Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego z art. 92 k.p. i zasiłków z ubezpieczenia społecznego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie z 12 miesięcy poprzedzających ten, w którym pracownik stał się niezdolny do pracy. Taka jest ogólna zasada, od której obowiązują odstępstwa w razie np. krótszego okresu zatrudnienia, zmiany wymiaru czasu pracy czy nieobecności usprawiedliwionej trwającej co najmniej 12 miesięcy albo zachorowania przed upływem 3 miesięcy od poprzedniej absencji.
Ogólne zasady
Aby ustalić podstawę wymiaru zasiłku, przychód pracownika pomniejsza się o potrącone składki na ubezpieczenia społeczne (na ogół o 13,71 proc.). Jeśli jednak w okresie przyjmowanym do podstawy (12 m-cy lub krócej) podwładny przekroczył limit składkowy, to za ten miesiąc lub miesiące uwzględnia się wyższe wynagrodzenie. To konsekwencja niepotrącenia z niego pełnych składek.
Przykład 3
Pracownik otrzymuje wynagrodzenie w wysokości 11 500 zł. W październiku 2013 r. podstawa wymiaru składek na jego ubezpieczenia emerytalne i rentowe przekroczyła kwotę graniczną o 3610 zł:
(11500 zł x 10 m-cy) – 111 390 zł = 3610 zł.
Za ten miesiąc pracodawca odprowadził składki emerytalne i rentowe od kwoty 7890 zł (11 500 zł – 3610 zł = 7890 zł).
Pracownik zachorował w listopadzie 2013 r. Podstawę wymiaru należnego mu świadczenia stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie od listopada 2012 r. do października 2013 r. Przy czym za ten ostatni miesiąc jest to kwota wynagrodzenia pomniejszona o faktycznie potrącone składki, tj.:
? emerytalną:
7890 zł x 9,76 proc. = 770,06 zł
? rentową:
7890 zł x 1,5 proc. = 118,35 zł
? chorobową:
11 500 zł x 2,45 proc. = 281,75 zł
Wynagrodzenie za październik 2013 r., które trzeba uwzględnić w podstawie wymiaru świadczenia chorobowego:
11 500 zł (brutto) – 770,06 zł – 118,35 zł – 281,75 zł (składka chorobowa) = 10 329,84 zł.
Gdyby pracownik, o którym mowa w przykładzie, zachorował np. w styczniu 2014 r., wówczas podstawę wymiaru świadczenia chorobowego trzeba byłoby wyliczyć z pensji za okres od stycznia do grudnia 2013 r. Należałoby zatem uwzględnić w niej jeszcze pensję za 2 miesiące (listopad i grudzień), za które podstawa składek emerytalno–rentowych wynosiła 0 zł. W takim przypadku, przychód przyjmowany do podstawy zasiłkowej za każdy z tych miesięcy wyniósłby:
11 500 zł – (11500 zł x 2,45 proc.) = 11 218,25 zł
Średni wskaźnik
Zdarzają się sytuacje, gdy konieczne jest ustalenie średniego wskaźnika składek, który pozwala później ustalić kwotę składek do potrącenia w miesiącu przekroczenia limitu.
Średni kwota potrąconych składek x 100 wskaźnik = ––––––––––––––––––––––––––––––––––– składek przychód stanowiący podstawę wymiaru składek
Ten średni wskaźnik ustala się w następujących okolicznościach:
1. Gdy pracownik otrzymuje składniki wynagrodzenia, które zgodnie z regulaminem zakładowym nie są pomniejszane za czas absencji chorobowej, a tym samym przysługują w okresie pobierania świadczenia chorobowego i nie są wliczane do podstawy jego wymiaru – >patrz przykład 4.
2. W miesiącu przekroczenia kwoty granicznej, pracownik otrzymał składnik wynagrodzenia przysługujący za okresy dłuższe niż miesiąc (np. premię kwartalną lub roczną) >patrz przykład 5.
3. W miesiącu przekroczenia kwoty granicznej, zatrudniony był nieobecny w pracy z przyczyn usprawiedliwionych i w związku z tym jego pensję trzeba uzupełnić >patrz przykład 6.
Przykład 4
Założenia, jak w przykładzie 3, z tą różnicą, że miesięczne wynagrodzenie pracownika składa się z płacy zasadniczej w wysokości 10 000 zł i dodatku funkcyjnego kwotowego w wysokości 1500 zł (który zgodnie z regulaminem płac nie jest pomniejszany za czas nieobecności spowodowanej chorobą).
W miesiącu przekroczenia podstawy wymiaru składek ZUS, czyli w październiku, pracodawca potrącił z wynagrodzenia podwładnego 1163,16 zł na składki społeczne (881,41 zł + 281,75 zł = 1163,16 zł). Skoro dodatek funkcyjny przysługuje za okres choroby, nie należy go uwzględniać w podstawie wymiaru świadczenia chorobowego.
Średni wskaźnik składek:
1163,16 zł x 100
––––––––––––––– = 10,11 proc.
11500 zł
Wyliczenie składek:
10 000 zł (wynagrodzenie zasadnicze) x 10,11 proc. (średni wskaźnik składek) = 1011 zł.
Wynagrodzenie za październik 2013 r., które zostanie uwzględnione w podstawie wymiaru świadczenia chorobowego:
10 000 zł – 1011 zł = 8989 zł
Przykład 5
Pracownikowi przysługuje wynagrodzenie miesięczne w wysokości 12 000 zł. We wrześniu 2013 r. otrzymał 24 000 zł tytułem nagrody z zysku za 2012 r. Zatem jego przychód za wrzesień wyniósł 36 000 zł i przekroczył limit podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych o 20 610 zł (12 000 zł x 9 m-cy + 24 000 zł = 132 000 zł; 132 000 zł – 111 390 zł = 20 610 zł
Pracodawca we wrześniu potrącił z pensji podwładnego składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od kwoty 15 390 zł (36 000 zł – 20 610 zł = 15 390 zł) oraz składkę chorobową od kwoty 36 000 zł.
Łącznie potrącił na składki 2614,91 zł, zgodnie z wyliczeniem:
? emerytalna: 15 390 zł x 9,76 proc. = 1502,06 zł
? rentowa: 15 390 zł x 1,5 proc. = 230,85 zł
? chorobowa: 36 000 zł x 2,45 proc. = 882 zł.
Pracownik zachorował w listopadzie 2013 r. Podstawę wymiaru świadczenia chorobowego za listopad 2013 r. stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie od listopada 2012 r. do października 2013 r.
Średni wskaźnik składek:
2614,91 zł. x 100
––––––––––––––– = 7,26 proc.
36 000 zł
Wyliczenie składek:
36 000 zł (przychód uzyskany we wrześniu) x 7,26 proc. (średni wskaźnik składek) = 2613,60 zł.
Wynagrodzenie za październik 2013 r., które zostanie uwzględnione w podstawie wymiaru świadczenia chorobowego:
36 000 zł – 2613,60 zł = 33 386,40 zł.
Czasowa nieobecność
Jeżeli w miesiącu przyjmowanym do wyliczenia podstawy wymiaru świadczenia chorobowego, pracownik był nieobecny w pracy z przyczyn usprawiedliwionych, to jego pensję za ten miesiąc trzeba uzupełnić – pod warunkiem, że przepracował co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy. Składniki wynagrodzenia pomniejszane za czas absencji chorobowej w sposób inny niż proporcjonalny, uwzględnia się w podstawie chorobowej w kwocie faktycznie wypłaconej. Dopełnia się tylko te elementy płacy, które w myśl postanowień zawartych w regulaminie wynagradzania, są pomniejszane proporcjonalnie za okres niezdolności do pracy spowodowanej chorobą.
Ta sama zasada ma odniesienie do miesiąca, w którym nastąpiło przekroczenie kwoty granicznej składek. Wynagrodzenie określone w stałej stawce miesięcznej jest – z oczywistych powodów – zawsze pomniejszane proporcjonalnie za dni, w których pracownik przebywa na zwolnieniu lekarskim.
Przykład 6
Pracownik otrzymuje wynagrodzenie miesięczne w wysokości 12 300 zł. Był chory od 12 do 15 listopada 2013 r. W październiku 2013 r. chorował przez 7 dni i w związku z tym przepracował 18 dni z obowiązujących 23 dni. Wynagrodzenie za przepracowane dni w październiku wyniosło 9430 zł i w tym właśnie miesiącu przekroczyło ono limit składkowy na ubezpieczenia emerytalno-rentowe o 8740 zł:
Płatnik w październiku potrącił z pensji podwładnego składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od kwoty 690 zł (9430 zł – 8740 zł = 690 zł) oraz składkę chorobową od kwoty 9430 zł. Łącznie składki te wyniosły 308,73 zł, zgodnie z wyliczeniem:
- emerytalna: 690 zł x 9,76 proc. = 67,34 zł
- rentowa: 690 zł x 1,5 proc. = 10,35 zł
- chorobowa: 9430 zł x 2,45 proc. = 231,04 zł.
Podstawę wymiaru świadczenia chorobowego za listopad 2013 r. stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie od listopada 2012 r. do października 2013 r.
Średni wskaźnik składek:
308,73 zł x 100
––––––––––––––– = 3,27 proc.
9430 zł
Wyliczenie składek:
12 300 zł (wynagrodzenie należne zgodnie z umowa o pracę , a więc uzupełnione) x 3,27 proc. (średni wskaźnik składek) = 402,21 zł.
Wynagrodzenie za październik 2013 r. uwzględniane w podstawie wymiaru świadczenia chorobowego:
12 300 zł – 402,21 zł = 11 897,79 zł.
Bez zbędnych obliczeń
Są sytuacje, kiedy mimo konieczności uzupełnienia wynagrodzenia nie ma potrzeby ustalania średniego wskaźnika składek. Dzieje się tak, gdy przychód ubezpieczonego składa się wyłącznie ze zmiennych składników (np. płaca godzinowa lub prowizyjna). Wówczas wynagrodzenie dopełnia się zgodnie z ogólnymi zasadami – tj. dzieląc wynagrodzenie wypłacone za dni przepracowane przez liczbę dni przepracowanych i mnożąc przez liczbę dni, które podwładny miał obowiązek przepracować w danym miesiącu. Przed uzupełnieniem, przychód za dni przepracowane należy pomniejszyć o faktycznie potrącone składki społeczne.
Przykład 7
Te same założenia, o których mowa w przykładzie 6, z tą jednak różnicą, że w firmie obowiązuje prowizyjny system wynagradzania – zatem prowizja za przepracowane dni października wyniosła 9430 zł. W myśli zapisów w regulaminie wynagradzania jest ona pomniejszana proporcjonalnie za okres nieobecności w pracy spowodowanej chorobą.
Pomniejszenie przychodu za październik o potrącone składki:
9430 zł (prowizja za przepracowane dni w październiku) – 308,73 zł (potrącone składki) = 9121,27 zł
Uzupełnienie wynagrodzenia za październik 2013 r.:
(9121,27 zł odbruttowionej prowizji : 18 dni faktycznie przepracowanych) x 23 dni przypadające do przepracowania = 11.654,96 zł.
Stałe plus zmienne
Bardzo często bywa tak, że na miesięczne pobory pracownika składają się stałe i zmienne składniki płacy. Należy wtedy posłużyć się obiema metodami uzupełniania. Wynagrodzenie określone w stałej stawce miesięcznej dopełnia się więc, stosując średni wskaźnik składek, a składnik zmienny – na zasadach ogólnie obowiązujących.
Konieczne wyrównanie
Płatnik, który koryguje nadpłatę składek emerytalno-rentowych, powinien też zweryfikować wypłatę zasiłków i wyrównać te, które zostały zaniżone (z uwagi na to, że naliczono je od zbyt niskiej podstawy, po odliczeniu nienależnie opłaconych składek).
Przykład 8
Zatrudniony otrzymuje wynagrodzenie miesięczne w wysokości 10 000 zł.
W listopadzie 2013 r. ZUS powiadomił pracodawcę, że w lipcu 2013 r. przychód podwładnego przekroczył roczną podstawę wymiaru składek i że wynosi ona 3265,20 zł. Płatnik złożył stosowne korekty. Jednocześnie z dokumentacji zasiłkowej ubezpieczonego wynikało, że pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim przez 11 dni w sierpniu 2013 r. i otrzymał zasiłek chorobowy, którego podstawę wymiaru stanowiło wynagrodzenie za okres od sierpnia 2012 r. do lipca 2013 r. Świadczenie za sierpień 2013 r. wyliczono w następujący sposób:
- podstawa wymiaru: [10 000 zł – (10 000 zł x 13,71 proc.)] x 12 m-cy = 103 548 zł
- zasiłek za dzień choroby: [(103 548 zł : 12 miesięcy) x 80 proc.]: 30 dni = 230,11 zł.
- zasiłek za chorobę w sierpniu: 230,11 zł x 11 dni = 2531,21 zł.
W obliczeniach została uwzględniona pensja za lipiec, a więc miesiąc, w którym nastąpiło przekroczenie kwoty granicznej składek emerytalno–rentowych. W rzeczywistości kwota odliczonych składek była zawyżona, a w konsekwencji zaniżony zasiłek. W związku z tym pracownikowi należy się wyrównanie.
- składki społeczne należne od pensji za lipiec: 3265,20 zł x 9,76 proc. = 318,68 zł 3265,20 zł x 1,5 proc. = 48,98 zł 10 000 zł. x 2,45 proc. = 245 zł
Łącznie składki na ubezpieczenia społeczne: 612,66 zł.
Wynagrodzenie za lipiec pomniejszone o potracone składki na ubezpieczenia społeczne:
10 000 zł – 612,66 zł = 9387,34 zł.
Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego za sierpień:
[103 548 zł – 8629 zł (tj. pensja za lipiec pomniejszona o 13,71 proc.) + 9387,34 zł (tj. płaca lipcowa pomniejszona o skorygowane składki)] : 12 miesięcy = 8692,20 zł
- zasiłek za dzień choroby: 8692,20 zł x 80 proc. : 30 = 231,79 zł
- zasiłek chorobowy za sierpień po korekcie: 231,79 zł x 11 dni = 2549,69 zł
Kwota wyrównania:
2549,69 zł – 2531,21 zł = 18,48 zł
Kwotę wyrównania wykazuje się w raporcie ZUS RSA. Należy go sporządzić za miesiąc, w którym wypłacono wyrównanie (z kodem świadczenia/przerwy – 317).
Gdyby pracownik, o którym mowa w przykładzie, chorował nie w sierpniu, ale w październiku, podstawa zasiłkowa obejmowałaby również pensje za sierpień i wrzesień. Pracodawca musiałby wówczas skorygować podstawę wymiaru świadczenia również za te dodatkowe miesiące (gdzie podstawa wymiaru składek emerytalno-rentowych wyniosłaby 0 zł).
