Kontrola ZUS: składki od zakładowego funduszu świadczeń socjalnych

Kierownicy zakładów pracy, ?w których funkcjonuje zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, nie mogą spać spokojnie.  Powód – szeroko zakrojona akcja prowadzona przez ZUS, mająca na celu skontrolowanie prawidłowości odprowadzania przez pracodawców składek na ubezpieczenia społeczne od świadczeń wypłaconych z tego funduszu.

W wyniku tej kontroli urzędnicy często kwestionują zastosowanie zwolnienia tych świadczeń ze składek, wynikającego z § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia ministra pracy ?i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.; dalej: rozporządzenie składkowe). I nie chodzi wyłącznie o przypadki, gdy pracodawca dzielił środki socjalne bez różnicowania ich wysokości. Równie często zarzuty dotyczą tego, że nie posiada on oświadczeń o dochodach na członka rodziny osoby uprawnionej. Skutek jest dość dotkliwy – nakaz zapłaty składek od wypłaconych świadczeń wraz z odsetkami.

Podział bez podstawy

Argumentacja ZUS jest prosta – pracodawca przyznał świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych niezgodnie z kryteriami socjalnymi, bo ich nie znał. Przez to nie mogą one korzystać ze zwolnienia przewidzianego przez rozporządzenie składkowe. W ocenie ZUS ?od konieczności stosowania tych kryteriów przy administrowaniu środkami socjalnymi nie ma wyjątków. Dotyczy to wszystkich wypłaconych przez pracodawcę świadczeń, w tym tych świątecznych – tzw. karpiowego, czy ekwiwalentu wakacyjnego (tzw. wczasy pod gruszą).

Stanowisko to podzielają również sądy powszechne. ?W większości przypadków rozstrzygają o oddaleniu odwołań złożonych przez pracodawców od decyzji wydanych przez ZUS. Jak uzasadniają składy orzekające, art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych ?ma charakter bezwzględnie obowiązujący i nie może być od tego odstępstw nawet ?w obowiązującym u pracodawcy regulaminie świadczeń socjalnych.

Warunkowa ulga

Co do zasady wszystkie świadczenia, które są finansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, powinny być zwolnione ze składek na ubezpieczenia społeczne. Wynika to wprost z § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia składkowego. Zgodnie z tym przepisem podstawy wymiaru należności na ZUS nie stanowią m.in. świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Jednak aby uznać, że dane świadczenie realizuje socjalne cele, trzeba sięgnąć do ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. DzU ?z 2012 r., poz. 592 ze zm.). To ona określa zasady tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: zfśs) ?i zasady gospodarowania jego środkami >patrz ramka.

Pracodawca, na podstawie art. 8 ust. 2 ustawy o zfśs, ma obowiązek stworzyć odpowiedni regulamin funduszu socjalnego. Doprecyzowuje ?w nim zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz  przeznaczania jego środków na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej.

Zakłady często rezygnują z walki z ZUS, bo odwołania od decyzji indywidualnych sądy rozpatrują w odrębnych postępowaniach.

Ustalając te reguły, powinien jednak uwzględnić zasadę, aby przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat były uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osób uprawnionych do korzystania z funduszu. I tu jest sedno całej sprawy.

Na jedną osobę...

Ustawodawca nie określił, ?w jaki sposób pracodawca powinien stosować powyższą regułę. Pomoc w tym zakresie przynosi jednak orzecznictwo sądów i praktyka ZUS. Wynika z nich, że pracodawca powinien badać sytuację życiową, rodzinną i materialną osoby uprawnionej do korzystania ?z funduszu przez zobowiązanie jej, aby złożyła oświadczenie o dochodach na członka rodziny pozostającego we wspólnym gospodarstwie domowym. W celach dowodowych powinno ono mieć formę pisemną. Najlepiej, gdy jego wzór stanowi załącznik do obowiązującego u pracodawcy regulaminu zfśs.

Sporne jest jednak, czy wystarcza tu oświadczenie o dochodzie na członka rodziny bez odniesienia się do podstawy takiej informacji. Administrator funduszu powinien bowiem mieć możliwość weryfikacji przedstawionych mu informacji. W mojej ocenie zasadne jest wskazanie ?w oświadczeniu przynajmniej tego, że kwota dochodu na członka rodziny została ustalona na podstawie deklaracji PIT.

... należącą do rodziny

Dokument ten powinien też wskazywać liczbę członków rodziny uprawnionego, którzy pozostają z nim we wspólnym gospodarstwie domowym. Ta kwestia często jest problematyczna. Wiele osób nie wie, kogo wykazać w oświadczeniu.

Ustawa w tym zakresie nie jest pomocna. Z praktyki ZUS oraz orzecznictwa sądów powszechnych wynika natomiast, że do grona członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym należy zaliczać: małżonka, rodziców, teściów, dziadków, wnuki, rodzeństwo oraz dzieci – gdy pracownik prowadzi z nimi wspólne gospodarstwo domowe. Idąc tym tropem, uważam, że uzasadnione jest też uwzględnienie takich osób jak konkubent czy partner, którzy prowadzą ?z uprawnionym wspólne gospodarstwo domowe. To niewątpliwie ma znaczący wpływ na jego sytuację życiową, majątkową i socjalną.

Wzór oświadczenia

Wobec braku jednoznacznego rozstrzygnięcia w ustawie sposobu badania sytuacji socjalnej uprawnionych pracodawcy stosują różne wzory oświadczeń. Jedni są bardziej restrykcyjni i żądają np., aby podać szczegółowe informacje dotyczące członków rodziny. Inni podchodzą bardziej liberalnie, uznając, że wystarczy, aby pracownik wskazał wysokość dochodów na członka swojej rodziny.

Ze strony ZUS i  sądów powszechnych brakuje wyraźnego sygnału co do prawidłowej formy tego oświadczenia. ?Za wystarczającą można obecnie uznać samą informację o wysokości dochodu na członka rodziny. Jednak w przyszłości konieczne może się okazać podanie bardziej szczegółowych danych o sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej uprawnionego.

Z daleko posuniętej ostrożności i wobec braku jednoznacznego stanowiska ustawodawcy w tym zakresie dobrze, aby już teraz pracodawcy opracowali bardziej szczegółowy wzór takiego oświadczenia. Powinno ono umożliwiać rzeczywistą weryfikację nie tylko sytuacji materialnej, ale również rodzinnej i życiowej osoby uprawnionej do świadczeń z zfśs. Pozwoli to zabezpieczyć  interesy zakładów pracy, które nierzadko muszą wydatkować duże sumy ?(w tym również odsetki) z tytułu zaległych składek od świadczeń wypłaconych z zfśs, wynikających z decyzji wydanych przez ZUS na skutek przeprowadzonych kontroli.

Syzyfowe wysiłki

Pracodawca może oczywiście polemizować z ZUS i odwołać się od decyzji  pokontrolnej do sądu. Musi się jednak liczyć z tym, że te decyzje ZUS wydaje  indywidualne, odrębnie dla każdej z osób uprawnionych do świadczeń ?z zfśs. To zaś oznacza, że pracodawca musi złożyć odrębne odwołanie od każdej z nich. Gdy zatrudnia np. 500 osób, tyle może być odwołań.

Sądy nie mogą łączyć tych spraw w jedno wspólne postępowanie, więc każde odwołanie powinno być przedmiotem odrębnej sprawy. W praktyce jednak sądy decydują się łączyć kilka spraw do przeprowadzenia postępowania dowodowego, a następnie wydają odrębne wyroki. Zdarzają się też, choć znacznie rzadziej, wyroki łączne. Jednak i one dotyczą jednorazowo najwyżej 20–30 osób.

Udział zainteresowanych – pracowników lub innych osób, których postępowanie dotyczy – nie jest obowiązkowy. Obowiązkowe jest jednak ich zawiadomienie o toczącym się postępowaniu i terminie rozpraw. To również stanowi przyczynę, dla której sprawy te nie są łączone do wspólnego rozpoznania. Nieskuteczne zawiadomienie jednej osoby oznacza, że rozprawa musi zostać odroczona. Przy aktualnych problemach z doręczeniami przesyłek sądowych oznaczałoby to paraliż tych spraw.

Sędziowie wydziałów ubezpieczeń społecznych zgłaszali ustawodawcy ten problem. ?Ich propozycją było wprowadzenie w takich przypadkach możliwości dokonywania przez sąd zawiadomień ?w formie ogłoszeń – tak jak ?w postępowaniach upadłościowych. Ten apel nie odniósł jednak dotychczas skutku.

Ważny zdrowy rozsądek

Nieprecyzyjne przepisy ustawy o zfśs, a także niejednolita praktyka oraz zmieniające się w czasie stanowisko ZUS i sądów powszechnych zmuszają zatem pracodawców, aby asekurując się przed koniecznością zapłaty zaległych składek od świadczeń wypłaconych z funduszu socjalnego, stosowali się do zasad, które nie wynikają wprost z norm prawnych.

Co więcej, zasady te często naruszają strefę osobistą pracownika. Chcąc uzyskać wsparcie socjalne (zwykle?w niewielkich kwotach), ?musi bowiem podać pracodawcy informacje o tym, z kim mieszka, jakie są jego relacje ?z innymi ludźmi, jakie dochody uzyskują jego współdomownicy. Zdarza się również, że zatrudnieni nie są w stanie uzyskać informacji o zarobkach członków swojej rodziny – np. małżonka, z którym formalnie mieszkają, czy dziecka, które nie przyczynia się do utrzymywania gospodarstwa domowego. Jakie wówczas powinien złożyć oświadczenie? Wątpliwości w tym zakresie są spore.