W jaki sposób rozliczyć pensję i składki za cudzoziemca

Rozliczając zlecenie czy dzieło zawarte z obcokrajowcem trzeba w pierwszej kolejności ustalić zakres obowiązku podatkowego oraz zasady podlegania ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu.

Jeśli umowa cywilnoprawna zostanie zawarta z osobą fizyczną, której miejsce zamieszkania nie znajduje się w Polsce (co oznacza, że podlega ograniczonemu obowiązkowi podatkowemu), wówczas może być opodatkowana na dwa sposoby. Zgodnie z pierwszym podatek dochodowy od przychodów pobiera się w formie ryczałtu w wysokości 20 proc. przychodu.

Gdy przedsiębiorca zatrudniający cudzoziemca uzyska od niego certyfikat rezydencji - jest to zaświadczenie o jego miejscu zamieszkania lub siedzibie za granicą dla celów podatkowych wydane przez właściwą administrację podatkową kraju zamieszkania podatnika – trzeba najpierw sprawdzić, czy z państwem, na terenie którego ta osoba zamieszkuje, została zawarta umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania. Jeżeli przewiduje ona opodatkowanie przychodu obcokrajowca tylko w kraju jego miejsca zamieszkania, wówczas pracodawca nie składa żadnych dokumentów do polskiego urzędu skarbowego. Przypomnijmy, że certyfikat rezydencji jest jedynym dokumentem uprawniającym do zastosowania przepisów umów o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Inaczej mają postępować przedsiębiorcy, którzy rozliczają umowy cywilnoprawne zawarte z cudzoziemcami mieszkającymi na stałe w państwach, z którymi nie są podpisane umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. Oni muszą obliczać i pobierać zryczałtowany podatek. Powinni go przekazać w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano ten podatek, na rachunek urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania płatnika. Jeżeli nie jest on osobą fizyczną, ma przekazywać podatek na konto urzędu właściwego według siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności. We wskazanym terminie muszą także wypełnić inne obowiązki, takie jak przesłanie urzędowi skarbowemu zbiorczej deklaracji zryczałtowanego podatku dochodowego PIT-8A.

Z kolei do końca lutego roku następującego po roku podatkowym muszą oni przesłać podatnikom oraz urzędom skarbowym właściwym w sprawach opodatkowania osób zagranicznych, imienne informacje o wysokości przychodu (IFT-1/IFT-1R).

Warto przy tym pamiętać, że umowa o dzieło nie podlega ubezpieczeniom społecznym ani obowiązkowo, ani dobrowolnie. Dzięki temu naliczenie należnego obcokrajowcowi wynagrodzenia nie jest trudne. Przede wszystkim należy ustalić kwotę podatku do przekazania urzędowi skarbowemu. Podatek dochodowy pobiera się w formie ryczałtu w wysokości 20 proc. przychodu. Ta forma opodatkowania nie przewiduje żadnych składników zmniejszających przychód. Kryterium decydującym o wysokości podatku jest wyłącznie kwota otrzymanego przychodu i to ona stanowi podstawę obliczenia podatku.

Obcokrajowiec z tytułu zatrudnienia na podstawie umowy o dzieło otrzymał w czerwcu wynagrodzenie w kwocie 5 tys. zł.

Osiągnięty przez niego przychód nie będzie stanowił podstawy wymiaru składek. A zatem, aby obliczyć kwotę do wypłaty, należy jedynie ustalić wysokość zaliczki na podatek dochodowy. Wyniesie ona 1 tys. zł (5000 zł x 20 proc. = 1000 zł). Następnie wynagrodzenie brutto pomniejszamy o zryczałtowany podatek. Oznacza to, że kwota do wypłaty będzie równa 4 tys. zł (5000 zł – 1000 zł = 4000 zł).

O wiele bardziej skomplikowane jest już rozliczenie wynagrodzenia obcokrajowca, który wykonuje w firmie swoje zadania na podstawie umowy-zlecenia.

Zleceniobiorcy bowiem obowiązkowo podlegają ubezpieczeniom społecznym. Co więcej, obowiązek ten nie jest uzależniony od obywatelstwa. Nie ma też znaczenia, czy taki pracownik przebywa w Polsce na stałe, czy czasowo. Trzeba pamiętać o obowiązującej zasadzie, zgodnie z którą, obcokrajowcy - zleceniobiorcy podlegają ubezpieczeniu zdrowotnemu, gdy:

- posiadają obywatelstwo państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (UE/EOG) i zamieszkują na terytorium państwa członkowskiego UE/EOG,

- nie posiadają obywatelstwa państwa UE/EOG, ale przebywają na terytorium Polski na podstawie wizy pobytowej w celu wykonywania pracy, zezwolenia na zamieszkanie na czas oznaczony, zezwolenia na osiedlenie się, zgody na pobyt tolerowany lub posiadające status uchodźcy nadany w Polsce albo korzystające z ochrony czasowej na jej terytorium,

- legalnie mieszkają na terytorium państwa UE/EOG innego niż Polska ale nie posiadają obywatelstwa tego kraju.

W przypadku naliczania wynagrodzenia z tytułu umowy-zlecenia zawartej z cudzoziemcem, która podlega ubezpieczeniom, w pierwszej kolejności ustalamy składki społeczne i składkę zdrowotną. Dopiero później można przystąpić do obliczania podatku. Podatek dochodowy pobiera się w formie ryczałtu w wysokości 20 proc. przychodu. Jednak w przeciwieństwie do tradycyjnych umów zlecenia, w tym przypadku przychód przed opodatkowaniem nie podlega pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne, a podatek o składki na ubezpieczenie zdrowotne. Płatnik jest zobowiązany pobrać zryczałtowany podatek od kwoty przychodu.

Cudzoziemiec w maju był zatrudniony na podstawie umowy zlecenia. Z tego tytułu otrzymał wynagrodzenie w kwocie 6 tys. zł. Zakładając, że nie posiada on certyfikatu rezydencji ani nie podlega ubezpieczeniu zdrowotnemu, to jego przychód stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne.

Każda osoba zatrudniona w Polsce na podstawie umowy-zlecenia, bez względu na to, jakie ma obywatelstwo, jest obowiązkowo objęta ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi. Ubezpieczenie chorobowe ma charakter dobrowolny.

Z kolei wypadkowe jest opłacane tylko, gdy osoba wykonuje swoją pracę w siedzibie lub miejscu prowadzenia działalności zleceniodawcy.