Prowadzący działalność gospodarczą jest nie tylko zobowiązany w ustawowym terminie opłacać za siebie składki, ale także w należnej, czyli w określonej przepisami wysokości. Gdy zawyży wpłatę, powstanie nadpłata.

Krok 1. Sprawdź ?dokumenty rozliczeniowe

Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych nie definiuje pojęcia nienależnie opłaconych składek. Nie ulega jednak wątpliwości, że składki takie nie stanowią obowiązkowego świadczenia w ramach stosunku ubezpieczenia społecznego. Tak postanowił Trybunał Konstytucyjny w uzasadnieniu wyroku z 26 maja 2010 r. (P 29/2008, DzU z 2010 r. nr 105, ?poz. 668). W piśmiennictwie przyjmuje się, że pojęcie to obejmuje zarówno sytuacje, w których istniała podstawa prawna do opłacenia składek, ale zostały one opłacone w kwocie wyższej niż należna, jak i przypadki opłacenia ich bez podstawy. Przykładowo, u prowadzącego działalność gospodarczą powstanie nadpłata składek na Fundusz Pracy, gdy przedsiębiorca będzie je opłacał mimo ukończenia 60 lat w przypadku mężczyzn i 55 lat w przypadku kobiet.

Płatnik musi analizować prawidłowość danych przekazywanych do ZUS w dokumentach rozliczeniowych. Dzięki temu może stwierdzić m.in. nadpłatę składek. Nadpłatę może też wykryć ZUS. Wówczas zawiadamia on płatnika składek o kwocie nienależnie opłaconych składek. ZUS jest jednak zwolniony z tego obowiązku, jeśli kwota nadpłaty nie przekracza wysokości kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym, czyli obecnie 11,60 zł.

Należy zaznaczyć, że obowiązujące przepisy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych nie określają terminu, w jakim ZUS powinien informować płatnika o kwocie stwierdzonej nadpłaty. Nie jest więc zobowiązany do przekazywania takiej informacji na bieżąco, czyli bezpośrednio po powstaniu nadpłaty na koncie. Zatem szybkie wykrycie nadpłaty i jej odzyskanie zależy od inicjatywy płatnika.

Krok 2. Zdecyduj: odzyskać,?czy rozliczyć na przyszłość

Nienależnie opłacone składki podlegają zaliczeniu przez ZUS z urzędu na poczet zaległych lub bieżących składek, a w razie ich braku – na poczet przyszłych składek, chyba że płatnik złoży wniosek o ich zwrot. Tak wynika z art. 24 ust. 6a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Zatem sposób postępowania z nadpłaconymi składkami zależy przede wszystkim od tego, czy płatnik ma zaległości wobec ZUS. Jeżeli je ma, rozliczenie nienależnie opłaconych składek następuje zgodnie z rozporządzeniem w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, do których poboru jest zobowiązany Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Jeśli natomiast płatnik nie ma długów wobec ZUS, to ma wpływ na to, co się stanie z kwotą nadpłaconych składek. ZUS może je zaliczyć na poczet przyszłych zobowiązań albo dokonać ich zwrotu. Płatnik może zatem po sporządzeniu korekty dokumentów pomniejszyć kwotę wpłacanych składek o powstałą nadpłatę albo wystąpić z wnioskiem o ich zwrot np. na rachunek w banku.

Krok 3. Napisz wniosek

Jeśli płatnik zdecyduje się na sporządzenie wniosku o zwrot nienależnie opłaconych składek, to nie jest związany żadnym krótkim terminem na jego złożenie. Obecnie nie obowiązują też granice czasowe złożenia wniosku od chwili otrzymania zawiadomienia o nadpłacie z ZUS. Trzeba jednak pamiętać, że roszczenie o zwrot nadpłaconych składek ulega przedawnieniu, o czym dalej.

Wniosek o zwrot nadpłaty należy złożyć we właściwej dla miejsca prowadzenia działalności terenowej jednostce organizacyjnej ZUS.

Przepisy nie ustalają wzoru wniosku. Płatnik może więc napisać go samodzielnie. Powinien podać w nim swoje dane identyfikacyjne wykazane w zgłoszeniu do ZUS (m.in. nazwę albo imię i nazwisko, NIP, REGON albo PESEL) oraz wskazać kwotę, jakiej dotyczy wniosek. Warto też uzasadnić, dlaczego powstała nadpłata.

Obecnie wniosek dotyczący zwrotu nadpłaconych składek można przekazać do ZUS nie tylko w formie papierowej, ale też elektronicznej, korzystając z platformy usług elektronicznych ZUS. Wówczas należy wypełnić formularz ZUS-EZS-P.

Krok 4. Złóż korektę

Zasadą jest, iż nienależnie opłacone składki podlegają zwrotowi nie z urzędu, lecz na wniosek płatnika składek. Jednakże ustawodawca ich wypłatę uzależnił w pierwszej kolejności nie od wniosku o zwrot, ale od stwierdzenia, że składki zostały nienależnie opłacone.

Sąd Apelacyjny w Łodzi w wyroku z 14 lutego 2013 r. (III AUa 829/12) wyjaśnił, że o nienależnie opłaconych składkach można mówić dopiero od daty otrzymania przez ZUS imiennego raportu miesięcznego korygującego i deklaracji rozliczeniowej korygującej. Dopiero w tej dacie możliwe jest bowiem stwierdzenie, że składki zostały nienależnie opłacone.

W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w imiennym raporcie miesięcznym płatnik musi złożyć w terminie 7 dni imienny raport miesięczny korygujący, a wraz z nim deklarację rozliczeniową korygującą, w formie nowych dokumentów zawierających wszystkie prawidłowe informacje. Do czasu złożenia dokumentów poświadczających, że składki opłacono nienależnie, nie można stwierdzić nadpłaty i dokonać jej zwrotu. Gdy zatem płatnik wystąpi z wnioskiem o zwrot nienależnie opłaconych składek bez złożenia poprawnych dokumentów rozliczeniowych, ZUS wezwie go do wykonania tego obowiązku w terminie siedmiu dni, pod rygorem wydania decyzji odmawiającej zwrotu nadpłaty. Jeżeli płatnik złoży prawidłowe dokumenty w wymienionym terminie, dokonywany jest zwrot nienależnie opłaconych składek. Jeśli natomiast ich nie złoży, nie będzie można ustalić nadpłaty i ZUS wyda płatnikowi decyzję odmawiającą zwrotu nienależnie opłaconych składek. Przysługuje od niej odwołanie do sądu.

Krok 5. Pamiętaj ?o przedawnieniu

Jak wcześniej zaznaczono, przepisy nie określają, w jakim terminie płatnik może wystąpić o zwrot składek od chwili stwierdzenia, że zostały one nienależnie opłacone. Trzeba jednak pamiętać, że od 1 stycznia 2012 r. obowiązuje pięcioletni termin na dochodzenie od ZUS niesłusznie opłaconych składek. Wcześniej obowiązywał termin dziesięcioletni.

W myśl obecnie obowiązujących przepisów nienależnie opłacone składki, których wpłata do ZUS nastąpiła po 31 grudnia 2011 r., ulegają przedawnieniu po upływie pięciu lat, licząc od dnia otrzymania zawiadomienia z ZUS albo faktycznego opłacenia składek, w przypadku braku zawiadomienia.

Jeśli, przykładowo, w sierpniu 2014 roku przedsiębiorca ustalił, że składki zostały opłacone w wyższej kwocie niż należna i w takiej wysokości zostały wykazane w dokumentach rozliczeniowych za listopad i grudzień 2013 r. oraz w sierpniu sporządził korekty dokumentów rozliczeniowych, to pięcioletni termin przedawnienia nienależnie opłaconych składek biegnie od daty ich opłacenia, tj. od grudnia 2013 r. – w przypadku składek za listopad 2013 r., oraz od stycznia 2014 r. - dla składek za grudzień 2013 r.

Natomiast do nienależnie opłaconych składek, dla których bieg przedawnienia rozpoczął się przed 1 stycznia 2012 r., stosuje się również pięcioletni okres, ale liczony od 1 stycznia 2012 r., chyba że przedawnienie zgodnie z przepisami obowiązującymi do 31 grudnia 2011 r. nastąpiłoby wcześniej.

Warto wiedzieć, że ustawodawca przewidział okoliczności, które powodują zawieszenie biegu terminu przedawnienia >patrz: tabela.

W przypadku nienależnie opłaconych składek, w stosunku do których nastąpiło przedawnienie ich zwrotu (tj. upłynęło pięć lat od daty ich opłacenia lub otrzymania zawiadomienia o nadpłacie), ZUS może z urzędu zaliczyć je na poczet zaległych, bieżących lub przyszłych składek. Przedawnienie powoduje, że płatnik nie otrzyma od ZUS zwrotu nadpłaty składek.

Krok 6. Poczekaj ?na zwrot pieniędzy

Oddział ZUS musi zwrócić płatnikowi nienależnie opłacone składki w ciągu 30 dni od dnia wpływu wniosku. Jeżeli składki nie zostaną zwrócone w tym terminie, podlegają oprocentowaniu w wysokości równej odsetkom za zwłokę pobieranym od zaległości podatkowych, od dnia złożenia wniosku. Dlatego warto zadbać o potwierdzenie jego wpłynięcia do ZUS.

Sąd Apelacyjny w Białymstoku w wyroku z 14 stycznia 2014 r. (III AUa 750/13) wyjaśnił, że z gramatycznej wykładni art. 24 ust. 6c i 6d ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych jednoznacznie wynika, iż początkowy termin, od którego należy liczyć powstanie prawa do odsetek, to dzień złożenia wniosku o zwrot, a ten z kolei nie może rozpocząć swego biegu wcześniej niż po stwierdzeniu braku podstaw do uiszczenia składek.

Odrębna regulacja dotyczy nienależnie opłaconych składek odprowadzonych do otwartego funduszu emerytalnego. Podlegają one zwrotowi, ale ?w wysokości nominalnej wartości składki.

Podstawa prawna: art. 24 ust. 6a–6h, art. 41 ust. 6, art. 41 ust. 7a,  47 ust. 3, art. 24 ust. 6a–8, art. 31, art. 32, art. 41 ust. 6–7b, art. 47 ust. 3 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2013 r., poz. 1442 ze zm.)

Podstawa prawna: art. 27 ust. 1 ustawy z 16 września 2011 r. o redukcji niektórych obowiązków obywateli i przedsiębiorców (DzU nr 232, poz. 1378)

Podstawa prawna: § 13, § 13 a, § 15, §16 rozporządzenia Rady Ministrów z 18 kwietnia 2008 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, do których poboru jest zobowiązany Zakład Ubezpieczeń Społecznych (DzU nr 78, poz. 465 ze zm.)

Podstawa prawna: § 1 rozporządzenia Ministra Finansów z  27 listopada 2001 r. w sprawie wysokości kosztów upomnienia skierowanego przez wierzyciela do zobowiązanego przed wszczęciem egzekucji administracyjnej (DzU nr 137, poz. 1543)