Obowiązek sprawdzenia poprawności danych przekazanych w imiennych raportach miesięcznych dotyczących poprzedniego roku kalendarzowego wynika z art. 41 ust. 7 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=184677]ustawy systemowej[/link]. Jeśli w efekcie jego wykonania stwierdzimy nieprawidłowości, musimy złożyć korektę dokumentów rozliczeniowych do 30 kwietnia danego roku kalendarzowego. Ale możemy to także robić na bieżąco.

[srodtytul]Nowe druki[/srodtytul]

Mamy obowiązek złożyć deklarację rozliczeniową korygującą i imienny raport korygujący w formie nowego dokumentu w każdym przypadku, gdy zachodzi konieczność korekty podanych w nich danych. Komplet dokumentów korygujących składa się zawsze z imiennych raportów miesięcznych korygujących i deklaracji rozliczeniowej korygującej, która zawiera dane dotyczące wszystkich ubezpieczonych. Chodzi tu zarówno o tych, których rozliczyliśmy w poprzednim komplecie dokumentów, jak i tych, za których sporządziliśmy imienne raporty miesięczne korygujące. Imienny raport korygujący oznaczamy tym samym numerem (w polu 01 „identyfikator raportu”) co deklarację rozliczeniową korygującą, do której go dołączamy.

Raporty rozliczeniowe korygujemy adekwatnie do raportu danego typu, tj. odrębnie dla raportów składkowych (ZUS RCA, ZUS RZA) i odrębnie dla raportów świadczeniowych (ZUS RSA) w ramach danego sześcioznakowego kodu tytułu ubezpieczeń.

[ramka][b]Przykład 1[/b]

W komplecie dokumentów rozliczeniowych składanych za sierpień 2009 r. oznaczonym numerem identyfikatora 01.08.2009 płatnik składek złożył deklarację rozliczeniową oraz imienne raporty miesięczne za 15 ubezpieczonych. Chce je skorygować za dwóch ubezpieczonych. W takim razie w komplecie dokumentów korygujących oznaczonym numerem identyfikatora 02.08.2009 płatnik złoży deklarację rozliczeniową, w której rozlicza wszystkich 15 ubezpieczonych, i dołączy do niej imienne raporty miesięczne za te dwie osoby, oznaczone tym samym numerem.[/ramka]

[ramka][b]Przykład 2[/b]

Płatnik składek przekazał do ZUS komplet dokumentów rozliczeniowych (deklaracja rozliczeniowa + imienne raporty miesięczne) za lipiec 2009 r. oznaczony numerem identyfikatora 01.07.2009. Po pewnym czasie stwierdził, że błędnie wyliczył składkę na Fundusz Pracy, w związku z tym złożył deklarację rozliczeniową z nr 02.07.2009.[/ramka]

Następnie wykrył, że nieprawidłowo naliczył składki na ubezpieczenia społeczne w stosunku do jednego z ubezpieczonych. Wobec tego złożył ponownie deklarację rozliczeniową ZUS DRA z numerem 03 oraz raport rozliczeniowy oznaczony tym samym numerem 03 (mimo że była to pierwszorazowa korekta raportu). Po kilku dniach odkrył, że za jednego z pracowników nieprawidłowo wykazał okres urlopu bezpłatnego. Pracownik był na urlopie bezpłatnym od 21 do 23 lipca, a w raporcie został wykazany okres od 20 do 22 lipca. W celu dokonania korekty płatnik powinien złożyć deklarację rozliczeniową ZUS DRA (z identyfikatorem 04.07.2009) i raport RSA oznaczając go tym samym identyfikatorem i podać tam prawidłowy okres urlopu.

[srodtytul]Raporty składkowe[/srodtytul]

Gdy konieczne jest skorygowanie dokumentu składkowego ZUS RCA lub ZUS RZA, korygujemy raport za ubezpieczonego z danym (sześcioznakowym) kodem tytułu ubezpieczeń. W razie złożenia z tym samym kodem tytułu ubezpieczenia dwóch raportów składkowych, np. ZUS RCA i ZUS RZA, aby dokonać korekty, składamy właściwy raport ZUS RCA lub ZUS RZA i oznaczamy go jako korygujący.

[ramka][b]Przykład 3[/b]

Za Tomasza Nowickiego płatnik złożył raport składkowy ZUS RCA (z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00) oraz raport ZUS RSA, gdzie wykazał urlop bezpłatny. Aby dokonać korekty błędu popełnionego w raporcie składkowym ZUS RCA, płatnik powinien złożyć deklarację rozliczeniową korygującą ZUS DRA z załączonym do niej drukiem ZUS RCA. Płatnik nie przekazuje natomiast korygującego raportu ZUS RSA.[/ramka]

Jeżeli złożyliśmy raport składkowy za ubezpieczonego, za którego nie powinniśmy tego robić, musimy raport skorygować do zera. Aby wycofać raport składkowy, wypełniamy nowy raport, wpisując w pola dotyczące podstawy wymiaru i kwoty składek wartość 0,00.

[ramka][b]Przykład 4[/b]

Przygotowując dokumenty rozliczeniowe za sierpień, płatnik pomylił się i sporządził również raport za ubezpieczonego, który na koniec lipca został już wyrejestrowany z ubezpieczeń. Aby dokonać korekty, płatnik powinien przekazać za tego ubezpieczonego imienny raport miesięczny korygujący, w którym w pola dotyczące podstawy wymiaru i kwoty składek wpisuje 0,00. Raport ten dołącza do deklaracji rozliczeniowej korygującej. [/ramka]

Gdy pomyliliśmy się w identyfikatorze ubezpieczonego, tj. w nazwisku lub imieniu, albo identyfikatorze numerycznym na imiennym raporcie miesięcznym, musimy złożyć za tego ubezpieczonego ponownie raport. Tym razem wypełniony poprawnie (raport ten i deklarację rozliczeniową oznacza się kolejnym numerem identyfikatora).

[ramka][b]Przykład 5[/b]

Płatnik składek sporządzając za danego ubezpieczonego imienny raport miesięczny ZUS RCA, pomylił się i wpisał błędny PESEL ubezpieczonego. Abyskorygować błąd, powinien przekazać do ZUS raport ZUS RCA z prawidłowymi danymi identyfikacyjnymi ubezpieczonego oraz deklarację rozliczeniową korygującą.[/ramka]

[srodtytul]Do zera[/srodtytul]

Jeśli wycofujemy, tj. korygujemy do zera, raport świadczeniowy ZUS RCA złożony za ubezpieczonego, czynimy to w ramach danego kodu tytułu ubezpieczeń poprzez wpisanie w imiennym raporcie miesięcznym:

- kodu tytułu ubezpieczeń,

- „zero” w polu liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat,

- kodu świadczenia/przerwy,

- okresu, takiego samego jak w wycofywanym raporcie,

- w pole „kwota” należy wpisać 0,00 lub pozostawić puste.

W razie złożenia kilku raportów świadczeniowych za danego ubezpieczonego z tym samym kodem tytułu ubezpieczenia, ale różnym kodem świadczenia/ przerwy i konieczności:

- wycofania jednego z nich – składamy tylko raporty, które są aktualne, oznaczając je jako korygujące,

- wycofania wszystkich raportów – składamy wycofanie za każdy z raportów oddzielnie,

- wycofania jednego z nich i korekty drugiego raportu – składamy aktualny komplet raportów, bez raportu, który należy wycofać.

[ramka][b]Przykład 6[/b]

Płatnik składek w komplecie dokumentów rozliczeniowych za wrzesień 2009 r., o identyfikatorze 01.09.2009, złożył za jednego z ubezpieczonych, z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00, następujące raporty świadczeniowe: ZUS RSA – kod świadczenia/przerwy 312, okres 01.09-08.09, kwota 1200,00, oraz kod świadczenia/przerwy 313, okres 10.09-12.09, kwota 200,00.

Płatnik chce skorygować dane dotyczące kodu świadczenia/ przerwy 312, bo powinno być wpisane: okres 03.09-10.09, kwota 900 zł, oraz chce wycofać raport złożony z kodem świadczenia/przerwy 313.

W komplecie dokumentów rozliczeniowych korygujących o identyfikatorze 02.09.2009 płatnik powinien przekazać jedynie skorygowany raport z kodem świadczenia/przerwy 312. Nie powinien wówczas składać raportu wycofującego w odniesieniu do raportu z kodem świadczenia/przerwy 313. Raport ten zostanie wycofany zgodnie z zasadą, że raport z identyfikatorem 02 złożony z kodem świadczenia/przerwy 312 „przykryje” raport świadczeniowy z niższym identyfikatorem. Tym samym pozostaną zapisy tylko z raportu korygującego z kodem świadczenia/przerwy 312.

Jeżeli płatnik chce wycofać obydwa raporty w zestawie korygującym o identyfikatorze 02, to powinien złożyć deklarację rozliczeniową korygującą i następujące raporty ZUS RSA: kod świadczenia/przerwy 312, okres 01.09-08.09, kwota – pole puste, kod świadczenia/przerwy 313, okres 10.09-12.09, kwota – pole puste, w polach „liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat” w każdym z tych raportów należy wpisać 0.[/ramka]

[ramka][b]Siedem lub 30 dni[/b]

Korektę dokumentów rozliczeniowych składamy w terminie:

- siedmiu dni od dnia, w którym stwierdziliśmy nieprawidłowości we własnym zakresie lub otrzymaliśmy zawiadomienie o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS,

- siedmiu dni od uprawomocnienia się decyzji, jeżeli korekta danych w imiennym raporcie miesięcznym jest wynikiem stwierdzenia nieprawidłowości przez ZUS w drodze decyzji,

- 30 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli, jeżeli korekta danych w imiennym raporcie miesięcznym jest wynikiem stwierdzenia nieprawidłowości przez ZUS w drodze kontroli.

Takie terminy przewiduje art. 41 ust. 7a – b ustawy systemowej. [/ramka]

[ramka][b]Skorygowania może również dokonać ZUS[/b]

Może korygować błędy w deklaracji rozliczeniowej i imiennych raportach miesięcznych, które uzna za możliwe do poprawienia we własnym zakresie. Przy tym w razie stwierdzenia rozbieżności między kwotą podstawy wymiaru składek a kwotą składek za prawidłową przyjmie kwotę podstawy wymiaru składek.

ZUS informuje ubezpieczonego i płatnika składek o sporządzonych lub skorygowanych z urzędu dokumentach ubezpieczeniowych oraz o danych wprowadzonych lub skorygowanych bezpośrednio na koncie ubezpieczonego lub na koncie płatnika składek.

ZUS może zwrócić się do ubezpieczonego lub do płatnika składek o przekazanie danych niezbędnych do sporządzenia lub skorygowania z urzędu dokumentów ubezpieczeniowych oraz wprowadzenia lub skorygowania z urzędu danych na koncie ubezpieczonego lub na koncie płatnika składek.

W razie stwierdzenia rozbieżności w kwotach składek wykazanych przez płatnika składek i kwotach składek wyliczonych przez ZUS od podstaw wymiaru składek wykazanych przez płatnika za prawidłowe przyjmuje się kwoty składek wyliczone przez ZUS od podstaw wymiaru składek wykazanych przez płatnika.

Jeżeli płatnik składek nie zgadza się z danymi zawartymi w dokumentach ubezpieczeniowych sporządzonych lub skorygowanych z urzędu albo z danymi wprowadzonymi lub skorygowanymi bezpośrednio na koncie ubezpieczonego lub koncie płatnika składek, w terminie 14 dni od otrzymania informacji powinien przekazać do ZUS dokumenty ubezpieczeniowe korygujące te dane, chyba że dane wynikają z prawomocnej decyzji lub z prawomocnego wyroku sądu.

Jeżeli ubezpieczony nie zgadza się z danymi zawartymi w dokumentach ubezpieczeniowych sporządzonych lub skorygowanych z urzędu albo z danymi wprowadzonymi lub skorygowanymi bezpośrednio na koncie ubezpieczonego lub koncie płatnika składek, w terminie 30 dni od dnia otrzymania informacji powinien złożyć w ZUS wniosek o przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego, chyba że dane wynikają z prawomocnej decyzji lub z prawomocnego wyroku sądu. [/ramka]