Część świadczeń wypłacanych pracownikom czy zleceniobiorcom traktowanych jest ulgowo, bo są wolne od obciążeń na ubezpieczenia.
Tym samym nie ma potrzeby informować ZUS o ich osiągnięciu. Ciągle jednak jest problem z tym, które przychody objęte są tym przywilejem, a które nie mogą z niego korzystać. System płacowy to przecież indywidualna sprawa każdej firmy. Nie można więc mówić tu o standardach, gdy należności nazwane np. nagrodami jubileuszowymi czy świadczeniami urlopowymi faktycznie nimi są. Sama nazwa składnika pensji nie przesądza więc o możliwości pomijania go przy obliczaniu składek.
Sprawę utrudnia fakt, że ZUS wciąż nie musi dzielić się wydanymi interpretacjami i niechętnie to robi. Ma się to niedługo zmienić, jednak póki co najbezpieczniejszym sposobem dla przedsiębiorcy, który ma tego rodzaju wątpliwości, pozostaje zapłacenie za indywidualną interpretację.
Ponieważ problemy z naliczaniem opłat na ZUS wciąż są aktualne, a systemy płacowe coraz bardziej skomplikowane, postanowiliśmy usystematyzować wiedzę o przychodach, które są wolne od składek. Przywołujemy przy tym wydane w ostatnim czasie odpowiedzi ZUS na ciekawe pytania pracodawców.
Rozporządzenie, które reguluje to zagadnienie, jest bardzo ogólne. Wymienia rodzaje przychodów, które objęte są ulgą, ale zwykle są to lakoniczne sformułowania. Przykładem jest choćby to dotyczące nagród jubileuszowych. Czytamy, że chodzi o gratyfikacje, które według zasad określających warunki ich przyznawania przysługują pracownikowi nie częściej niż co pięć lat. ZUS stosuje tu jednak wiele odstępstw na korzyść płatników i ubezpieczonych. Nieświadomy ich pracodawca opłaci składki, choć w rzeczywistości nie ma takiego obowiązku.
Są też przykłady na to, że sucha treść rozporządzenia może wprowadzić błąd i utwierdzić w przekonaniu, że składek nie trzeba płacić. Dotyczy to np. kosztów posiłków opłacanych za pracowników. Choć z logicznego punktu widzenia wydaje się, że pracodawca spełnia ten cel także wtedy, gdy wyda zatrudnionym kupony podlegające wymianie na artykuły spożywcze, to ZUS nie uznaje tego za prawidłowe. Tym samym od wartości tych bonów każe liczyć składki.
Podobnie jest z zapewnieniem pracownikom dojazdu do pracy. Wręczone dojeżdżającym bilety są wolne od opłat na ubezpieczenia, ale ekwiwalent pieniężny z tytułu zwrotu poniesionych kosztów – już nie.
Takich pułapek jest znacznie więcej. Zaś popełnione błędy wiążą się z poważnymi konsekwencjami. Prostowanie dokumentów rozliczeniowych to dopiero początek. Do tego dochodzi obowiązek uregulowania zaległych składek wraz z odsetkami. Nierzadko też powstaje ryzyko wysokiej kary za nieprawidłowe rozliczenia. Warto więc poświęcić trochę czasu, aby upewnić się czy dane świadczenie faktycznie jest wolne od składek.
Czytaj Vademecum:
Zobacz inne zagadnienia omówione w poprzednich numerach Vademecum Kadry i Płace:
Metody cięcia kosztów bez redukcji etatów
Fundusz socjalny: orzecznictwo z komentarzem
Kto i ile zapłaci za rozwiązanie umowy
Zasady zatrudniania pracowników sezonowych
Urlop wypoczynkowy - jak liczyć świadczenia za czas wakacji
Szczególna ochrona przed zwolnieniem z pracy
Nowe prawo zwiększa chaos w kadrach
