Obowiązek złożenia tych formularzy mają płatnicy, którzy spełniają łącznie następujące warunki:

- zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego w poprzednim roku średnio miesięcznie co najmniej dziesięć osób,

- byli zgłoszeni w ZUS nieprzerwanie od 1 stycznia do 31 grudnia bieżącego roku i co najmniej jeden dzień w styczniu 2008 r.,

- podlegają wpisowi do rejestru REGON.

Informację ZUS IWA płatnik przekazuje w takiej samej formie, jak dokumenty ubezpieczeniowe. Jeżeli jest zobowiązany do przekazywania dokumentów poprzez teletransmisję danych, tak też przekazuje ZUS IWA. Uprawnieni do składania ZUS IWA w formie papierowej (na formularzu według ustalonego wzoru lub w formie wydruku z aktualnego programu Płatnik albo z oprogramowania zgodnego z wymaganiami określonymi przez ZUS) składają ją do terenowej jednostki organizacyjnej ZUS właściwej dla swojej siedziby. Wysyłający informację przesyłką pocztową powinni na opakowaniu umieścić napis ZUS IWA.

Wypełniając ZUS IWA, należy zwrócić szczególną uwagę na pole 01 w bloku IV „rodzaj działalności według PKD”, gdzie podajemy pełny pięcioznakowy kod PKD, z którym płatnik był ujęty w rejestrze REGON 31 grudnia 2007 r.