W jaki sposób firma powinna rozliczyć zaległości wobec ZUS

Każdy płatnik składek, w tym także osoby prowadzące działalność i opłacające składki wyłącznie za siebie, mają obowiązek regulować swoje należności wobec ZUS w terminie (co do zasady do 10. dnia danego miesiąca). W razie spóźnienia, ZUS ma prawo żądać zapłaty odsetek od tych zaległości.

Co ważne, zgodnie z art. 24 ust 1a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, jeśli to ZUS wykryje zaległości, może nałożyć na przedsiębiorcę karę w wysokości 100 proc. zaległości. Wtedy przedsiębiorca zapłaci zaległą składkę podwójnie. Nie dotyczy to jednak zaległości z tytułu składek za dany miesiąc, gdy wyliczona kwota odsetek jest poniżej ustawowo określonej kwoty wynoszącej aktualnie 6,60 zł.

Krok 1. Sprawdź wysokość odsetek od zaległości

Jeśli od daty, kiedy składki powinny być opłacone, do momentu, gdy to faktycznie nastąpiło, odsetki wyniosą tylko 6,59 zł, nie ma obowiązku zwiększenia wpłaty o odsetki. W ostatnim czasie odsetki od zaległości wobec ZUS znacząco zmalały i od 4 lipca wynoszą tylko 10 proc. w skali roku.

Przy obliczaniu odsetek trzeba brać jednak pod uwagę datę ich powstania i pamiętać, że stawka zmieniała się siedem razy w tym roku. W przypadku zaległości powstałych od 10 stycznia do 6 lutego wynosiły one 13 proc. W okresie od 7 lutego do 6 marca zmalały do 12,5 proc., następnie pomiędzy 7 marca a 8 maja wynosiły 11,5 proc. później od 9 maja do 5 czerwca spadły do 11 proc. i w następnym okresie do 3 lipca wynosiły 10,5 proc.

Przykład

Przedsiębiorca, który nie zapłacił 710,67 zł składek na własne ubezpieczenia społeczne (razem z dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym) do 10 lipca 2013 r., i zrobił to dopiero 26 lipca 2013 r., wygenerował odsetki w wysokości 3,12 zł.

W myśl przepisów ubezpieczeniowych, płacąc spóźnioną składkę na ubezpieczenia społeczne, nie musi doliczać do przelewu odsetek od zaległości.

Przykład

Przedsiębiorca, który nie zapłacił 710,67 zł składek na własne ubezpieczenia społeczne (razem z dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym)do 10 czerwca 2013 r., i zrobił to dopiero 26 lipca 2013 r., wygenerował odsetki w wysokości 9,18 zł. W myśl przepisów ubezpieczeniowych należy zaokrąglić je w dół, do 9 zł.

Przedsiębiorcy nie muszą samodzielnie obliczać odsetek od zaległości, narażając się na błędy przy tak licznych zmianach ich wysokości. Wystarczy, że wpiszą kwotę zaległości, datę, kiedy powinna być ona zapłacona, oraz termin rzeczywistej wpłaty do specjalnego kalkulatora, jaki można znaleźć na stronie Internetowej ZUS (pod adresem http://www.zus.pl/kalkulator/).

Co ważne, odsetki oblicza się oddzielnie dla każdego funduszu ubezpieczeniowego i nalicza się je oddzielnie dla składek za poszczególne miesiące. Przedsiębiorca szybciej więc wygeneruje zaległości łączące się z obowiązkiem zapłaty odsetek, w przypadku zaległości we wpłatach na Fundusz Ubezpieczeń Społecznych, na który wpłaca się łącznie składkę emerytalną, rentową, za ubezpieczenie wypadkowe i dobrowolne chorobowe. Łącznie te składki wynoszą w tym roku 710,67 zł miesięcznie. Odsetki od tej kwoty za dany miesiąc przekraczają ustawowe 6,60 zł już po kilkunastu dniach od terminu ich zapłaty.

Zaległości w zapłacie należności na NFZ, Fundusz Pracy lub Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, ze względu na znacznie niższe kwoty składek płacone na te fundusze, narastają w wolniejszym tempie. Trudniej tam o przekroczenie ustawowego limitu odsetek w wysokości 6,60 zł, które trzeba dopłacać do zaległości.

Odsetki za zwłokę nalicza się za okres:

- od dnia następującego po dniu upływu terminu płatności należności,

- do dnia wpłacenia gotówki w placówce pocztowej, w banku, w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-rozliczeniowej, biurze usług płatniczych lub w instytucji płatniczej albo do dnia obciążenia rachunku bankowego płatnika lub rachunku płatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-rozliczeniowej lub rachunku płatniczego płatnika w instytucji płatniczej kwotą składki włącznie.

Krok 2.

Uważaj na skomplikowane zasady obliczania odsetek

Trzeba pamiętać też o tym, że w niektórych miesiącach nie trzeba naliczać odsetek od 10.dnia, do kiedy formalnie osoby prowadzące działalność gospodarczą mają obowiązek zapłacić składkę. Przykładowo w lutym i marcu tego roku 10. dzień miesiąca wypadał w niedzielę. Termin naliczania odsetek za zaległe składki płatne w lutym i marcu biegnie dopiero od poniedziałku, czyli od 11. dnia w tych miesiącach.

Kolejna zasada dotycząca obliczania zaległych odsetek dotyczy obowiązku zaokrąglania tej kwoty do pełnych złotych. Przykładowo jeśli odsetki od zaległości za dany miesiąc wyniosły 27,50 zł, zgodnie z przepisami kwota do zapłaty wyniesie 28 zł. Gdyby odsetki wyliczone za dany okres wyniosły 27,49 zł, wówczas wyrównanie następuje w dół do 27 zł.

Krok 3. Ustal, czy masz prawo do ulgi

Obniżoną do 75 proc. stawkę odsetek przy zapłacie zaległości może zastosować tylko ten przedsiębiorca, który z przyczyn obiektywnych musi skorygować dokumenty ubezpieczeniowe. Od 4 lipca tego roku ulgowe odsetki wynoszą 7,5 proc. Zapłata odsetek w preferencyjnej wysokości jest możliwa jedynie w przypadku, gdy przedsiębiorca z własnej inicjatywy złoży korekty dokumentów rozliczeniowych.

ZUS rozpatrzy każdą sprawę indywidualnie i określi, kiedy przedsiębiorca będzie miał prawo do tego przywileju. Dlatego do takiego wniosku niezbędne będzie pisemne uzasadnienie przyczyn składania korekty, wskazujące obiektywne przyczyny konieczności jej złożenia. Ponadto zaległe składki w ulgowej wysokości trzeba uregulować w ciągu siedmiu dni od dnia złożenia korekty.

Ważne

Zastosowanie obniżonej stawki odsetek może dotyczyć także korekt dokumentów rozliczeniowych sprzed 1 stycznia 2009 r., czyli wejścia w życie przepisów przewidujących ulgowe odsetki.

Jeśli przedsiębiorca dopatrzy się w dopiero co skorygowanych dokumentach kolejnych błędów, wymagających złożenia kolejnych korekt, nadal może występować do ZUS o zastosowanie ulgowych odsetek. Tym razem także będzie miał obowiązek uzasadnić obiektywnymi przesłankami zastosowanie ulgi i opłacić obniżone odsetki w ciągu siedmiu dni od złożenia korekty.

Przykład

Przedsiębiorca, który nie opłacił składek za luty, bo w tym czasie korzystał ze zwolnienia lekarskiego, po tym ZUS zakwestionował to zwolnienie musi złożyć korektę dokumentów za ten miesiąc i zapłacić zaległe składki.

Normalne odsetki od zaległych składek za ten miesiąc wynoszą 40 zł. Przedsiębiorca powinien jednak ubiegać się o możliwość zapłaty odsetek od zaległych składek na ubezpieczenia społeczne w obniżonej wysokości. Wyniosą one wtedy tylko 27 zł.

Krok 4. Zapłać całe zaległości razem

Przedsiębiorca który dopuścił się zwłoki w zapłacie składek musi pamiętać, że: odsetki należy opłacić łącznie z nieterminowo opłacanymi składkami (jednym przelewem). Odsetki są liczone oddzielnie dla każdego z funduszy ubezpieczeniowych. Jednoczesna zapłata zaległości i odsetek (gdy te przekroczą ustawowy limit 6,60 zł) jest bardzo ważna. Jeśli przedsiębiorca wpłaci tylko kwotę zaległych składek, ale bez odsetek , ZUS rozłoży wpłatę na pokrycie części składek i całości dotychczasowych odsetek. W finale przedsiębiorca będzie nadal miał niedopłatę w składkach i rosnące nowe odsetki od tych zaległości.

By tego uniknąć przedsiębiorca zawsze może złożyć do ZUS wniosek o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu ze składkami, które powinno wykazać wszelkie nieprawidłowości popełnione przez niego w rozliczeniach z Zakładem. Inny wniosek może dotyczyć tzw. rozliczenia konta w ZUS. Przedsiębiorca dostanie wtedy szczegółową informację za jakie miesiące nie wpłynęły składki w terminie.

Krok 5. Przystąp do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego

Biznesmen, który przystąpił do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego, musi pamiętać, że opłacenie składek na ubezpieczenia społeczne po terminie powoduje ustanie tego ubezpieczenia. Ma to liczne konsekwencje dla ubezpieczonego. Po spóźnieniu musi on ponownie przystąpić do tego ubezpieczenia, składając odpowiednie dokumenty w ZUS, oraz terminowo opłacać składki przez kolejne trzy miesiące.

W tym czasie ma prawo do opieki zdrowotnej i np. wizyt u lekarza, nie przysługują mu natomiast świadczenia z tytułu choroby własnej, czy dziecka.

Podstawa prawna: