Składki i podatki od zwrotu kosztów edukacji pracownika

- Od semestru zimowego firma chce skierować i sfinansować pracownikowi studia zgodne z profilem jej działalności. Czy tak sfinansowana edukacja podwładnego będzie zwolniona ze składek ZUS i podatku? – pyta czytelnik.

Za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkie wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty. I to bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, do których w szczególności można zaliczyć m.in. wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różne dodatki, jak również świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika czy wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Tak stanowi art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa o PIT).

Są ulgi

Należy pamiętać, że nie wszystkie przychody ze stosunku pracy podlegają jednak opodatkowaniu. Ustawodawca przewidział pewną liczbę zwolnień podatkowych dotyczących właśnie świadczeń ponoszonych przez pracodawcę na rzecz pracownika (art. 21 ustawy o PIT). Według art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o PIT wolna od podatku jest wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych, z wyjątkiem wynagrodzeń otrzymywanych za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy oraz za czas urlopu szkoleniowego.

Równocześnie w myśl § 2 ust. 1 pkt 29 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm., dalej rozporządzenie składkowe) wolna od składek ZUS jest wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez zakład pracy na podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracownika, z wyjątkiem wynagrodzeń otrzymywanych za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnień z części dnia pracy, przysługujących pracownikom podejmującym naukę w szkołach lub podnoszącym kwalifikacje zawodowe w formach pozaszkolnych.

Przepisy, do których odnosi się ten ustęp rozporządzenia składkowego, to przede wszystkim art. 1031 – 1035 k.p., a także pragmatyki zawodowe. Zgodnie z nimi przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych rozumie się zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe w formie szkolnej i pozaszkolnej przysługują:

- urlop szkoleniowy,

- zwolnienie z całości lub części dnia pracy, na czas niezbędny, aby punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania – za czas tego urlopu lub zwolnienia z całości lub części dnia pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

Czyja inicjatywa

Jeżeli do podnoszenia kwalifikacji zawodowych dochodzi z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą, strony powinny zawrzeć na piśmie umowę określającą wzajemne prawa i obowiązki stron (art. 1034 k.p.). Nie może ona jednak zawierać mniej korzystnych warunków, niż określają to przepisy prawa pracy.

Inaczej jest u pracownika, który podejmuje naukę bez inicjatywy pracodawcy, gdyż w takim wypadku kodeks pracy nie przewiduje żadnych świadczeń. Jeśli jednak szef przyznałby uczącemu się jakieś bonusy, stanowiłyby one podstawę naliczenia składek ZUS i podatku.

Oznacza to, że jeżeli pracownik rozpocząłby i kontynuował naukę z własnej inicjatywy (bez wiedzy i zgody szefa), a następnie po uzyskaniu np. tytułu lub dyplomu zwrócił się do pracodawcy o zwrot części poniesionych kosztów i go uzyskał, to otrzymane przez niego świadczenie nie jest objęte zwolnieniem określonym z art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o PIT.

W rezultacie stanowi przychód ze stosunku pracy opodatkowany podatkiem dochodowym. Tak również w podobnej sprawie uznał dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w wydanej interpretacji indywidualnej z 31 sierpnia 2011 r. (IBPBII/1/ 415-566/11/MZ).

Analogicznie przedstawia się naliczenie składek ZUS. Co do zasady podstawę wymiaru składek ZUS pracownika stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany przez tę osobę z racji zatrudnienia w stosunku pracy.

Na własną rękę

Ustawodawca dostrzegł, że możliwe jest podnoszenie kwalifikacji przez pracownika bez zachowania tych warunków. W takim wypadku stosuje się art. 1036 k.p., w myśl którego pracownikowi zdobywającemu lub uzupełniającemu wiedzę i umiejętności na zasadach innych, niż określone w art. 1031 – 1035 k.p., mogą być przyznane:

- zwolnienie z całości lub części dnia pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia,

- urlop bezpłatny – w wymiarze ustalonym w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i pracownikiem.