Zasiłki ZUS: jak wypłacać i rozliczać zasiłki na przełomie roku

Małe firmy, które do ubezpieczenia chorobowego zgłaszają mniej niż 21 osób, nie muszą martwić się obowiązkiem ani ustalania uprawnień i wypłaty świadczeń, ani też ich rozliczaniem w raportach przekazywanych do ZUS.

Ciężar ten mogą natomiast odczuć większe firmy, na które zostały przeniesione te obowiązki. Szczególnie na przełomie kolejnych miesięcy czy lat.

Trochę teorii

Płatnicy składek mają obowiązek przekazywać do ZUS miesięczną deklarację DRA oraz imienne raporty za ubezpieczonych na druku

• RCA, w którym wykazują rozliczone składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz/lub

• RSA, podając w nim przerwy w opłacaniu składek i kwoty wypłaconych świadczeń.

Oczywiście ten drugi raport trzeba składać tylko za te osoby, które miały jakieś przerwy w ubezpieczeniu (np. w wyniku urlopu wychowawczego) albo pobierały świadczenia (np. zasiłek chorobowy, macierzyński itd.). Druk RSA zawiera przy tym osiem bloków (od III do X), w których można podać okresy przerw dotyczące tej samej lub różnych osób.

Przykład

Pani Katarzyna od października 2011 przebywała na zwolnieniu lekarskim, a 22 grudnia urodziła dziecko.

W grudniu pracodawca wypłacił jej zasiłek chorobowy i macierzyński (do 31 grudnia). Za ten miesiąc pracodawca musi więc przekazać do ZUS sporządzony za nią raport RSA, wypełniając w nim dwa bloki.

W jednym, z kodem świadczenia/przerwy 313, musi podać okres niezdolności do pracy (01.12.2011 – 21.12.2011), za który wypłacił jej zasiłek chorobowy i kwotę tego świadczenia. W kolejnym bloku należy wykazać okres pobierania zasiłku macierzyńskiego (22.12.2011 – 31.12.2011), podać kod 311 i kwotę tej wypłaty.

Przy wypełnianiu raportów imiennych RSA należy się wtedy kierować datą wypłaty świadczenia, a nie okresem, za jaki przysługuje. Z kolei prawo do zasiłku można ustalić i wypłacić to świadczenie dopiero po przedłożeniu niezbędnej dokumentacji (np. zwolnienia lekarskiego na druku ZUS ZLA czy skróconego odpisu aktu urodzenia dziecka).

Wypłatę wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku płatnik powinien zrealizować w terminie przyjętym do wypłaty wynagrodzeń lub dochodów, ale nie później niż w ciągu 30 dni od dochowania przez podwładnego niezbędnych formalności.

Przykład

Pan Konrad poinformował zakład pracy, że przebywa na zwolnieniu lekarskim od 27 do 30 grudnia. Zwolnienie lekarskie wysłał pocztą już w dniu jego wystawienia, ale dotarło do pracodawcy dopiero w styczniu 2012.

Dlatego wynagrodzenie chorobowe otrzymał dopiero w tym miesiącu. W tej sytuacji za grudzień 2011 pracodawca musi przesłać za niego do ZUS wyłącznie raport RCA, rozliczając w nim składki na ubezpieczenia od przychodu, który w tym miesiącu faktycznie uzyskał pracownik.

Nie powinien składać raportu RSA za grudzień 2011 z informacją o usprawiedliwionej niepłatnej nieobecności pracownika, ponieważ już w dniu sporządzania dokumentów rozliczeniowych za ten miesiąc miał dokument, z którego wynikało, że pracownik ma prawo do świadczenia chorobowego.

Wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy z powodu choroby, wypłacone w styczniu 2012 ze środków pracodawcy (27.12.2011 – 30.12.2011), będzie natomiast musiał wykazać i rozliczyć w raporcie RSA składanym w lutym za styczeń 2012, z kodem świadczenia/przerwy 331.

Zasada dotycząca wykazywania i rozliczania świadczeń w dokumentach składanych za miesiąc, w którym zostały wypłacone, dotyczy również wyrównań zasiłków.

Przykład

Pani Anita przebywała na zwolnieniu lekarskim od 12 do 16 grudnia 2011. Jeszcze w tym miesiącu zakład pracy wypłacił jej zasiłek chorobowy za ten okres. 30 grudnia 2011 pracownica dostarczyła zaświadczenie o stanie ciąży. Wyrównanie chorobówki do 100 proc. otrzymała pod koniec następnego miesiąca.

W tej sytuacji pracodawca w raporcie RSA składanym za grudzień musi wykazać kwotę wypłaconego w tym miesiącu pani Anicie zasiłku chorobowego (z kodem 313). Natomiast wyrównanie dopiero w RSA składanym za styczeń 2012 (z kodem 318).

Dwa miesiące, dwa raporty

Niektóre okresy przerwy w opłacaniu składek nie przejdą na kolejny miesiąc. Oznacza to, że trzeba składać za pracownika raport RSA za każdy miesiąc, kiedy nie było go w pracy z powodu szczególnych okoliczności. Chodzi o nieobecności wykazywane z kodami przerwy: 111, 121, 122, 151, 152.

Oznacza to, że „data od” i „data do” takiej przerwy nie może wykraczać w raporcie RSA poza pierwszy i ostatni dzień miesiąca kalendarzowego, za który ten dokument został sporządzony.

O jakie przerwy chodzi? Dotyczy to przebywania na urlopie bezpłatnym, urlopie wychowawczym oraz niepłatnej nieobecności w pracy (usprawiedliwionej lub nieusprawiedliwionej).

Jeśli więc okres przerwy w ubezpieczeniu spowodowany jedną z tych przyczyn przypada na przełomie dwóch miesięcy kalendarzowych, trzeba go wykazać w odrębnych raportach, za każdy z tych mie-sięcy.

Przykład

Pan Jakub korzysta z urlopu bezpłatnego, którego pracodawca udzielił mu od 12 grudnia 2011 do 29 lutego 2012. Taką przerwę w ubezpieczeniach jego pracodawca musi wykazywać w składanych za kolejne miesiące raportach RSA z kodem przerwy 111. Będą to więc trzy odrębne raporty.

W każdym z nich musi bowiem wykazać nieobecność przypadającą w jednym miesiącu. Nie może przygotować i przekazać np. w marcu jednego zbiorczego raportu, wykazując w nim okres przerwy od 12 grudnia 2011 do 29 lutego 2012.

Czasem granica tylko w dacie końcowej

Z kolei wykazując w RSA okres, za który zatrudniony otrzymał świadczenie pieniężne albo jego wyrównanie, można wykroczyć przed miesiąc, za który ten raport jest składany, ale nie można w nim wykazać daty późniejszej niż ostatni dzień tego miesiąca. Dotyczy to tych świadczeń, które w raporcie wykazywane są z kodami: 212, 214, 311, 312, 313, 314, 321, 322, 331, 332, 215, 216, 315, 316, 317, 318, 323, 324, 335 i 336. Wiąże się to z zasadą przyjętą przy wypłacie świadczeń, że nie mogą one być wypłacane z góry, tzn. w grudniu nie można wypłacić i rozliczyć świadczenia za styczeń, nawet jeśli zakład pracy jest w posiadaniu stosownego zaświadczenia ZUS ZLA.

Co jednak istotne, w grudniu br. ZUS opublikował na swojej stronie internetowej poradnik, z którego wynika, że zmienił swoje wcześniejsze stanowisko w kwestii wykazywania świadczeń przypadających na przełomie lat kalendarzowych. Do tej pory płatnicy musieli rozbijać taką wypłatę (na okres do końca roku i od początku następnego roku) i wykazywać ją w dwóch polach raportu RSA.

Teraz natomiast ZUS informuje, że podawany okres „data od” – „data do” może wykraczać poza rok kalendarzowy. Zatem jeśli okres wypłacanego w danym miesiącu kalendarzowym świadczenia wykraczałby poza rok kalendarzowy, w raporcie RSA składanym za miesiąc, w którym dokonano wypłaty, można wykazać go w jednym bloku. Ale nadal data w polu „data do” nie może wykraczać poza ostatni dzień miesiąca, za który został sporządzony raport (w którym nastąpiła wypłata).

Przykład