Z nowej usługi szybkiego kontaktu z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych skorzystają nie tylko płatnicy przesyłający dokumenty ubezpieczeniowe drogą elektroniczną, zatrudniający powyżej pięciu osób. Jest ona potencjalnie dostępna dla każdego płatnika pod warunkiem, że posiada on bezpieczny podpis elektroniczny. W ujęciu technicznym jest to po prostu matematyczny szyfr, który umożliwia wysyłanie do urzędów niektórych dokumentów, deklaracji podatkowych. Zawiera dane w formie elektronicznej, które wraz z innymi danymi są przyporządkowane do osoby składającej ten podpis i ją identyfikują.

Nowa usługa to Elektroniczny Urząd Podawczy, który ZUS uruchomił w ubiegły piątek. Dzięki Internetowi ubezpieczeni mogą elektronicznie wysłać jeden z pięciu udostępnionych wniosków, które do tej pory trzeba było dostarczyć do jednostki ZUS osobiście lub pocztą. Aby ich wysłanie było możliwe, zainteresowany musi kupić podpis elektroniczny wystawiony przez jedno z polskich centrów certyfikacji: PCC CERTUM - Unizeto Technologies, PCCE Sigillum -PWPW, SZAFIR - Krajowa Izba Rozliczeniowa.

Podpis elektroniczny jest weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Osoba, która go zakupiła, otrzymuje kartę kryptograficzną z zapisanym podpisem elektronicznym oraz jej czytnik.

Ale uwaga! Elektroniczny Urząd Podawczy to nowy strumień porozumiewania się z ZUS, obok Płatnika. Ci, którzy rozliczają się co miesiąc z ZUS za pomocą programu Płatnik, muszą więc kupić bezpieczny podpis elektroniczny.

Podpis może wykupić każda osoba fizyczna. Ma on oszczędzić czas na osobistą wizytę ubezpieczonego w jednostce ZUS.

Nie wszystkie sprawy z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych płatnicy (np. pracodawcy, zleceniodawcy) od razu załatwią przez Internet. Na razie mogą wysyłać pięć wniosków: o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek, formularz ZUS-EWN, o zwrot nadpłaconych składek, ZUS-EZS, o wydanie zaświadczenia o zgłoszeniu do ubezpieczenia zdrowotnego, ZUS-EWZ, o ustalenie przekroczenia rocznej granicy podstawy wymiaru składek, czyli tzw. limitu 30-krotności, ZUS-EWP, reklamację do informacji o stanie konta, ZUS-ERU.

By złożyć któryś z tych wniosków, zainteresowany musi wejść na stronę internetową http://eup.zus.pl, wypełnić odpowiedni formularz i wysłać. Korespondencję zwrotną ZUS odeśle w takiej formie, jaką wskaże płatnik: elektronicznie, na jego skrzynkę e-mailową lub pocztą. Jeśli płatnik będzie chciał, odbierze ją osobiście. Wyjątkowo po odbiór zaświadczenia o niezaleganiu z opłacaniem składek płatnik musi się stawić osobiście.

Wniosek do Elektronicznego Urzędu Podawczego wysyłamy przy użyciu bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą kwalifikowanego certyfikatu. Cała procedura składa się z pięciu kroków. Wchodzimy na stronę http://eup.zus.pl/ i wybieramy formularz, który chcemy wysłać. Wybieramy jednostkę organizacyjną ZUS, do której chcemy wysłać wniosek. Na mapce należy wtedy kliknąć właściwą lokalizację. Wypełniamy wniosek; potrzebne są dane płatnika, np. NIP, PESEL oraz dane teleadresowe. Podpisujemy wniosek i wysyłamy go do ZUS. Na tym etapie potrzebny jest zainstalowany w systemie czytnik kart oraz certyfikat kwalifikowany wystawiony przez jednego z trzech polskich wystawców. Po wysłaniu wniosku ZUS prześle do płatnika na jego skrzynkę elektroniczną dwie wiadomości: informację wstępną o przyjęciu dokumentu oraz urzędowe poświadczenie odbioru. To oznacza, że wniosek wpłynął do pracownika ZUS, który się nim zajmie.

Po wejściu na stronę internetową http//:eup.zus.pl wybieramy zakładkę Formularze i wnioski. Pojawi się lista pięciu wniosków, które można wysłać przez Internet. Obok każdego z nich będzie zestaw ruchów, które wolno wykonać, oraz informacja o tym, jak zapewnić stałe bezpieczeństwo przy składaniu wniosku.

Możliwe ruchy to: wypełnij online, wyślij podpisany, pobierz strukturę, podpisz i wyślij, opis sposobu załatwienia sprawy.

Najpierw wybieramy akcję "wypełnij online".

Potem wybieramy jednostkę ZUS, do której ma wpłynąć wniosek. Można to zrobić, podając kod pocztowy tej jednostki albo wybrać odpowiednią z organizacyjnej mapki Polski.

Następnie we wniosku wypełniamy pola wyróżnione kolorem. Pomyłki w danych identyfikacyjnych i adresowych lub brak tych danych spowodują, że system nie zezwoli na wysyłkę wniosku.

Na końcu podpisujemy i wysyłamy dokument: trzeba kliknąć na aplet pod wypełnionym formularzem (rys. 1).

Kliknięcie przycisku Podpisz pod wypełnionym wnioskiem uruchamia proces składania podpisu pod formularzem. Pojawi się okienko(rys. 2).

Zanim klikniesz Yes (Tak), sprawdź, czy w polu Name oraz Publisher (Wystawca) widnieje napis "formularze.eup.zus.pl". Jeśli jest taki napis, należy kliknąć Yes. Gdy nie ma tego napisu, klikamy No.

Jeśli nie chcemy zaakceptować ostrzeżenia, klikamy przycisk No (nie). Wówczas aplet podpisująco-wysyłający nie uruchomi się. Aby na stałe zaakceptować zawartość pochodzącą od Unizeto Technologies SA, trzeba zaznaczyć opcję Always trust content from his publisher (Zawsze ufaj zawartości od tego wystawcy).

Po kliknięciu Yes (Tak) pojawi się okienko (rys. 3). Klikamy wtedy przycisk Dalej > > . Spowoduje to przejście do okna umożliwiającego

wybór certyfikatu spośród tych, które znajdują się na karcie (rys. 4).

Zanim naciśniemy przycisk Podpisz, możemy przejrzeć informacje o danym certyfikacie. W tym celu klikamy na przycisk Pokaż certyfikat. Pojawi się okienko z czterema zakładkami: certyfikat, podmiot, wystawca, weryfikacja.

Po wybraniu certyfikatu zostanie uruchomiony komponent składania podpisu elektronicznego. Poinformuje on o skutkach prawnych złożonego podpisu. Pojawi się komunikat z prośbą o numer PIN (rys. 5). Po wpisaniu numeru PIN klikamy przycisk OK. Jeśli chcemy zrezygnować z podpisu, możemy jeszcze nacisnąć Anuluj (rys. 6). Podpisany formularz jest gotowy do wysłania. Wystarczy kliknąć na Wyślij dokument. Jeśli wysyłka formularza została zrealizowana prawidłowo, powinien pojawić się komunikat, że wniosek został zapisany w systemie. System nadał płatnikowi unikatowy identyfikator. Umożliwi on potem pobranie wysłanego do ZUS formularza.

Skrót można zapisać na dysku w pliku txt. Aby to zrobić, trzeba kliknąć na odnośnik Tutaj, apotem postępować zgodnie ze standardami Windows.

ZUS przyśle na podany przez płatnika adres e-mailowy dwie informacje o wpłynięciu wniosku: wstępną oraz urzędowe potwierdzenie odbioru. Tę ostatnią Elektroniczny Urząd Podawczy będzie generował automatycznie. Wcześniej jednak przyśle płatnikowi Informację wstępną o przyjęciu dokumentu. Informacja wstępna o przyjęciu dokumentu to wiadomość o przesłaniu formularza do ZUS i terminie jej weryfikacji. Informacja ta jest podpisana cyfrowo. Dzięki temu można sprawdzić i upewnić się, że wysłał ją uprawniony podmiot. W tym celu trzeba kliknąć przycisk pieczęci (np. taki jak na rys.7).

Urzędowe Poświadczenie Odbioru zawiera następujące informacje: nazwa podmiotu, adres podmiotu, data i czas doręczenia dokumentu, data i czas utworzenia Urzędowego Poświadczenia Odbioru, nadany numer korespondencji (tylko do kontaktu osobistego), doręczony dokument tymczasowo umieszczony w buforze, unikatowy elektroniczny numer dokumentu (tylko do obsługi elektronicznej) (rys. 8 - przykładowa wiadomość elektroniczna).

Płatnik, który wybrał opcję przesłania z ZUS dokumentu w formie elektronicznej, otrzyma go na swoją skrzynkę e-mailową. Przypomnijmy raz jeszcze: płatnik nie dostanie na skrzynkę elektroniczną zaświadczenia o niezaleganiu ze składkami. Musi się po niego zgłosić osobiście do swojej jednostki ZUS.

Płatnik otrzyma wiadomość o treści - patrz rys. 9.

Odebranie dokumentu będzie możliwe po podpisaniu Wniosku o udostępnienie dokumentu. Po naciśnięciu przycisku Podpisz pojawi się okno umożliwiające wybór wystawcy certyfikatu. Schemat postępowania jest w tej sytuacji taki sam, jak przy podpisie elektronicznym przy wysyłaniu formularza do ZUS.

Po podpisaniu dokumentu trzeba kliknąć przycisk Wyślij dokument. Cały proces powinien zakończyć się wyświetleniem podstrony.

Po kliknięciu na przycisk Pobierz pojawi się następne okienko - patrz rys. 10. Dokument można otworzyć i zapisać na dysku lokalnym.

Na specjalnej podstronie serwisu Elektronicznego Urzędu Podawczego płatnik może w każdej chwili sprawdzić status dokumentu wysłanego do ZUS. W tym celu trzeba wpisać numer identyfikacyjny, który dostał po wysłaniu wniosku do ZUS i naciśnięciu przycisku Pobierz. Pojawi się informacja o stanie sprawy.