Możemy dać zatrudnionemu, na jego wniosek, urlop bezpłatny. Często zainteresowany bierze go w celu świadczenia w tym czasie pracy dla innego zakładu. Taki urlop ustalamy niejako w porozumieniu z tą drugą firmą, a podwładny musi wyrazić zgodę na piśmie. Wynika tak z art. 174 i 174

1

kodeksu pracy. W trakcie urlopu wciąż zachowuje status naszego pracownika, choć wzajemne prawa i obowiązki ulegają zawieszeniu (nie wypłacamy mu np. wynagrodzenia). Podobnie wygląda jego pozycja ubezpieczeniowa. Za urlopowanego nie regulujemy bowiem żadnych składek do ZUS, co nie znaczy jednak, że ubywa nam wszystkich formalności.

O przerwie w opłacaniu składek musimy poinformować zakład, składając za niego imienny raport ZUS RSA z kodem pracowniczym 01 10 xx oraz kodem świadczenia/przerwy 111. Druk ten przekazujemy za każdy miesiąc pobytu naszego podwładnego na urlopie bezpłatnym. Wykazywana w nim przerwa „od – do” nie może wykraczać poza miesiąc kalendarzowy, którego raport dotyczy. Nie może być ani wcześniejszy, ani późniejszy, musi obejmować wyłącznie ten miesiąc >>patrz niżej przykład 1.

Jeżeli pracownik przez cały miesiąc przebywał na urlopie bezpłatnym i nie uiściliśmy mu wtedy wynagrodzenia, składamy za niego tylko raport ZUS RSA. Nie przekazujemy natomiast zerowego raportu ZUS RCA z zerową podstawą wymiaru oraz zerowymi składkami na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Osoba korzystająca z urlopu bezpłatnego nie podlega ubezpieczeniu zdrowotnemu. Prawo do świadczeń zdrowotnych ustaje po upływie 30 dni od wygaśnięcia obowiązku ubezpieczenia. Tym samym jeszcze przez 30 dni po przejściu na urlop zachowuje prawo do darmowych usług medycznych. Potem traci ochronę ubezpieczeniową z tytułu stosunku pracy. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy w trakcie udzielonego przez nas urlopu podejmie inne zajęcie, np. zlecenie (o czym piszemy niżej). Członek rodziny może go zgłosić do tego ubezpieczenia pod warunkiem, że urlopowany jest jego:

>> dzieckiem, dzieckiem małżonka, przysposobionym, wnukiem albo dzieckiem obcym z ustanowioną opieką czy przyjętym w ramach rodziny zastępczej do ukończenia:

– 18 lat,

– 26 lat, jeżeli nadal się kształci,

– bez ograniczenia wieku, gdy ma orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności lub inne traktowane na równi,

>> małżonkiem,

>> wstępnym pozostającym z nim we wspólnym gospodarstwie domowym.

Najczęściej więc do ubezpieczenia zdrowotnego pracownika zgłasza współmałżonek. Jeżeli więc żona pracuje, a mąż korzysta z urlopu bezpłatnego, powinna go zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego jako członka rodziny. Odbywa się to za pośrednictwem płatnika, czyli pracodawcy żony, który składa do ZUS raport ZUS ZCNA. Po zakończeniu urlopu, gdy mąż ponownie ma własny tytuł do ubezpieczenia zdrowotnego, małżonka powinna za pośrednictwem swojego pracodawcy wyrejestrować go z ubezpieczenia zdrowotnego jako członka rodziny. Do wyrejestrowania służy druk ZUS ZCNA.

Zatrudniony będący na urlopie bezpłatnym czasami sam powinien się zatroszczyć o zgłoszenie do Narodowego Funduszu Zdrowia. Musi to uczynić, jeśli jest osobą samotną; nie przysługuje mu wówczas status członka rodziny. Ma wtedy prawo dobrowolnie ubezpieczyć się na podstawie pisemnego wniosku złożonego w oddziale NFZ.

Wiąże się to jednak z koniecznością opłacania za każdy miesiąc składki zdrowotnej. Podstawę jej wymiaru stanowi deklarowany miesięczny dochód, ale nie niższy od przeciętnego wynagrodzenia w przedsiębiorstwach z poprzedniego kwartału, włącznie z wypłatami z zysku. Od takiej podstawy opłaca się 9 proc. składki.

Ubezpieczeniem zdrowotnym osoba ta zostanie objęta z dniem określonym w umowie zawartej z Narodowym Funduszem Zdrowia, a kończy się ono z dniem rozwiązania umowy lub po upływie miesiąca nieprzerwanej zaległości w opłacaniu składek.

Pan Mirosław przebywał na urlopie bezpłatnym od 1 do 10 kwietnia br. Pracodawca składa za niego za ten miesiąc m.in. raport ZUS RSA z kodem tytułu do ubezpieczeń 01 10 xx, podając okres 01.04 – 10.04 i kod świadczenia/przerwy 111 (urlop bezpłatny). Gdyby zapomniał to zrobić, nie wolno mu ująć kwietniowego urlopu bezpłatnego w dokumencie ZUS RSA za maj. Musiałby więc złożyć ZUS RSA za kwiecień w trybie korekty.

Osoba korzystająca z urlopu bezpłatnego ma prawo wykonywać inne zajęcia. Jej sytuacja w zakresie opłacania składek ZUS różni się w zależności od umowy, której się podejmie

Jeżeli zatrudni się na podstawie umowy o dzieło, to nie jest ona tytułem do żadnych ubezpieczeń – ani społecznych, ani zdrowotnego. Nie ma też znaczenia to, czy kontrakt ten wykonuje dla nas (macierzystego pracodawcy), czy dla obcego podmiotu.

Inaczej wygląda to przy zleceniu, jakie zatrudniony zawiera w trakcie udzielonego przez nas urlopu bezpłatnego. Jest ono jedynym tytułem do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego, a zainteresowany podlega z tego tytułu obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym, wypadkowemu, jeżeli zlecenie wykonuje w siedzibie lub miejscu prowadzenia działalności przez zleceniodawcę, zdrowotnemu oraz dobrowolnie – chorobowemu. Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi przychód otrzymywany w związku z wykonywaniem zlecenia.

Co więcej, nie traktujemy go w tym okresie jako własnego pracownika.Nie stosujemy bowiem w tym wypadku art. 8 ust. 2a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.). Zgodnie z tym przepisem za pracownika uważamy także osobę wykonującą umowy agencyjną, zlecenia, inną o świadczenie usług, do której – zgodnie z kodeksem cywilnym – odnoszą się regulacje o zleceniu, albo umowę o dzieło zawarte z własnym pracodawcą lub świadczone na jego rzecz. Wbrew tej zasadzie zlecenia zawartego z podwładnym wysłanym na urlop bezpłatny nie traktujemy jako umowy o pracę, lecz właśnie jako zlecenie. Dlatego urlopowanego zgłaszamy do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego na formularzu ZUS ZUA z kodem tytułu ubezpieczenia rozpoczynającym się cyframi 04 xx xx.

Jeżeli zlecenie opiewa na dłużej niż np. 12 miesięcy, a urlop bezpłatny trwał tylko sześć miesięcy i po tym okresie zatrudniony wraca do pracy i nadal wykonuje (równocześnie) zlecenie dla obcego zakładu, dochodzi do zbiegu tytułów do ubezpieczeń, czyli umowy o pracę oraz umowy-zlecenia.

Pan Jan jest zatrudniony na pełny etat w spółce A. Od 1 stycznia 2008 r. przebywa na urlopie bezpłatnym udzielonym do końca maja. W tym okresie zawiera umowę-zlecenie na okres od 1 kwietnia do 31 grudnia 2008 r. ze spółką B. Od 1 kwietnia do 31 maja br. podlega on ze zlecenia obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym, wypadkowemu (pracę świadczy w miejscu lub siedzibie prowadzenia działalności przez zleceniodawcę), zdrowotnemu oraz przystąpił do dobrowolnego chorobowego. Od 1 czerwca do 31 grudnia br. zostanie natomiast obowiązkowo objęty ubezpieczeniami ze stosunku pracy, a ubezpieczenia emerytalne i rentowe ze zlecenia staną się dobrowolne. Obowiązkowa z tego tytułu będzie jedynie składka zdrowotna. W takim wypadku płatnik (zleceniodawca) powinien go zgłosić do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego na druku ZUS ZUA z kodem 04 11 xx. Ma go także wyrejestrować z ubezpieczeń na formularzu ZUS ZWUA, podając jako datę ustania ubezpieczeń 01.06.2008. Od 1 czerwca zleceniobiorcę zgłaszamy wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego na formularzu ZUS ZZA, jeśli ze zlecenia nie chce podlegać dobrowolnym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.

Pan Tomasz pracuje na cały etat w spółce A. Od 1 maja 2007 r. do 30 kwietnia 2008 r. ma urlop bezpłatny. Ta sama firma zatrudniła go na zlecenie na okres od 1 kwietnia do końca maja br. Spółka powinna złożyć druk ZUS ZUA z kodem tytułu do ubezpieczeń ze zlecenia 04 xx xx, zgłaszając go do ubezpieczeń jako zleceniobiorcę, czyli do obowiązkowych emerytalnego, rentowych, wypadkowego i zdrowotnego. Pan Tomasz nie przystąpił natomiast do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego.

Wróci do pracy 1 maja, a w tym miesiącu będzie wykonywał jednocześnie umowę o pracę i zlecenie. Od 1 maja świadczy zlecenie na rzecz własnego pracodawcy i nie jest to już odrębny tytuł do ubezpieczeń. Wobec tego płatnik powinien za niego złożyć formularz ZUS ZWUA z kodem tytułu do ubezpieczeń ze zlecenia, wyrejestrowując go ze wszystkich ubezpieczeń, do których zgłosił go ze zlecenia. Wynagrodzenie ze zlecenia wykonywanego w kwietniu w wysokości 1000 zł wypłacił mu w maju, kiedy to pracownik otrzymał też 2000 zł wynagrodzenia z etatu. Za kwiecień płatnik składa za niego raporty:

>> ZUS RSA z kodem pracowniczym, wykazując urlop bezpłatny 01.04 – 30.04 oraz kod świadczenia/przerwy 111 (urlop bezpłatny),

>> ZUS RCA z kodem zlecenia 04 11 00, podając zerową podstawę wymiaru i zerowe kwoty składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.Za maj przekazuje za pana Tomasza:

>> ZUS RCA z kodem pracowniczym, wpisując w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne 2000 zł i naliczając od tej kwoty składki na ubezpieczenia społeczne, a zdrowotną od podstawy 1725,80 zł (2000 zł – 274,20 zł składek na ubezpieczenia społeczne finansowanych ze środków ubezpieczonego),

>> ZUS RCA z kodem 30 00 xx, rozliczając składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne od przychodu ze zlecenia za kwiecień wypłaconego w maju; wykazując w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne 1000 zł, na zdrowotne 887,40 zł (1000 zł – 102,60 zł składek na ubezpieczenia społeczne finansowane ze środków ubezpieczonego).

Gdy pracownik przebywa na urlopie bezpłatnym i w tym okresie rozpoczyna prowadzenie działalności gospodarczej, także z niej podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym, wypadkowemu i zdrowotnemu, a dobrowolnie chorobowemu. Oczywiście są one obligatoryjne wyłącznie wtedy, gdy nie ma innego tytułu do ubezpieczeń. Gdy urlop bezpłatny skończy się i pracownik wróci do pracy a działalność gospodarczą nadal będzie prowadził, wówczas z niej składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe staną się dobrowolne (gdy wynagrodzenie pracownika będzie równe co najmniej minimalnemu), a obowiązkowa stanie się wyłącznie składka zdrowotna.

Nawet urlop bezpłatny udzielony na kilka dni powoduje, że w tym czasie pracownik nie podlega żadnym ubezpieczeniom ze stosunku pracy. Tym samym składki należy opłacać z innego tytułu (niż umowa o pracę), który ma równocześnie.

Pan Jan jest zatrudniony od 1 stycznia 2008 r. w spółce A na umowę o pracę, za wynagrodzeniem 2000 zł miesięcznie. Równocześnie prowadzi samodzielnie działalność gospodarczą, z tytułu której odprowadza wyłącznie składki zdrowotne. Od 28 do 30 kwietnia przebywał na urlopie bezpłatnym. Dlatego od 1 do 27 kwietnia podlega obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym z etatu, a z działalności gospodarczej jest obligatoryjna tylko składka zdrowotna. Od 28 do 30 kwietnia podlega natomiast obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym, wypadkowemu oraz oczywiście zdrowotnemu z racji działalności gospodarczej. Ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne.

Pan Jan powinien złożyć formularz ZUS ZWUA i wyrejestrować się z ubezpieczenia zdrowotnego, podając jako datę ustania ubezpieczeń 28 kwietnia. Równocześnie z tym samym dniem (28 kwietnia) ma się zgłosić na druku ZUS ZUA do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego, rentowych, wypadkowego, zdrowotnego oraz ewentualnie do dobrowolnego chorobowego z tytułu działalności gospodarczej. Jeżeli od 1 maja wraca do pracy, powinien wyrejestrować się na formularzu ZUS ZWUA z działalności i zgłosić się z niej tylko do ubezpieczenia zdrowotnego. Za kwiecień pan Jan, oprócz opłacenia z działalności składki zdrowotnej, od 28 do 30 kwietnia musi opłacić składki na ubezpieczenia społeczne. Te za kwiecień powinien naliczyć od podstawy 173,99 zł [(1739,90 zł : 300 x 3 dni], gdy jego minimalna podstawa to 60 proc. przeciętnego wynagrodzenia lub od 33,78 zł [(337,80 zł : 30) x 3 dni], gdy jego minimalna podstawa wynosi 30 proc. minimalnego wynagrodzenia.