Zwykle przedsiębiorcy opłacają składki od minimalnej obowiązującej podstawy. Jest to albo 60 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia prognozowanego na dany rok (w 2016 r. to 2433 zł), albo 30 proc. minimalnego wynagrodzenia (obecnie – 555 zł). Zdarza się jednak, że w szczególnych okolicznościach – np. przed porodem czy planowaną operacją – chcą podnieść podstawę składek, aby zapewnić sobie wyższy zasiłek chorobowy czy macierzyński. W tej sytuacji powinni pamiętać nie tylko o terminowym opłacaniu składek naliczonych w wyższej wysokości, ale też o comiesięcznym składaniu deklaracji rozliczeniowej, w której zadeklarują podniesioną podstawę tych należności.
Termin opłacania składek i składania deklaracji określa art. 47 ust. 1 pkt 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2016 r., poz. 963 ze zm.; dalej: ustawa o sus). Zgodnie z nim płatnik składek (przedsiębiorca) przesyła w tym samym terminie deklarację rozliczeniową, imienne raporty miesięczne oraz opłaca składki za dany miesiąc, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2a i 2b. Dla osób fizycznych opłacających składki wyłącznie za siebie termin ten przypada nie później niż do 10. dnia następnego miesiąca. Wskazany przepis dotyczy przedsiębiorcy prowadzącego samodzielnie działalność gospodarczą.
Rodzi się pytanie, jaki skutek ma opłacenie składek w terminie, przy jednoczesnym opóźnieniu się ze złożeniem deklaracji rozliczeniowej. Zdarza się bowiem, że w tej sytuacji ZUS ustala wobec ubezpieczonego przedsiębiorcy inną niż wskazana przez niego w deklaracji podstawę składek – stanowiącą odpowiednio 30 proc. minimalnej płacy lub 60 proc. przeciętnego wynagrodzenia. W praktyce wychodzi na to, że jeśli przedsiębiorca opłaci składki ubezpieczeniowe przed upływem terminu, ale deklaracje rozliczeniowe za te miesiące przekaże do ZUS po tym czasie, to ZUS postępuje, jakby tych deklaracji w ogóle nie było.
Co prawda ustawa o sus narzuca osobom prowadzącym pozarolniczą działalność gospodarczą zasadniczy obowiązek – tj. składania deklaracji rozliczeniowych w ustawowo określonym terminie. Jednocześnie nie przewiduje jednak żadnych sankcji za złożenie deklaracji z opóźnieniem.
W tym kontekście można przyjąć stanowisko, że zapłacenie składki w terminie przy jednoczesnym złożeniu deklaracji rozliczeniowej po terminie (niezależnie od przyczyn tego uchybienia) nie powoduje konsekwencji prawnych w postaci ustalenia podstawy wymiaru składek na minimalnym określonym przepisami poziomie.
