Rozliczamy zasiłek macierzyński w formularzach ubezpieczeniowych

Naliczamy bowiem za te osoby składki emerytalne i rentowe z tytułu samego pobierania zasiłku macierzyńskiego, jeżeli nie mają ustalonego prawa do emerytury lub renty bądź innych tytułów rodzących obowiązek ubezpieczeń. Dlatego – by wiedzieć, jak je rozliczać z ZUS – musimy odbierać od nich odpowiednie oświadczenia. Zacznijmy jednak od początku.

Do urlopu wychowawczego (pisaliśmy o nim tydzień temu w ramach cyklu) mają wyłącznie prawo pracownicy. Zasiłek macierzyński przysługuje szerszym grupom zawodowym, np. zatrudnionym, zleceniobiorcom, chałupnikom i osobom prowadzącym indywidualną działalność gospodarczą. Aby go uzyskać, trzeba podczas ubezpieczenia chorobowego lub urlopu wychowawczego:

- urodzić dziecko,

- przyjąć na wychowanie w ramach rodziny zastępczej, z wyjątkiem zawodowej niespokrewnionej z pociechą, lub z zamiarem adopcji malucha do 7 lat lub nawet 10 – w razie odroczenia obowiązku szkolnego

– i wystąpić do sądu opiekuńczego o jego przysposobienie, w ramach rodziny zastępczej.

Wynika tak z art. 29 ust. 1 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn. DzU z 2005 r. nr 31, poz. 267 ze zm.)

Podkreślamy jednak, że osoby podlegające dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu (tu zleceniobiorca, chałupnik i przedsiębiorca) nabywają zasiłek macierzyński pod warunkiem, że zgłoszą się do tego ubezpieczenia. Gdy do niego przystąpią i spełnią któryś z wymienionych wymogów, otrzymają świadczenie. Dodatkowo dostaną je bez okresu wyczekiwania, czyli bez potrzeby wykazania się pewnym nieprzerwanym okresem ubezpieczenia. Dotyczy to zarówno pracowników, jak i objętych dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym.

Płatnicy mają obowiązek rozliczać składki za osoby, którym wypłacają zasiłki macierzyńskie. Płatnikami jesteśmy my (pracodawcy, zleceniodawcy, nakładcy), gdy 30 listopada poprzedniego roku zgłaszaliśmy do ubezpieczenia chorobowego ponad 20 osób. W takiej sytuacji sami wypłacamy świadczenia chorobowe, w tym opisane zasiłki, swojej załodze. Nie oznacza to jednak, że je finansujemy – wrzucamy w ciężar składek uiszczonych za cały personel w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA za miesiąc, kiedy je przekazaliśmy. Dla osób zatrudnionych w mniejszych firmach (które zgłaszały 30 listopada poprzedniego roku do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 osób) płatnikiem jest ZUS, podobnie jak i dla indywidualnych biznesmenów. Za osoby pobierające zasiłki macierzyńskie wykazujemy tylko należne składki emerytalne i rentowe w odpowiednich dokumentach rozliczeniowych, ale ich nie regulujemy. Są bowiem finansowane z budżetu państwa.

Zatrudniane osoby, które pobierają zasiłek macierzyński, jesteśmy zobowiązani zgłosić do ubezpieczeń z tytułu zasiłku w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA. Nie składamy za nich odrębnych zgłoszeń do ubezpieczeń na formularzu ZUS ZUA. Zanim to uczynimy, musimy ich wypytać, czy nie mają ustalonego prawa do emerytury lub renty bądź innych tytułów do obowiązkowych ubezpieczeń. Dopóki nie złożą nam takiego oświadczenia, dopóty nie powinniśmy ich ujmować w raportach składkowych. Kiedy przyślą oświadczenie o spełnianiu wymienionych warunków, składki emerytalne i rentowe wykazujemy za nie co miesiąc w druku ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 12 40 xx. Na dokumencie tym ujmujemy podstawę wymiaru składek (kwota zasiłku) i same składki. Oprócz tego musimy za nie przekazać imienne raporty miesięczne ZUS RSA o przerwie w opłacaniu składek emerytalnych i rentowych z racji umowy o pracę, zlecenia czy chałupnictwa. Chodzi o tytuł, z którego nabyły prawo do zasiłku.

Zatrudnionego, który pobiera zasiłek macierzyński, wykazujemy zwykle w kilku raportach z naliczonymi składkami. Należności tych nie pokrywamy jednak z własnej kieszeni

Jak podałem, zasiłkobiorcy podlegają składkom emerytalnym i rentowym, jeśli nie mają ustalonego prawa do emerytury lub renty oraz innych tytułów rodzących obowiązek takich ubezpieczeń. Renta to świadczenie pieniężne z systemu ubezpieczenia społecznego realizowanego w naszym kraju przez ZUS i KRUS bądź z zaopatrzenia emerytalnego, np. żołnierzy zawodowych czy funkcjonariuszy policji. Nie ma przy tym znaczenia, czy pochodzi z polskiego, czy zagranicznego systemu. Nie zaliczamy tu zatem wypłacanej na podstawie przepisów prawa cywilnego renty wyrównawczej lub socjalnej.

Składka emerytalna wynosi 19,52 proc. podstawy wymiaru, a rentowe 6 proc. Naliczamy je od wypłaconego zasiłku macierzyńskiego – od pełnej kwoty, przed potrąceniem zaliczki na podatek dochodowy. Gdy osoba pobierająca zasiłek zawiera np. umowę-zlecenie, podstawą jest zasiłek macierzyński za okres, kiedy nie miała innego tytułu do ubezpieczeń. Gdy przebywa już na zasiłku, ale w danym miesiącu go nie dostała (np. płatnik spóźnił się z wypłatą), składamy za nią raport ZUS RCA z zerową podstawą wymiaru i zerowymi kwotami składek emerytalnej i rentowymi. Oczywiście jeśli spełniała wtedy warunki do podlegania ubezpieczeniom z tytułu zasiłku.

Pani Anna ma umowę o pracę i dodatkowo gdzie indziej zlecenie. Wynagrodzenie z etatu przewyższa minimalne, a więc z umowy cywilnej podlega tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu. Urodziła dziecko 1 kwietnia i nabyła prawo do zasiłku macierzyńskiego z racji zatrudnienia pracowniczego. Zlecenie zakończyła dopiero 7 kwietnia. Pracodawca 30 kwietnia wypłacił jej 1800 zł zasiłku. Podstawę wymiaru składek emerytalnej i rentowych stanowi zasiłek przysługujący za okres 8 – 30 kwietnia. Liczymy ją:

– szacując stawkę dzienną świadczenia: 1800 zł zasiłku za cały miesiąc : 30 dni kwietnia = 60 zł zasiłku za jeden dzień,

– mnożąc przez liczbę dni podlegania ubezpieczeniom z racji zasiłku: 60 zł x 23 dni = 1380 zł.

Składka emerytalna za kwiecień wynosi zatem 269,38 zł (1380 zł x 19,52 proc.), a rentowe 82,80 zł (1380 zł x 6 proc.). Za kwiecień szef składa za kobietę raporty:

- ZUS RSA z kodem pracowniczym 01 10 xx, wykazując okres 1.04 – 30.04, liczbę dni zasiłkowych 30, kwotę wypłaconego zasiłku 1800 zł oraz kod świadczenia/przerwy 311 (zasiłek macierzyński),

- ZUS RSA z kodem 12 40 xx (zasiłek macierzyński), podając przerwę w opłacaniu składek z tytułu zasiłku 01.04 – 07.04 i kod świadczenia przerwy 350 (inne świadczenia/przerwy),

- ZUS RCA z kodem 12 40 xx (zasiłek macierzyński), wpisując w podstawie wymiaru 1380 zł i naliczając od tej kwoty składki emerytalne i rentowe.

Podstawa wymiaru składek emerytalnych i rentowych nie może w danym roku kalendarzowym przekroczyć tzw. trzydziestokrotności przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, czyli w bieżącym roku 85 290 zł. Ograniczenie to dotyczy wszystkich tytułów do ubezpieczeń, jakie posiadaliśmy w analizowanym roku kalendarzowym, w tym pobieranie zasiłku macierzyńskiego. Jeżeli więc prawo do zasiłku macierzyńskiego nabyła osoba, która osiągnęła już pułap trzydziestokrotności, w składnym za nią raporcie ZUS RCA z kodem 12 40 xx wykazujemy zerową podstawę wymiaru i zerowe składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Osoba pobierająca zasiłek macierzyński nie podlega z tego tytułu ani ubezpieczeniu chorobowemu i wypadkowemu, ani zdrowotnemu. Zachowuje jednak w tym czasie prawo do korzystania z darmowych świadczeń medycznych.

Pani Katarzyna prowadzi od pięciu lat salon kosmetyczno-fryzjerski. Zatrudnia dwie pracownice.

Z działalności podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym, wypadkowemu, zdrowotnemu i przystąpiła do dobrowolnego chorobowego. Urodziła dziecko 28 kwietnia i uzyskała prawo do zasiłku macierzyńskiego. Nie ma ustalonego prawa do emerytury lub renty oraz innych przychodów rodzących obowiązek ubezpieczeń. Podlega wobec tego od 28 kwietnia obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułu zasiłku. Składki te wykazuje za nią placówka ZUS, która wypłaca jej świadczenie (właściwa dla jej siedziby). W trakcie pobierania zasiłku z racji firmy nie musi opłacać za siebie składek na ubezpieczenia społeczne, ale zdrowotną musi.

Za kwiecień powinna złożyć za siebie raport ZUS RCA z kodem tytułu do ubezpieczeń 05 10 xx, zmniejszając proporcjonalnie składki na ubezpieczenia społeczne. Zdrowotną ustala od pełnej podstawy wymiaru, tj. od 2328,30 zł (75 proc. średniej płacy).

Pani Anna pobiera zasiłek macierzyński od 10 marca 2008 r. z racji stosunku pracy i z tego tytułu podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. W kwietniu – oprócz 2000 zł zasiłku macierzyńskiego – pracodawca wypłacił jej także 1000 zł nagrody za pierwszy kwartał.

Za kwiecień powinien za nią złożyć:

- ZUS RSA z kodem tytuł do ubezpieczeń 01 10 xx, wykazując okres 01.04 – 30.04, kwotę wypłaconego zasiłku 2000 zł oraz kod świadczenia/przerwy 311,

- ZUS RCA z kodem tytułu do ubezpieczeń 01 10 xx, naliczając składki na ubezpieczenia społeczne od 1000 zł, a na zdrowotne od 862,90 zł (1000 zł – 137,10 zł), gdzie 137,10 zł to składki na ubezpieczenia społeczne finansowane ze środków ubezpieczonego,

- ZUS RCA z kodem tytułu do ubezpieczeń zasiłku macierzyńskiego 12 40 xx, wpisując w podstawie wymiaru składek 2000 zł i naliczając od tej kwoty składki emerytalne i rentowe.

Pani Agnieszka jest zatrudniona na zlecenie, z którego jest objęta obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym, rentowymi, wypadkowym (pracę wykonuje w siedzibie firmy), zdrowotnym i przystąpiła do dobrowolnego chorobowego. Urodziła dziecko 14 kwietnia i nabyła prawo do zasiłku macierzyńskiego. W kwietniu szef wypłacił jej 1000 zł wynagrodzenia oraz 800 zł zasiłku macierzyńskiego. Kobieta nie ma ustalonego prawa do emerytury lub renty oraz innych tytułów do ubezpieczeń. Będąc na zasiłku, podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułu jego pobierania. Za kwiecień płatnik powinien za nią złożyć dokumenty:

- ZUS RSA z kodem tytułu do ubezpieczeń z umowy-zlecenia 04 11 xx, wykazując przerwę w opłacaniu składek 14.04 – 30.04, kwotę 800 zł i kod świadczenia przerwy 311,

- ZUS RCA z kodem tytułu do ubezpieczeń 04 11 xx, wpisując w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne 1000 zł i naliczając od tej kwoty wymienione składki, a zdrowotną – od tej kwoty pomniejszonej o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane ze środków zleceniobiorcy,

- ZUS RCA z kodem tytułu do ubezpieczeń z tytułu zasiłku macierzyńskiego 12 40 xx, podając w podstawie wymiaru składek emerytalnych i rentowych 800 zł i naliczając od tej kwoty wymienione składki.

Jeśli zasiłkobiorca podejmie się innego zajęcia, z tego właśnie tytułu podlega ubezpieczeniom. O dorabianiu sobie na boku musi nas powiadomić na piśmie

Gdy osoba przebywająca na zasiłku powiadomi nas o dodatkowych zarobkach z opóźnieniem, musimy złożyć korektę dokumentów rozliczeniowych.

Warto więc ją uczulić, aby informowała niezwłocznie. Wyjątek dotyczy sytuacji, gdy w trakcie pobierania świadczenia zatrudni się gdzieś na umowę o dzieło. Wtedy nie ma obowiązku podawania nam takiej informacji. Umowa o dzieło nie ma bowiem wpływu na podleganie ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z zasiłku, gdyż nie jest tytułem do ubezpieczeń. Wykonując umowę o dzieło, matka w dalszym ciągu podlega ubezpieczeniom z tytułu zasiłku, a od przychodu z tej umowy cywilnej nie odprowadzamy za nią żadnych składek.

Jeżeli zatrudnimy na zlecenie własną pracownicę, której udzieliliśmy urlopu macierzyńskiego, to musimy ją zgłosić do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego oraz opłacać wymienione składki. Zgłoszenia tego dokonujemy na druku ZUS ZUA z kodem tytułu do ubezpieczeń przypisanego do umowy-zlecenia. Oczywiście, w okresie wykonywania zlecenia nadal jej wypłacamy zasiłek macierzyński, ale nie wykazujemy od niego składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Gdy pobiera równocześnie dwa lub więcej zasiłków macierzyńskich, jest objęta ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi z tytułu każdego z nich. Taka sytuacja może wystąpić u zatrudnionych równocześnie na podstawie dwóch umów o pracę.

Pani Tamara, zatrudniona na połówce etatu z wynagrodzeniem 800 zł miesięcznie, pracuje równocześnie w innej firmie na zlecenie. Skoro wynagrodzenie z umowy o pracę jest niższe od minimalnego, podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym zarówno z umowy o pracę, jak i zlecenia. Jeśli urodziła dziecko i przystąpiła wcześniej do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego z umowy cywilnej, dostałaby dwa zasiłki macierzyńskie. Od każdego z nich płatnicy wykazywaliby odrębne składki emerytalne i rentowe.

Jeżeli w okresie pobierania zasiłku macierzyńskiego osoba podejmuje dodatkowe zatrudnienie, np. na zlecenie, wówczas nie podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułu zasiłku. Jest obejmowana obligatoryjnymi ubezpieczeniami z tytułu wykonywania zlecenia. Dotyczy to również prowadzącego działalność gospodarczą.

100 proc. średniego wynagrodzenia, pomniejszonego o składki finansowane z dochodów pracobiorcy, wynosi zasiłek macierzyński

Zakładamy, że pani Małgorzata jest zatrudniona na pełnym etacie i równocześnie prowadzi działalność gospodarczą w ramach spółki cywilnej. Z umowy o pracę podlega obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym oraz zdrowotnemu, a z biznesu wyłącznie zdrowotnemu. Urodziła 20 kwietnia i nabyła prawo do zasiłku macierzyńskiego z racji umowy o pracę. Dostała 30 kwietnia 1000 zł zasiłku i 2000 zł wynagrodzenia za pracę. Od 20 kwietnia podlega z tytułu działalności obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym, wypadkowemu, zdrowotnemu oraz dobrowolnie chorobowemu. Powinna się więc wyrejestrować z ubezpieczenia zdrowotnego z tytułu działalności na formularzu ZUS ZWUA, wpisując w polu „data ustania ubezpieczenia” 20.04.2008, a następnie zgłosić się z niej na druku ZUS ZUA do ubezpieczeń społecznych oraz zdrowotnego, podając w polu „data powstania obowiązku ubezpieczeń” 20.04.2008. W takiej sytuacji pracodawca nie wykazuje za nią składek emerytalnych i rentowych od zasiłku macierzyńskiego, gdyż kobieta ma w tym miesiącu inny tytuł do ubezpieczeń – prowadzenie działalności gospodarczej. Za kwiecień szef składa za nią imienne raporty miesięczne:

- ZUS RSA z kodem tytułu do ubezpieczeń 01 10 xx, wykazując wypłacony zasiłek i przerwę w opłacaniu składek z tytułu pobierania zasiłku,

- ZUS RCA z kodem pracowniczym, podając składki od uiszczonego wynagrodzenia.

Pracownik zleceniobiorca, nakładca, który nabędzie prawo do zasiłku macierzyńskiego, podlega tylko ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, Nie wykazujemy ani nie opłacamy za niego żadnych innych składek.

Za osobę prowadzącą działalność, która z działalności nabędzie prawo do zasiłku macierzyńskiego, składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od kwoty wypłacanego zasiłku nalicza ZUS. W trakcie pobierania zasiłku prowadzący działalność musi opłacać za siebie składkę zdrowotną. Wynika tak z art. 79 ust. 2, art. 81 ust. 2 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych. Nie ma obowiązku uiszczania tych składek, gdyby wyrejestrował działalność na czas przebywania na tym zasiłku.