- W grudniu wypłacaliśmy nagrody uznaniowe. Przez pomyłkę jedna z pracownic zamiast 1000 zł brutto otrzymała 3000 zł, a druga – odwrotnie. Błąd wynikał z tego, że osoby te mają to samo nazwisko. Wynagrodzenie wypłaciliśmy 20 grudnia 2013 r., gdy obie panie były na urlopach wypoczynkowych. Na początku roku pracownica, która otrzymała niższą nagrodę, zapytała dyrektora, dlaczego dostała dużo mniej niż w poprzednim kwartale (załoga wie, że nagroda za ostatni kwartał jest najwyższa). W ten sposób odkryliśmy pomyłkę. W konsekwencji w styczniu wypłaciliśmy tej osobie wyrównanie. Do ZUS składki społeczne za pracownicę, której nagrodę nadpłaciliśmy, naliczono z uwzględnieniem tej w wysokości 1000 zł. Myśleliśmy bowiem, że kobieta dobrowolnie odda nadwyżkę. Ona jednak odmówiła zwrotu. Czy w lutym możemy potrącić nadpłaconą kwotę z jej bieżącej pensji? Jak w takiej sytuacji wyglądają nasze rozliczenia z ZUS? Czy z powodu oczywistej pomyłki możemy od nienależnie wypłaconych 2000 zł nie regulować składek społecznych? – pyta czytelnik.

Składki na ubezpieczenia społeczne za pracowników nalicza się od przychodu ?w rozumieniu ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2012 r., poz. 361 ze zm., dalej updof), jaki etatowiec uzyskuje, świadcząc pracę. Składek nie opłaca się od wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy w związku z chorobą, zasiłków oraz przychodów wskazanych w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. ?w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU ?nr 161, poz. 1106 ze zm.).

Kiedy podatek

Stosownie do art. 12 ust. 1 updof za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkie wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło ich finansowania. W szczególności chodzi o: wynagrodzenia zasadnicze, za godziny nadliczbowe, różne dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop ?i wszelkie inne kwoty, niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak i wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub częściowo odpłatnych.

Użyty zwrot „w szczególności" oznacza, że wymienione kategorie przychodów podano jedynie przykładowo. Przychodem ze stosunku pracy są więc wszelkie wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym. Zatem wartość nienależnie wypłaconej (bez podstawy prawnej) pracownikowi kwoty pieniężnej stanowi dla niego przychód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych jako ten ze stosunku pracy. Dlatego płatnik musi doliczyć kwotę świadczenia do wynagrodzenia wypłacanego w danym miesiącu i od łącznej wartości obliczyć, pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy. Takie stanowisko wynika z interpretacji dyrektora Izby Skarbowej ?w Warszawie z 13 stycznia 2010 r. (IPPB2/415-647/09-2/AS).

Co ze składkami

Ponieważ przy ustalaniu podstawy wymiaru składek ustawa z 13 października ?1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2013 r., poz.1442 ze zm.) odwołuje się do przepisów podatkowych, uznanie nadpłaconej kwoty za przychód ze stosunku pracy ma także konsekwencje składkowe. Jeżeli więc w grudniu 2013 r. pracodawca wypłacił jednej z podwładnych wynagrodzenie wyższe od należnego, to zwiększone należy potraktować jako przychód ze stosunku pracy. Pomyłka nie ma żadnego znaczenia i nie powoduje, że od niego płatnik jest zwolniony z regulowania składek i zaliczki na podatek dochodowy. Kwotę nienależnie od wypłaconych poborów trzeba uwzględnić w raporcie ZUS RCA składanym za grudzień. Jeśli pracodawca dotychczas tego nie zrobił, musi złożyć korektę dokumentów za ten miesiąc, czyli raport ZUS RCA za pracownika oraz deklarację ZUS DRA. Oczywiście koniecznie opłaca też składki, i to z odsetkami za zwłokę.

Gdy pracownika ?ruszy sumienie

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych wprowadziła procedurę określającą sposób zachowania się płatnika, gdy pracownik odda nienależnie pobrane świadczenie. Gdy takiego zwrotu dokona na rzecz pracodawcy w roku podatkowym, w którym otrzymał takie świadczenie, płatnik rozlicza dokonany zwrot stosownie do art. 41b updof.

Zgodnie z nim jeżeli podatnik oddał nienależnie pobrane świadczenia, które uprzednio zwiększyły dochód podlegający opodatkowaniu, przy ustalaniu wysokości podatku (zaliczki) płatnik odejmuje od dochodu kwotę dokonanych zwrotów, łącznie z pobranym podatkiem (zaliczką).

Gdy natomiast pracownik przekaże nienależne świadczenie po roku podatkowym, ?w którym je dostał, płatnik nie rozliczy mu już zwrotu. W tym wypadku uprawnienie do samodzielnego rozliczenia przysługuje podatnikowi (pracownikowi) na mocy art. 26 ust. 1 pkt 5 updof. Zrobi to, odliczając świadczenie od dochodu w zeznaniu rocznym składanym za rok podatkowy, w którym zwrócił nienależne wynagrodzenie na podstawie dowodu potwierdzającego wpłatę (przelew, przekaz) lub zaświadczenia wystawionego przez byłego pracodawcę.

Oczywiście gdy ten, kto dostał więcej, przekaże nadwyżkę, pracodawca powinien skorygować jego dokumenty rozliczeniowe i w poprawionym raporcie wykazać odpowiednio niższą podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Dla pracodawcy najlepsze rozwiązanie polega na tym, żeby pracownik zgodził się na potrącenie nadpłaconej kwoty z bieżącego wynagrodzenia. Wówczas szef nie będzie składał korekty raportów do ZUS.

Jak ująć z pensji

Gdyby więc pracownica, która otrzymała o 2000 zł więcej, przystała na ujęcie tej kwoty z jej bieżącej pensji np. 500 zł co miesiąc (np. w lutym jej wynagrodzenie powinno wynieść 2300 zł, a po potrąceniu nadpłaty wyniosłoby 1800 zł), taką kwotę szef wykazuje w raporcie ZUS RCA składanym za luty i za kolejne miesiące aż do potrącenia całej sumy.

Problem powstaje, gdy pracownik odmówi zwrotu nienależnie wypłaconej mu pensji. Kodeks pracy nie zezwala pracodawcy na potrącenie nadpłaconego wynagrodzenia w kolejnym miesiącu bez zgody etatowca. Takie stanowisko prezentuje Główny Inspektorat Pracy w piśmie z 1 lipca 2009 r. (GPP-110-4560-43/09/PE/RP).

Sytuacje, w których szef ma prawo dokonać takiego ujęcia bez akceptacji pracownika, wprost wskazuje art. 87 § 1 k.p. Zgodnie z nim z wynagrodzenia za pracę – po odliczeniu składek społecznych oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych – szef może ująć tylko:

- ?sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,

- ?sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,

- ?zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi.

Finał w sądzie

Jeśli firma omyłkowo wypłaca zawyżone wynagrodzenie, ?a etatowiec nie chce go dobrowolnie oddać, pozostaje wystąpić na drogę sądową z roszczeniem o jego zwrot na podstawie przepisów kodeksu cywilnego ?o bezpodstawnym wzbogaceniu. W takim wypadku pracodawca wykazuje, że podwładny otrzymał świadczenie o wiele wyższe, niż mu się należało, ?i w związku z tym powinien liczyć się z obowiązkiem jego zwrotu.

Zgodnie z art. 405 k.c. ten, kto bez podstawy prawnej uzyskał korzyść majątkową kosztem innej osoby, obowiązany jest do wydania korzyści w naturze, a gdyby było to niemożliwe – do zwrotu jej wartości. Natomiast w myśl ?art. 409 k.c. wymóg wydania korzyści lub zwrotu jej wartości wygasa, jeżeli ten, kto korzyść uzyskał, zużył ją lub utracił ?w taki sposób, że nie jest już wzbogacony. Chyba że wyzbywając się korzyści lub zużywając ją, powinien był liczyć się ?z koniecznością oddania.

Oznacza to, że etatowiec może uwolnić się od zwrotu, gdy wykaże, że uzyskaną kwotę po jej otrzymaniu wydał na bieżące potrzeby. Uznał przy tym, że pracodawca przyznał mu premię właśnie w takiej wysokości i nic nie wiedział ?o tym, że przelana kwota była za wysoka. Ponieważ tę, którą dostała pracownica czytelnika (ok. 1400 zł netto), nie jest wyjątkowo wysoka, sąd może uznać taką argumentację za zgodną ?z rzeczywistością.

Gdyby pracownik wyrokiem sądu został zobowiązany do zwrotu nadwyżki wynagrodzenia, pracodawcy otwierałoby to drogę do odzyskania nadpłaty. Wtedy również i on odzyskałby składki uregulowane do ZUS.

Oczywiście gdy druga z pracownic, wobec której firma pomyliła się, dostanie w lutym „wyrównanie" nagrody, tę kwotę uwzględnia się w raporcie ZUS RCA składanym za ten miesiąc.

Autor jest radcą prawnym

Wiara w wyspecjalizowane służby płacowe

Sąd Najwyższy wielokrotnie podkreślał, że wypłata pensji w prawidłowej wysokości to obowiązek pracodawcy, a pracownik może liczyć, że wynagrodzenie, które otrzymał, zostało ustalone prawidłowo. Obowiązek zwrotu powstanie wyłącznie wtedy, gdy ma on świadomość otrzymania nienależnego wynagrodzenia. Ciężar dowodu w tym wypadku spoczywa na pracodawcy. Takie stanowisko wynika m.in. z wyroków SN z 9 stycznia 2007 r. (II PK138/06) i z 8 czerwca 2010 r. (I PK 21/10).