Podstawa wymiaru składek dla pracowników na urlopach wychowawczych od stycznia 2012 r.

Jak wynika bowiem z informacji na stronie ZUS, od stycznia 2012 r. każda firma, która udzieliła urlopu wychowawczego, ma obowiązek rozliczać z tego tytułu składki. Do końca ubiegłego roku za osobę, która korzystała z urlopu wychowawczego w dwóch lub więcej firmach, tylko jedna z nich liczyła te składki.

Pozostałe były zwolnione z tego obowiązku. A teraz będzie tak tylko ze składką zdrowotną. Natomiast składki emerytalno-rentowe muszą rozliczać wszyscy pracodawcy, którzy udzielili takiego urlopu na wychowywanie dziecka.

Wyjątkiem nadal będą osoby, które nie spełniają warunków do opłacania za nie składek z budżetu państwa, bo posiadają inny tytuł do ubezpieczeń społecznych (np. pracują podczas tego urlopu) albo mają uprawnienia do emerytury lub renty.

Co kwartał inna podstawa

Bez zmian pozostają zasady obejmowania ubezpieczenia- mi osób przebywających na urlopie wychowawczym. Nadal obowiązkowo będą podlegać ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym oraz zdrowotnemu, pod warunkiem że nie będą miały ustalonego prawa do emerytury ani renty i nie będą posiadać innych tytułów rodzących obowiązek ubezpieczeń społecznych.

Wciąż też składki te będzie w całości finansował budżet państwa za pośrednictwem ZUS. I nadal rozliczać je będzie musiał płatnik składek – czyli pracodawca – w sporządzanym co miesiąc raporcie.

Zmieni się natomiast podstawa wymiaru składek należnych na ubezpieczenia emerytalno-rentowe tych osób. A to pociąga za sobą konsekwencje w postaci znacznie trudniejszych rozliczeń niż wcześniej. Ale zacznijmy od początku.

Do 31 grudnia 2011 r. sprawa była prosta – składki należało rozliczać:

• na ubezpieczenia emerytalno-rentowe od kwoty minimalnego wynagrodzenia,

• na ubezpieczenie zdrowotne – od równowartości świadczenia pielęgnacyjnego (520 zł).

Od 1 stycznia 2012 r. ta pierwsza nie jest już ryczałtowa. Częściowo zależy od pensji danej osoby, którą otrzymywała przed pójściem na urlop wychowawczy. Przy czym nie chodzi o kwoty faktycznie otrzymane, ale te, które stanowią podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Przyczyną zamieszania jest ust. 5b i ust. 14 w art. 18 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.), które obowiązują od 1 stycznia 2012 r.

Ich treść wskazuje na to, że podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopie wychowawczym stanowi kwota 60 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w poprzednim kwartale. Składka w nowej wysokości obowiązuje od trzeciego miesiąca następnego kwartału.

Podstawa ta nie może być jednak wyższa niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy.

Średnia 12-miesięczna

Oznacza to, że aby obliczyć średnią tych wynagrodzeń, należy wziąć pod uwagę 12 miesięcy poprzedzających ten, od którego zaczął się urlop wychowawczy.

Przy czym obowiązywać będzie limit, że podstawa wymiaru składek nie może być wyższa niż 60 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w poprzednim kwartale ogłoszonego przez prezesa GUS (które stanowi podstawę do ustalenia najwyższej podstawy wymiaru składki na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe). Limit ten będzie się zmieniał od trzeciego miesiąca każdego kwartału.

Za styczeń i luty 2012 r. wynosi on 2049,60 zł (bo średnia płaca w III kwartale 2011 r. wynosiła 3416 zł). Od marca będzie to już inna kwota, ustalona jako 60 proc. przeciętnego wynagrodzenia z IV kwartału 2011 r.

Dla każdego ubezpieczonego trzeba więc obliczyć średnie wynagrodzenie sprzed urlopu wychowawczego i ewentualnie ograniczyć je do przeciętnej płacy z kwartału ogłoszonej przez GUS.

Mieszane zasady liczenia

Okazuje się, że aby ustalić średnie zarobki pracownika z 12 miesięcy poprzedzających przejście na urlop wychowawczy, trzeba sięgnąć do przepisów ustawy zasiłkowej. Stosujemy bowiem wszystkie zasady, na jakich ustalamy podstawę wymiaru zasiłku dla pracowników, z jednym zastrzeżeniem – nie odliczamy od wynagrodzenia pracownika składek na ubezpieczenia społeczne, które on sfinansował.

Należy więc postępować zgodnie z zasadami określonymi w art. 36 i następnych ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn. DzU z 2010 r. nr 77, poz. 512 ze zm.).

Oznacza to, że bierzemy pod uwagę miesięczne wynagrodzenie pracownika, które stanowiło podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, za okres 12 miesięcy (chyba że osoba nie przepracowała roku przed przejściem na wychowawczy – wtedy uwzględniamy wynagrodzenie z pełnych kalendarzowych miesięcy pracy), a następnie sumę tych wynagrodzeń dzielimy przez odpowiednią liczbę miesięcy (przez 12 lub mniej).

Ponieważ mamy tu stosować zasady ustalania podstawy wymiaru zasiłków, pamiętać musimy o tym, że:

• z obliczeń należy wyłączyć wszystkie należności, które nie stanowią podstawy wymiaru składek (wynagrodzenie chorobowe, zasiłki, składniki zwolnione ze składek),

• w obliczeniach musimy pomijać dodatkowe składniki płacy, które nie są zmniejszane za czas niezdolności do pracy (na ich wysokość nie ma wpływu ewentualna absencja),

• jeśli urlop wychowawczy rozpoczął się przed upływem pełnego miesiąca kalendarzowego pracy, aby ustalić podstawę wymiaru składek należy przyjąć wynagrodzenie, które ubezpieczony będący pracownikiem osiągnąłby, gdyby przepracował pełny miesiąc kalendarzowy (np. z umowy lub po uzupełnieniu),

• gdy pojawiły się miesiące, za które zatrudniony dostał niepełne wynagrodzenie, ale przepracował co najmniej połowę czasu pracy, należy je przyjąć po uzupełnieniu,

• z obliczeń wyłączamy pensje za miesiące, w których zatrudniony przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy,

• uwzględniamy zarówno skład-

niki miesięczne, jak i za dłuższe okresy – dwumiesięczne, kwartalne, półroczne i roczne – po ich ewentualnym uzupełnieniu, jeśli zostały obniżone z uwagi na nieobecność w pracy,

• nie uwzględniamy pensji otrzymanej przed zmianą wymiaru czasu pracy,

• wliczamy składniki należne za pracę w okresie 12 miesięcy (lub krótszym), bez względu na datę wypłaty.

Jak wskazuje na swojej stronie internetowej ZUS, w pozostałym zakresie przy ustalaniu kwoty przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia należy stosować wyjaśnienia zawarte w Komentarzu do ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa w zakresie dotyczącym ustalania podstawy wymiaru zasiłku chorobowego dla osób będących pracownikami.

Gdy jest kilku płatników

Do 31 grudnia 2011 r. w sytuacji, gdy jedna osoba korzystała z urlopu wychowawczego w kilku firmach, wskazywała tylko jedną, która rozliczała za nią składki. Pozostałe nie musiały sobie tym zaprzątać głowy.

Od stycznia br. wszystkie zostały obciążone tym obowiązkiem. Jedno co dobre – to że nie muszą sprawdzać pensji u pozostałych płatników. Jak wynika z informacji ZUS, każdy z nich ma obliczyć składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od podstawy liczonej od średniej pensji, uwzględniając przy tym ograniczenie do 60 proc. przeciętnego wynagrodzenia. Natomiast ZUS opłaci te składki od zsumowanej podstawy, nie wyższej niż wskazany limit 60 proc. płacy.

W tym przypadku nic się nie zmieni, jeśli chodzi o składkę zdrowotną. Nadal będzie ją rozliczał tylko jeden płatnik. Zwykle jest to firma, która wcześniej udzieliła urlopu wychowawczego. Jeśli pracownik zaczął korzystać z przerwy rodzicielskiej równocześnie w dwóch lub więcej zakładach, musi wskazać, który z nich ma naliczać składkę zdrowotną, a reszta jest z tego zwolniona.

Przykład

Pani Janina od 13 grudnia 2011 r. przebywa na urlopie wychowawczym. Korzysta z niego bezpośrednio po zakończeniu:

• trwającego 20 tygodni urlopu macierzyńskiego i 2 urlopu dodatkowego oraz

• trwającego 24 dni kalendarzowe urlopu wypoczynkowego.

Za grudzień 2011 r. pracodawca naliczył składki na ubezpieczenia społeczne od podstawy liczonej proporcjonalnie od kwoty minimalnego wynagrodzenia, a zdrowotną – od świadczenia pielęgnacyjnego.

Od stycznia 2012 r. podstawę wymiaru składek z tytułu urlopu wychowawczego trzeba ustalić, biorąc pod uwagę wynagrodzenie za okres 12 miesięcy sprzed tego urlopu, tj. od grudnia 2010 r. do listopada 2011 r. W tym czasie pani Janina była:

• na zwolnieniu lekarskim od 16 maja do 17 czerwca 2011 r.,

• na podstawowym i dodatkowym urlopie macierzyńskim od 18 czerwca do 18 listopada 2011 r.,

• na urlopie wypoczynkowym od 19 listopada do 12 grudnia 2011 r.

W związku z tym licząc podstawę wymiaru składek z tytułu urlopu wychowawczego od stycznia 2012 r., wliczymy wynagrodzenie za miesiące: grudzień 2010 r. oraz styczeń, luty, marzec, kwiecień 2011 r. – bez uzupełniania oraz wynagrodzenie za maj 2011 r. po jego uprzednim uzupełnieniu do kwoty należnej za cały miesiąc.

Pozostałych miesięcy nie należy uwzględniać w obliczeniach, bo pracownica pracowała albo mniej niż połowę obowiązującego ją czasu pracy albo w ogóle. Ustaloną sumę z wynagrodzeń ze wskazanego okresu należy podzielić przez 6 i to będzie podstawa wymiaru składek z tytułu urlopu wychowawczego od stycznia 2012 r. (pod warunkiem że nie przekroczy 60 proc. przeciętnego wynagrodzenia).

Etapy obliczeń

Aby ustalić podstawę wymiaru składek z urlopu wychowawczego, należy kolejno:

KROK 1.

Sprawdzić okres, z którego liczymy średnią wynagrodzeń

KROK 2.

Ustalić, jakie składniki z tego okresu stanowią podstawę wymiaru składek

KROK 3.

Dopełnić pensję i inne składniki podlegające uzupełnieniu

KROK 4.

Sumę wynagrodzeń podzielić przez odpowiednią liczbę miesięcy

KROK 5.

Porównać średnią do 60 proc. przeciętnego wynagrodzenia; jeśli średnia jest od niższa od limitu – to od niej trzeba liczyć składki, gdy okaże się wyższa od limitu – składki liczymy od 60 proc. przeciętnego wynagrodzenia

KROK 6.

Od ustalonej podstawy naliczyć składkę emerytalną w wysokości 19,52 proc. i rentową w wysokości 6 proc. (od lutego w wysokości 8 proc.)

KROK 7.

Naliczyć składkę zdrowotną od kwoty równej świadczeniu pielęgnacyjnemu, tj. 520 zł

KROK 8.

Wykazać wszystkie składki w raporcie RCA (w miejscach przeznaczonych na składki podlegające finansowaniu przez pracodawcę), a następnie przenieść do deklaracji DRA – wykazując w bloku IV w polach 10, 11, 12 (społeczne) oraz w bloku VII w polu 03 (zdrowotną).

Bez oświadczenia ani rusz

Gdy pracownik korzystał z urlopu wychowawczego w dwóch lub więcej zakładach, to pracodawcy, którzy do tej pory nie mieli obowiązku rozliczać składek, przed wykonaniem tego obowiązku po raz pierwszy muszą posiadać oświadczenie pracownika o:

• braku innych tytułów do ubezpieczeń,

• braku uprawnień do emerytury oraz renty.

Dopiero to oświadczenie jest podstawą do naliczenia składek, które finansuje budżet państwa za pośrednictwem ZUS.