto funduszy, na których powstała zaległość.

Ponieważ jednak zadłużenie na kontach innych funduszy powstało z winy płatnika składek, do dnia przeksięgowania wpłaty od zaległości na tym koncie należne są odsetki.[/ramka]

[srodtytul]... albo za dużo[/srodtytul]

Gdy wpłata składek na ubezpieczenie społeczne jest wyższa niż kwota składek z tego tytułu wynikająca z rozliczenia dokonanego w deklaracji miesięcznej, nadwyżkę pozostałą po pokryciu należnych składek za dany miesiąc kalendarzowy zalicza się proporcjonalnie na pokrycie zaległych należności z funduszu emerytalnego i OFE, zaczynając od zobowiązań o najwcześniejszym terminie płatności.

Z kwoty pozostałej po rozliczeniu pokrywa się proporcjonalnie należności z funduszy: rentowego, chorobowego i wypadkowego, najpierw rozliczając zobowiązania o najwcześniejszym terminie płatności. Następnie pokrywa się należności z tytułu składek na FEP i z tytułu składek na ubezpieczenie zdrowotne, począwszy od zobowiązań o najwcześniejszym terminie płatności.

W ostatniej kolejności, z kwoty pozostałej po rozliczeniu, pokrywa się proporcjonalnie należności FP i FGŚP, również rozpoczynając od zobowiązań o najwcześniejszym terminie płatności.

Na tej samej zasadzie rozliczane są nadwyżki we wpłatach na FEP, ubezpieczenie zdrowotne, składki na FP i FGŚP.

[srodtytul]Zasady rachunkowe[/srodtytul]

Płatnik składek dokonuje ich rozliczenia w terminach określonych w przepisach. Wpłata po czasie powinna obejmować również odsetki za zwłokę. Jeżeli nie zawiera odsetek, ZUS rozlicza ją proporcjonalnie na pokrycie kwoty zaległych składek oraz kwoty zaległych odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim w dniu wpłaty pozostaje kwota zaległości z tytułu składek do kwoty odsetek za zwłokę. Odsetki za zwłokę liczy się od następnego dnia po upływie terminu płatności do dnia zapłaty należności (włącznie).

[b]Kwoty należnych składek wykazywane w deklaracji ustala się, sumując kwoty należnych składek na odpowiednie rodzaje ubezpieczeń wynikające z raportów dotyczących poszczególnych ubezpieczonych. Kwoty należnych składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne podlegają zaokrągleniu do pełnych groszy w górę, jeżeli końcówka jest równa lub wyższa od 0,50 gr, lub w dół, jeżeli jest niższa od 0,50 gr.[/b]

Przy zaliczaniu wpłat składek na poszczególne fundusze lub pomiędzy ubezpieczonych ustalone kwoty ZUS zaokrągla do pełnego grosza w dół przez pominięcie końcówek poniżej grosza. Ustalone do rozliczenia pomiędzy poszczególne fundusze lub ubezpieczonych kwoty porządkuje się według najwyższych pominiętych końcówek poniżej grosza, ustalając ich sumę.

[i]Podstawa prawna:

– [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=269693]rozporządzenie Rady Ministrów z 18 kwietnia 2008 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, do których poboru jest zobowiązany ZUS (DzU nr 78, poz. 465 ze zm.)[/link][/i]