Inspektor kontroli robi to:
– przechowując je u płatnika składek w oddzielnym, zamkniętym i opieczętowanym pomieszczeniu,
– opieczętowując i oddając na przechowanie płatnikowi lub jego pracownikowi za potwierdzeniem odbioru,
– zabierając do oddziału ZUS za potwierdzeniem odbioru.
O wykorzystaniu zabezpieczonej dokumentacji decyduje inspektor ZUS. Przed zwolnieniem tych dowodów płatnik może jednak pisemnie poprosić o udostępnienie mu zabezpieczonych dokumentów. Na tej podstawie w obecności inspektora kontroli przegląda papiery. ZUS musi zapewnić warunki umożliwiające płatnikowi korzystanie z zabezpieczonej dokumentacji (art. 90 ust. 6 ustawy o sus).
- żądać udzielania informacji przez płatnika i ubezpieczonego
Na żądanie inspektora kontroli płatnik składek i ubezpieczony muszą składać wyjaśnienia oraz udzielać inspektorowi niezbędnych informacji.
- legitymować osoby, aby ustalić ich tożsamość, jeśli jest to niezbędne przy kontroli
- przesłuchiwać świadków
- przesłuchiwać płatnika składek i ubezpieczonego, jeżeli z powodu braku lub po wyczerpaniu innych środków dowodowych pozostały niewyjaśnione okoliczności mające znaczenie dla postępowania kontrolnego
Określonym w art. 87 ustawy o sus uprawnieniom inspektora ZUS odpowiadają obowiązki płatnika. Ma on je realizować bezpłatnie. Oznacza to, że wszelkie koszty związane z wymaganiami z art. 88 ust. 1 ustawy o sus pokrywa płatnik.
Płatnicy składek muszą:
- udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z kontrolą, które są przechowywane u nich oraz u osób trzecich w związku z powierzeniem im niektórych czynności na podstawie odrębnych umów
Płatnik udostępnia inspektorowi księgi, dokumenty i inne dane związane z kontrolą. Jeżeli powierzył prowadzenie spraw ubezpieczeniowych innemu podmiotowi, również te dokumenty przedstawia inspektorowi. Ich kontrolę może on przeprowadzić w miejscu przechowywania tej dokumentacji.
W tym zakresie ustawa nie zawiera żadnych wskazówek ani ograniczeń. Należy więc przyjąć, że dokumenty sprawdza się w miejscu ich przechowywania, jeżeli jest to uzasadnione okolicznościami i nie pociąga za sobą dodatkowych kosztów oraz nie wydłuży postępowania kontrolnego. Inspektorowi wolno też wyznaczyć kontrolowanemu odpowiedni termin na przedstawienie dokumentacji.
- udostępniać do oględzin składniki majątku, których badanie wchodzi w zakres kontroli, jeżeli zalega z opłatą należności ze składek
- sporządzić i wydać kopie dokumentów związanych z kontrolą i określonych przez inspektora ZUS
- zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych, w tym udostępnić środki łączności, z wyjątkiem transportowych, oraz inne niezbędne środki techniczne do wykonania kontroli, którymi dysponuje
Udostępnienie przez płatnika środków technicznych i łączności musi wynikać z zakresu i celów postępowania kontrolnego. Jeżeli płatnik nie ma odpowiednich środków technicznych, kontrolę przeprowadza się w oddziale ZUS, do którego płatnik przynosi niezbędne dokumenty.
- udzielać wyjaśnień kontrolującemu
- przedstawić tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym swojej dokumentacji finansowo-księgowej i osobowej
Inspektor może zażądać, aby płatnik sporządził kopię dokumentacji. Jeżeli papiery finansowo-księgowe prowadzi w innym języku, musi je przetłumaczyć na polski. Ustawa nie wymaga, aby robił to tłumacz przysięgły.
Zakres kontroli określony w art. 86 ust. 2 ustawy o sus jest otwarty. Oznacza to, że sprawdzić wolno wykonywanie wszelkich obowiązków związanych z opłacaniem składek, a także inne zdarzenia związane z ubezpieczeniami.
- W wyroku z 23 lutego 2005 r. (II UKN 200/04) Sąd Najwyższy stwierdził, że gdy złożone przy zgłaszaniu do ubezpieczenia dokumenty nie budzą zastrzeżeń pod względem formalnym, osoba zgłoszona jest wpisana do rejestru ubezpieczonych. Ponieważ na podstawie samego zgłoszenia nie da rady stwierdzić, czy osoba ta ma tytuł do objęcia ubezpieczeniem, ustawa pozwala ZUS kontrolować płatników. Zgodnie z art. 86 ust. 2 ustawy o sus obejmuje to m.in. zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych. Właśnie w wyniku takiej kontroli okazało się, że wnioskodawczyni nie należała do osób obejmowanych ubezpieczeniem społecznym, bo nie była zatrudniona na umowie o pracę u zgłaszającego ją płatnika. Aby stwierdzić istnienie tytułu ubezpieczenia pracownika, jakim jest pozostawanie w stosunku pracy (art. 8 ust. 1), ZUS może badać zarówno zawarcie umowy o pracę, jak i jej ważność. W razie bezwzględnej nieważności umowy na podstawie art. 58 § 1 k.c., co podniesiono w tej kasacji, ZUS nie może przyjąć za tytuł ubezpieczenia czynności prawnej sprzecznej z prawem, w tym także zabronionej przez prawo.
- Z kolei w uchwale z 27 kwietnia 2005 r. Sąd Najwyższy (II UZP 2/05) dopuścił dokonywanie przez ZUS kontroli i kwestionowanie wysokości wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru składek, jeżeli okoliczności wskazują, że zostało ono wypłacone według umowy sprzecznej z prawem, zasadami współżycia społecznego lub zmierzającej do obejścia prawa.
ZUS wolno więc sprawdzać, czy prawidłowo ustalono wysokość wynagrodzenia będącego podstawą wymiaru składki. Może też badać tytuł zawarcia umowy o pracę, jak i ważność jej poszczególnych postanowień i – w obowiązującej procedurze – kwestionować te postanowienia umowy o pracę co do wynagrodzenia, które kolidują z prawem lub zasadami współżycia społecznego albo zmierzają do obejścia prawa. Podczas kontroli inspektorom ZUS wolno więc kwestionować ważność zawartej umowy o pracę, jeżeli z zebranego materiału wynika, że nie była ona wykonywana, oraz wysokość ustalonego wynagrodzenia. To drugie jest uzasadnione wtedy, gdy np. wynagrodzenie jednego z pracowników (5 tys. zł) istotnie odbiega od poborów pozostałych osób wykonujących w tej firmie podobną pracę (1 tys. zł) i pracownik ten wkrótce po zatrudnieniu otrzymał długotrwałe zwolnienie lekarskie.Inspektorzy ZUS mogą też uznać, że umowa nazwana przez strony umową o dzieło jest faktycznie tą o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy o zleceniu. Oczywiście taka zmiana pociąga za sobą obowiązek zgłoszenia do ubezpieczeń oraz opłacania składek. Inspektor ma też prawo uznać, że osoba, która wykonuje zlecenie, faktycznie świadczy pracę na podstawie stosunku pracy. Takie ustalenia muszą być poparte zebranymi dowodami.
Inspektor kontroli ZUS wszczyna kontrolę u płatnika po okazaniu legitymacji służbowej i doręczeniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli
Upoważnienie powinno zawierać co najmniej:
- wskazanie podstawy prawnej,
- oznaczenie jednostki organizacyjnej ZUS,
- datę i miejsce wystawienia,
- imię i nazwisko inspektora kontroli ZUS oraz numer jego legitymacji służbowej,
- oznaczenie kontrolowanego płatnika składek,
- wskazanie daty rozpoczęcia kontroli i przewidywanego terminu jej zakończenia,
- zakres przedmiotowy kontroli,
- podpis osoby udzielającej upoważnienia z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji,
- pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego płatnika.
Treść upoważnienia określa zarówno art. 89 ust. 1a ustawy o sus, jak i rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli płatników składek. Datą wszczęcia kontroli jest dzień doręczenia kontrolowanemu upoważnienia do jej przeprowadzenia.
Inspektor może je doręczyć tuż przed rozpoczęciem czynności sprawdzających. Data doręczenia upoważnienia jest istotna, bo z tym dniem wszczyna się postępowanie kontrolne.
Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej ogranicza zakres kontroli prowadzonej u płatnika – przedsiębiorcy. Przy zmianie osoby kontrolera trzeba też zmienić upoważnienie do przeprowadzenia kontroli. Nie może to wydłużać pierwotnie podanego okresu. Ustawa dopuszcza jednak dłuższą kontrolę płatnika, ale ZUS musi przedstawić przedsiębiorcy pisemne tego uzasadnienie. Ten wpisuje to do książki kontroli przed podjęciem dalszych czynności kontrolnych.
Zasadę zmiany upoważnienia w razie zmiany kontrolera stosuje się też do płatników – nieprzedsiębiorców (art. 79 ust. 3 uosdg).
Zgodnie z art. 81 uosdg przedsiębiorca musi prowadzić i przechowywać w swojej siedzibie książkę kontroli oraz upoważnienia i protokoły kontroli, a także udostępniać je na żądanie organu kontroli. W książce odnotowuje wpisy dotyczące:
- organu kontroli,
- upoważnienia do kontroli,
- zakresu przeprowadzonej kontroli,
- daty podjęcia i zakończenia kontroli,
- zaleceń pokontrolnych oraz zastosowanych środków pokontrolnych.
W książce wpisuje także informację o wykonaniu zaleceń pokontrolnych bądź o ich uchyleniu przez organ kontroli lub jego organ nadrzędny albo sąd administracyjny.
Poza wyjątkami – określonymi w art. 82 ust. 1 uosdg – u przedsiębiorcy nie wolno równocześnie podejmować i prowadzić więcej niż jednej kontroli jego działalności. Gdy płatnika kontroluje inny organ, inspektor ZUS powinien odstąpić od czynności sprawdzających oraz ustalić z przedsiębiorcą inny termin ich przeprowadzenia.
Prowadzenie książki kontroli wiąże się też z pewnym uprawnieniem przedsiębiorcy. Polega ono na tym, że czas trwania wszystkich kontroli w ciągu roku kalendarzowego u mikroprzedsiębiorcy, małego (art. 105 uosdg) lub średniego przedsiębiorcy (art. 106 uosdg) nie może przekraczać czterech tygodni, a u pozostałych przedsiębiorców ośmiu tygodni.
Wyjątek dotyczy sytuacji, gdy wyniki przeprowadzonej kontroli wykazały rażące naruszenie prawa. Wtedy wolno powtórnie sprawdzić płatnika w tym samym zakresie w roku kalendarzowym, a tej kontroli nie wlicza się do czasu, w jakim mogą być u niego przeprowadzane w ciągu roku takie czynności.
Mikroprzedsiębiorcą jest ten, kto w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych:
- zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników oraz
- osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 2 mln euro lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości 2 mln euro.
Za małego przedsiębiorcę uważa się tego, kto w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych:
? zatrudniał średniorocznie mniej niż 50 pracowników oraz
? osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający równowartości 10 mln euro lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości 10 mln euro.
Za średniego przedsiębiorcę uważa się tego, który w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych:
- zatrudniał średniorocznie mniej niż 250 pracowników oraz
- osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający równowartości 50 mln euro lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości 43 mln euro.
Jeśli w firmie nie ma płatnika, inspektor ZUS może przystąpić do czynności kontrolnych, jeżeli przedsiębiorcę reprezentuje osoba upoważniona do reprezentowania lub prowadzenia jego spraw (np. pełnomocnik). Wtedy kontroler jej okazuje swoją legitymację służbową i upoważnienie do prowadzenia kontroli. Z czynności kontrolnych dokonywanych w obecności reprezentanta inspektor niezwłocznie sporządza protokół, który doręcza płatnikowi.
Płatnik lub jego reprezentant mogą uczestniczyć we wszystkich czynnościach kontrolnych podejmowanych przez inspektora. Jeśli przeprowadza on dowód z zeznań świadków lub z oględzin, zawiadamia płatnika o terminie i miejscu jego przeprowadzenia, aby płatnik był obecny przy tych czynnościach.
Ustawa nie wprowadza obowiązku zawiadamiania pełnomocnika o miejscu i terminie przeprowadzenia dowodu. Należy jednak przyjąć, że jeżeli kontrolę prowadzi się pod nieobecność płatnika, który ma reprezentanta, to do niego kieruje zawiadomienie, a płatnikowi niezwłocznie przedstawia protokół z przeprowadzonych czynności (art. 89 ust. 3 ustawy o sus). Zasady tej nie stosuje się, gdy czynności kontrolne trzeba podjąć natychmiast. Wtedy nieobecność płatnika trzeba odnotować w protokole. Co prawda ustawa tego nie nakazuje, ale mają się w nim znaleźć okoliczności uzasadniające podjęcie czynności, o których nie zawiadomiono płatnika.
Z przeprowadzonych czynności kontrolnych inspektor sporządza protokół w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Powinien on zawierać:
- dane terytorialnej jednostki organizacyjnej ZUS,
- oznaczenie kontrolowanego płatnika składek,
- oznaczenie inspektorów kontroli ZUS wykonujących kontrolę,
- określenie zakresu kontroli,
- czas trwania kontroli z określeniem daty jej wszczęcia i zakończenia oraz z wymienieniem dni przerwy w kontroli,
- opis dokonanych ustaleń z podaniem podstaw prawnych,
- przedstawione dowody,
- pouczenie o prawie złożenia zastrzeżeń,
- pieczęć i podpis inspektora ZUS,
- informacje o wpisie do książki kontroli.
Jeden egzemplarz raportu pozostaje w oddziale ZUS, drugi otrzymuje płatnik lub jego reprezentant. W ciągu 14 dni od otrzymania protokołu płatnik może wnieść na piśmie zastrzeżenia co do zawartych w nim ustaleń. O sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń płatnik zostanie poinformowany pisemnie. Ustawa nie wskazuje terminu, do kiedy inspektor musi rozpatrzyć te uwagi. Biorąc jednak pod uwagę art. 123 ustawy o sus (odsyłającej do odpowiedniego stosowania k.p.a.), należy przyjąć, że powinny być one rozpatrzone bez zbędnej zwłoki, czyli co do zasady w ciągu 14 dni (art. 35 § 1 k.p.a.). Jeżeli jednak przy rozpatrzeniu zastrzeżeń trzeba podjąć dodatkowe czynności, termin przedłuża się do miesiąca, chyba że sprawa należy do szczególnie skomplikowanych. Wówczas powinna być załatwiona nie później niż w ciągu dwóch miesięcy. Rozpatrzenie zastrzeżeń przez inspektora kontroli zamyka ten etap postępowania.
Ustalenia pokontrolne to podstawa wydania decyzji administracyjnej przez ZUS. Jeżeli płatnik nie zgadza się z dokonanymi w protokole ustaleniami, według których ZUS wydał decyzję, może odwołać się od niej do sądu na zasadach określonych w art. 83 ustawy o sus.
Przykładowo w protokole pokontrolnym inspektor ustalił, że płatnik nie opłacał składek od składnika wynagrodzenia, od którego należało je opłacać. Pracodawca nie zgodził się z tymi ustaleniami. ZUS wydaje decyzję płatnikowi i ubezpieczonemu w sprawie podstawy wymiaru składek.
Zgodnie z § 1 rozporządzenia Rady Ministrów z 30 grudnia 1998 r. ZUS przeprowadza kontrole płatników zobowiązanych do opłacania składek na ubezpieczenia społeczne tak często, aby umożliwiać dochodzenie należności z nich i wypłaconych świadczeń. Co do zasady należności ze składek przedawniają się po 10 latach, licząc od dnia, w którym stały się wymagalne. W uzasadnionych wypadkach kontrole tych płatników można przeprowadzać częściej. Natomiast sprawdzanie tych, którzy opłacają składki na własne ubezpieczenie, przeprowadza się tylko w uzasadnionych wypadkach. Zasadniczo dzieje się tak, gdy ZUS stwierdzi błędy w przekazywanej mu dokumentacji ubezpieczeniowej lub płatnicy nieterminowo regulują składki.
Co do zasady inspektor ZUS prowadzi czynności kontrolne w siedzibie płatnika lub miejscu prowadzenia działalności. Ponadto może je wykonywać w miejscu prowadzenia działalności przez podmioty, którym płatnik powierzył niektóre operacje na podstawie umów. Chodzi tu o tych, którym płatnik zlecił prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniami, czyli obsługę kadrowo-płacową. Jeżeli płatnik nie jest w stanie zapewnić warunków do przeprowadzenia kontroli lub gdy wymaga tego charakter czynności, wolno wykonywać je poza jego siedzibą czy miejscem prowadzenia działalności. W tej sytuacji jednak płatnik wydaje inspektorowi dokumenty związane z kontrolą.
Przy wykonywaniu czynności kontrolnych inspektor na podstawie upoważnienia może poruszać się po siedzibie płatnika oraz miejscach prowadzenia działalności i nie musi mieć odrębnych przepustek. Nie podlega też innym przepisom przewidzianym w regulaminach wewnętrznych u płatnika, np. rewizji osobistej. Nie jest natomiast zwolniony z obowiązku przestrzegania zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.
Izby i urzędy skarbowe muszą przekazać ZUS informacje o stwierdzonych naruszeniach przepisów o ubezpieczeniach społecznych. Te wiadomości uzyskują one przy okazji przeprowadzanych u płatników kontroli skarbowych. Przepis ten dotyczy wszystkich przypadków, w których organy te dowiedziały się o naruszeniach przepisów ubezpieczeniowych.Również organy kontroli, rewizji i inspekcji (przeprowadzające kontrole płatników składek) działających zarówno w administracji rządowej, jak i samorządowej muszą na wniosek ZUS udostępniać wyniki przeprowadzonych kontroli.
