Po uregulowaniu dużego długu wobec ZUS za lata 1999 – 2001 spółka uzyskała 26 lutego 2003 r. zaświadczenie o niezaleganiu ze składkami. Nagle w ubiegłym roku ZUS zażądał od członków jej zarządu 16 tys. zł zaległych składek emerytalnych za 2000 r. oraz 400 zł zdrowotnych plus odsetki. Nie chciał przedstawić księgowań, na podstawie których sporządził zaświadczenie o niezaleganiu ze składkami. Udostępnił je dopiero sądowi, do którego spór trafił. Wynika z niego, że pomylił się pracownik ZUS, gubiąc w rachunkach 10 tys. zł. Członkowie zarządu spółki, będący teraz jej likwidatorami, nie mogą zamknąć firmy i ponoszą koszty jej prowadzenia. Dlaczego za błąd urzędnika mają odpowiadać tylko oni? Dodam, że zobowiązania powstały, zanim zostali członkami zarządu spółki

– pisze czytelnik DF.

ZUS nie ma prawa przenieść w takiej sytuacji odpowiedzialności za długi składkowe spółki na członków jej zarządu urzędujących wtedy, kiedy powstały zobowiązania. Stanowi tak z art. 118 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn. DzU z 2005 nr 8, poz. 60 ze zm.). A część ordynacji dotyczącą odpowiedzialności osób trzecich za zobowiązania podatkowe stosujemy odpowiednio do należności z tytułu składek. Wynika tak z art. 31 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.); ustawa. ZUS nie może wydać decyzji o odpowiedzialności osoby trzeciej, jeśli minęło pięć lat od końca roku kalendarzowego, kiedy powstał dług. Opisane zadłużenie dotyczy tymczasem 2000 r.; upłynęło już zatem owe pięć lat. Nie wolno mu tym bardziej prowadzić egzekucji z osobistego majątku osób, które zasiadały w zarządzie już po powstaniu zaległości (jak w tej sytuacji). Ma też zakaz dochodzenia roszczeń przeciwko członkom zarządu spółki z o.o. przed sądem na podstawie art. 299 kodeksu spółek handlowych. Jest to dopuszczalne, jeśli zobowiązanie powstało przed wejściem w życie art. 31 ustawy, co potwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 20 maja 2004 r. (IV CK 376/2003). Opisane długi powstały tymczasem po jej wejściu; wolno ich zatem dochodzić wyłącznie z majątku spółki.

Wątpliwości budzi też rozksięgowanie wpłacanych kwot przez spółkę. Każdą wpłatę na poczet zaległych składek ZUS powinien rozliczyć proporcjonalnie na należność główną (czyli składki) oraz na odsetki. Potwierdza to art. 55 § 1 ordynacji podatkowej w związku z art. 31 ustawy, ale szczegółowe zasady określa rozporządzenie Rady Ministrów z 30 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, wypłaconych zasiłków z ubezpieczeń chorobowego i wypadkowego, zasiłków rodzinnych, pielęgnacyjnych i wychowawczych oraz kolejności zaliczania wpłat składek na poszczególne fundusze (DzU nr 165, poz. 1197 ze zm.). W świetle § 4 ust. 2 rozporządzenia ZUS rozlicza wpłacone składki na koncie płatnika i ewidencjonuje na koncie ubezpieczonego za dany miesiąc kalendarzowy na podstawie rozliczeniowej deklaracji pierwszorazowej lub korygującej oraz imiennych raportów miesięcznych złożonych przez płatnika. Kieruje się przy tym oznaczeniem dokonanym przez pracodawcę na dokumencie płatniczym. ZUS nie może dowolnie zmieniać sposobu rozksięgowania wpłaty. Powinien ją rozliczyć wedle woli płatnika. Rozporządzenie dopuszcza kilka sytuacji, kiedy księgowania mogą przebiegać odmiennie, ale nie nastąpiło to w opisanej sytuacji.

Obecnie więc toczy się spór przed sądem. Opisani członkowie zarządu występują w niej jako reprezentanci spółki. Powinni podnieść zarzut przedawnienia, ponieważ długi powstałe przed 1 stycznia 2003 r. przedawniały się po pięciu latach. Mogą też wnosić o nieobciążanie spółki odsetkami za zwłokę od dnia powstania zaległości do dnia ich ujawnienia. Cały ten galimatias spowodował nieuważny urzędnik, wydając zaświadczenie o niezaleganiu ze składkami. Spółka miała więc prawo przypuszczać w dobrej wierze, że nie ma zaległości wobec ZUS, tym bardziej że ich ujawnienie nie wiązało się z przeprowadzonym postępowaniem kontrolnym czy składanymi korektami dokumentów. Było jedynie wynikiem ponownej weryfikacji przez ZUS konta płatnika na podstawie tych samych dokumentów, którymi ZUS dysponował w chwili wystawienia zaświadczenia. Samo zawinienie urzędnika nie zwalnia, oczywiście, spółki z obowiązku zapłaty zaległych składek. Jest jednak szansa, że sąd podzieli argumentację dotyczącą przedawnienia albo przynajmniej zmniejszy zobowiązania odsetkowe. Płatnik chciał bowiem spłacić zadłużenie, lecz ZUS poinformował, że już go nie ma.

Jeśli spółka przegra sprawę, a nie posiada już żadnego majątku, może wystąpić do sądu z wnioskiem o ogłoszenie upadłości. Zgodnie bowiem z art. 13 ust. 1 prawa upadłościowego z 28 lutego 2003 r. (DzU nr 60, poz. 535 ze zm.) sąd oddala taki wniosek, gdy majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania. Okoliczność ta stanowi jedną z przesłanek do umorzenia zaległych składek. Warto zauważyć, że obok niej wystąpią także inne warunki umorzenia, jak:

- zaprzestanie prowadzenia działalności przy jednoczesnym braku majątku, z którego można egzekwować należności, następców prawnych czy możliwości przeniesienia odpowiedzialności na osoby trzecie w rozumieniu ordynacji podatkowej,

- niezaspokojenie należności w zakończonym postępowaniu likwidacyjnym,

- pewność, że w postępowaniu nie uzyska się kwot przekraczających wydatki egzekucyjne.

Po oddaleniu wniosku wolno zatem wystąpić do ZUS z wnioskiem o umorzenie. Zastrzegam jednak, że ZUS nie musi się na to godzić mimo całkowitej nieściągalności, ale może dalej próbować ich dochodzić. Oznaczałoby to jednak utrzymywanie wirtualnego zadłużenia.

Prostszym wariantem jest dokończenie postępowania likwidacyjnego i – jeżeli brakuje jakiegokolwiek majątku na zaspokojenie roszczeń ZUS – wystąpienie o wykreślenie spółki z rejestru. Drogę taką dopuścił SN m.in. w postanowieniu z 5 grudnia 2003 r. (IV CK 256/2002), stwierdzając, że zakończeniu postępowania likwidacyjnego nie stoi na przeszkodzie brak zaspokojenia wierzycieli spółki. Inaczej, gdyby przyjąć przeciwną teorię, utrzymywalibyśmy byt spółki, która utraciła całkowicie zdolność prowadzenia działalności gospodarczej i jakiekolwiek perspektywy wywiązania się z zobowiązań. Zdaniem SN likwidacja kończy się wtedy, gdy sprawozdanie likwidacyjne poświadczy brak składników majątkowych. Podobnie brzmią również postanowienia z 18 grudnia 1996 r. (I CKN 20/96) oraz z 8 stycznia 2002 r. (I CKN 752/99). Należy więc rozważyć celowość kontynuowania spółki, która nie prowadzi żadnej działalności. W tej sytuacji wydaje się, że najlepszym wyjściem byłoby dokończenie postępowania likwidacyjnego i, po zatwierdzeniu przez zgromadzenie wspólników ostatecznych rachunków, ogłoszenie sprawozdania likwidacyjnego, a następnie złożenie go sądowi rejestrowemu z jednoczesnym zgłoszeniem wniosku o wykreślenie spółki. W takich okolicznościach ZUS będzie musiał odpisać zadłużenie z konta spółki.