Zwolnienie lekarskie wydane na druku ZUS ZLA to podstawa wypłaty zasiłku chorobowego lub opiekuńczego nad chorym dzieckiem albo członkiem rodziny. Obecnie ubezpieczony musi je dostarczyć płatnikowi zasiłku – tj. pracodawcy lub ZUS – w ciągu siedmiu dni od otrzymania. Inaczej jego zasiłek zostaje obniżony o 25 proc. od ósmego dnia orzeczonej na nim niezdolności do pracy do dnia złożenia tego dokumentu. Mówią o tym odpowiednio: art. 55, art. 62 ust. 1 i 3 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn. DzU z 2014 r., poz. 159 ze zm.; dalej ustawa zasiłkowa).

Początek terminu

Przyjmuje się, że datą otrzymania zwolnienia lekarskiego przez ubezpieczonego jest dzień jego wystawienia przez lekarza. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy ubezpieczony udowodni, że otrzymał je później.

Ustalając, czy pracownik dochował terminu na przekazanie zaświadczenia lekarskiego, należy pomijać – zgodnie z art. 57 § 1 kodeksu postępowania administracyjnego (tekst jedn. DzU z 2013 r., poz. 267 ze zm.) – dzień, w którym otrzymał on ten dokument.

Przykład

Pani Jolanta, pracownica, za czas choroby trwającej od 14 do 30 września 2015 r. (17 dni) nabyła prawo do zasiłku. Lekarz wystawił zaświadczenie 15 września br., zatem ostatnim dniem na jego dostarczenie pracodawcy był 22 września 2015 r. Kobieta przyniosła zwolnienie 25 września 2015 r. Pracodawca musi obniżyć jej zasiłek o 25 proc. od ósmego dnia orzeczonej niezdolności do pracy do dnia jego dostarczenia włącznie. Obniżka dotyczy więc zasiłku za pięć dni, tj. należnego za okres od 21 do 25 września 2015 r.

Jeśli siódmy dzień, w którym zwolnienie lekarskie powinno znaleźć się u pracodawcy, przypadnie w sobotę albo w dniu ustawowo wolnym od pracy, to termin na jego dostarczenie przesuwa się na najbliższy dzień roboczy.

Pośrednictwo poczty

Gdy ubezpieczony wysyła do firmy zaświadczenie lekarskie za pośrednictwem poczty, to za termin jego dostarczenia uznaje się datę stempla pocztowego.

Przykład

Pani Zofia od dwóch miesięcy przebywa na zwolnieniu lekarskim. Kolejne zaświadczenie lekarz wystawił jej 5 września na okres od 5 do 27 września br. Kadry odnotowały jego wpływ 16 września 2015 r. Jednak data ze stempla pocztowego to 11 września 2015 r. W tej sytuacji nie należy obniżać zasiłku chorobowego o 25 proc., ponieważ termin na dostarczenie zwolnienia został zachowany, pracownica wysłała je bowiem szóstego dnia od wystawienia.

Jeśli to ZUS wypłaca zasiłki pracownikom, bo pracodawca nie jest do tego upoważniony, to za datę dostarczenia zwolnienia lekarskiego przyjmuje się dzień przedłożenia go w zakładzie. Właściwa osoba powinna odnotować datę jego przyjęcia i niezwłocznie przekazać druk do ZUS.

Czasem bez sankcji

Kary w postaci obniżenia zasiłku o 25 proc. nie należy stosować, gdy:

- ubezpieczony udowodni, że nie dostarczył zaświadczenia lekarskiego w wymaganym terminie z przyczyn od niego niezależnych,

- zwolnienie obejmuje okres, za który pracownikowi przysługuje wynagrodzenie chorobowe i zasiłek chorobowy – ale kara nie dotyczy tylko tego wynagrodzenia.

Przykład

Pan Robert był niezdolny do pracy od 15 sierpnia do 7 września 2015 r. Za ten czas pracodawca wypłacił mu wynagrodzenie chorobowe. 8 września 2015 r. otrzymał kolejne zwolnienie lekarskie, stwierdzające jego niezdolność do pracy od 8 do 25 września 2015 r. Dostarczył je pracodawcy 18 września. Termin, w którym powinien to zrobić, minął jednak 15 września. Za okres od 15 do 16 września pracownik zachowa prawo do wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy w pełnej wysokości, mimo opóźnienia w dostarczeniu ZLA. Natomiast zasiłek chorobowy od 17 do 18 września będzie obniżony o 25 proc.

Obniżenie kwoty zasiłku stosuje się dopiero od ósmego dnia niezdolności do pracy. Dlatego sankcja ta nie będzie miała żadnego zastosowania do zwolnień krótszych niż rzeczone osiem dni.

Z nowym rokiem zmiany

Zgodnie z nowelizacją ustawy zasiłkowej od 1 stycznia 2016 r. lekarze będą już mogli wystawiać i przekazywać zaświadczenia o czasowej niezdolności do pracy w formie elektronicznej (ustawa z 30 lipca 2015 r. o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz niektórych innych ustaw, DzU z 2015 r., poz. 1066). Zobowiązano też płatników, aby do końca roku założyli profile informacyjne. Nie muszą tego robić tylko ci, których nie dotyczy obowiązek elektronicznego rozliczania się z ZUS z uwagi na zgłaszanie do ubezpieczeń nie więcej niż pięciu osób.

Trzy rodzaje dokumentów

Od 1 stycznia 2016 r. do ustalenia prawa do zasiłku posłużą:

- zaświadczenia wystawione w formie elektronicznej (e-zaświadczenia),

- wydruki tych zaświadczeń z systemu teleinformatycznego, czyli wydruki wystawionych e-zwolnień, gdy pracownik o nie zawnioskuje oraz w sytuacji, gdy płatnik składek nie będzie posiadał profilu informacyjnego – obowiązkiem lekarza będzie wówczas podpisanie i opieczętowanie wydruku,

- zwolnienie lekarskie wystawione na formularzu wydrukowanym z systemu teleinformatycznego – w przypadku np. braku dostępu do internetu lub braku możliwości uwierzytelnienia zaświadczenia lekarskiego z wykorzystaniem kwalifikowanego certyfikatu bądź profilu zaufanego ePUAP; lekarz będzie wówczas musiał własnoręcznie sporządzić zwolnienie, podpisać je i opieczętować.

Stare zasady, stara kara

Od stycznia 2016 r. zniknie zapis w art. 62 ustawy zasiłkowej, który przewiduje obowiązek złożenia zwolnienia lekarskiego w ciągu siedmiu dni od jego otrzymania. Dostarczanie zwolnień ma się bowiem co do zasady odbywać elektronicznie przez przekazanie ich na profil informatyczny płatnika składek.

Jednak zgodnie z art. 23 nowelizacji ustawy zasiłkowej do końca 2017 r. ma trwać okres przejściowy. W jego trakcie równolegle będą funkcjonować dwa systemy dokumentacji zwolnień lekarskich – stary (ZUS ZLA) i nowy – elektroniczny. Tym samym do 31 grudnia 2017 r. lekarze będą mogli wystawiać zwolnienia lekarskie na dotychczasowych zasadach. Lekarz będzie jednak musiał wówczas poinformować ubezpieczonego o konieczności doręczenia zaświadczenia płatnikowi zasiłku (pracodawcy lub ZUS) w terminie siedmiu dni od dnia jego otrzymania. Do tak wystawionych zaświadczeń lekarskich na druku ZUS ZLA nadal będzie miał bowiem zastosowanie art. 62 ustawy zasiłkowej w brzmieniu przed nowelizacją, a więc z zastosowaniem potrącenia 1/4 zasiłku od ósmego dnia orzeczonej w nim niezdolności do pracy.

Trzeba udokumentować 30 dni choroby

Gdy niezdolność do pracy przypada po ustaniu tytułu ubezpieczenia (zatrudnienia) i została orzeczona więcej niż jednym zaświadczeniem lekarskim, termin siedmiu dni, w którym były pracownik powinien je dostarczyć, jest liczony od daty wystawienia dopiero tego zwolnienia, z którego wynika, że nieprzerwana absencja zdrowotna trwa łącznie co najmniej 30 dni. Taki bowiem musi być warunek, aby uzyskać prawo do zasiłku za czas choroby, która zaczęła się już po rozstaniu z pracodawcą. Niedotrzymanie tego terminu powoduje, że ZUS obniża wysokość zasiłku o 25 proc. od ósmego dnia niezdolności do pracy orzeczonej tym zaświadczeniem, które łącznie z poprzednim obejmuje okres co najmniej 30-dniowy.