Obowiązek złożenia tych formularzy mają płatnicy, którzy spełniają łącznie następujące warunki:
- zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego w poprzednim roku średnio miesięcznie co najmniej dziesięć osób,
- byli zgłoszeni w ZUS nieprzerwanie od 1 stycznia do 31 grudnia bieżącego roku i co najmniej jeden dzień w styczniu 2008 r.,
- podlegają wpisowi do rejestru REGON.
Informację ZUS IWA płatnik przekazuje w takiej samej formie, jak dokumenty ubezpieczeniowe. Jeżeli jest zobowiązany do przekazywania dokumentów poprzez teletransmisję danych, tak też przekazuje ZUS IWA. Uprawnieni do składania ZUS IWA w formie papierowej (na formularzu według ustalonego wzoru lub w formie wydruku z aktualnego programu Płatnik albo z oprogramowania zgodnego z wymaganiami określonymi przez ZUS) składają ją do terenowej jednostki organizacyjnej ZUS właściwej dla swojej siedziby. Wysyłający informację przesyłką pocztową powinni na opakowaniu umieścić napis ZUS IWA.
