Tak wynika z art. 41 ust. 7 ustawy o systemie ubezpieczeń. W myśl tego przepisu każdy płatnik składek, a więc zarówno osoba prowadząca działalność gospodarczą, jak i duży przedsiębiorca zatrudniający kilkuset pracowników, jest zobowiązany sprawdzić nie później niż do 30 kwietnia następnego roku kalendarzowego prawidłowość danych przekazanych do ZUS w imiennym raporcie miesięcznym dotyczącym danego roku kalendarzowego.
Po stwierdzeniu nieprawidłowości płatnik składek jest zobowiązany sporządzić i przekazać do ZUS odpowiednie komplety dokumentów, tj. imienne raporty miesięczne korygujące wraz z deklaracją rozliczeniową korygującą za dany miesiąc.
Terminowość składania korekt dokumentów rozliczeniowych jest badana podczas kontroli płatników składek. Wszelkie nieprawidłowości w tym zakresie są wykroczeniem przeciwko przepisom ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.
– Gdy przedsiębiorca świadomie i celowo nie podejmuje naprawienia błędów w dokumentacji rozliczeniowej, Zakład Ubezpieczeń Społecznych może skierować sprawę do sądu – ostrzega Wojciech Andrusiewicz z centrali ZUS. – Ten zaś może nałożyć na ociągającego się płatnika karę grzywny w maksymalnej wysokości 5 tys. zł.
Popularne błędy
Z informacji, jakie otrzymaliśmy z ZUS, wynika, że do najczęściej popełnianych błędów należy złe wyliczanie podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne przez osoby prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą, gdy przebywają one przez część miesiąca na zwolnieniu lekarskim. Przypomnijmy, że w takiej sytuacji podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne za ten miesiąc zostaje zmniejszona proporcjonalnie do liczby dni na zwolnieniu (podstawę należy podzielić przez liczbę dni miesiąca i następnie pomnożyć przez liczbę dni pozostałych po zwolnieniu lekarskim). Trzeba także pamiętać, że składka zdrowotna nie podlega w takim przypadku zmniejszeniu.
Poza tym większość korekt wynika z błędów formalnych polegających na podaniu nieprawidłowego kodu ubezpieczenia lub jego pominięciu, błędnym podaniu identyfikatorów NIP, PESEL czy REGON, a na koniec nieumieszczeniu podpisu pod deklaracją. Wiele błędów zgłaszanych przez ZUS płatnikom wynika także z różnicy w informacjach podanych w deklaracjach ubezpieczeniowych i miesięcznych raportach. Zdarzają się bowiem sytuacje, gdy w zgłoszeniu płatnik podaje tylko PESEL, a w comiesięcznym imiennym raporcie powołuje się na NIP pracownika, za którego są odprowadzane składki. ZUS nie jest w stanie zidentyfikować osoby, której dotyczą te deklaracje.
Miliony korekt
Z powodu błędów popełnianych w dokumentacji przez przedsiębiorców co roku do ZUS napływa ponad 20 mln korekt. Najwięcej dotyczy druku ZUS RCA, czyli raportu miesięcznego za daną osobę ubezpieczoną, który zawiera podstawy wymiaru oraz zestawienie należnych składek na ubezpieczenia społeczne (w podziale na ubezpieczenie: emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe oraz źródła ich finansowania) oraz ubezpieczenie zdrowotne. Raport zawiera również kwoty wypłaconych osobie ubezpieczonej świadczeń finansowanych z budżetu państwa. Tylko te druki były prostowane przez płatników prawie 14 mln razy. Ponad 3,5 mln korekt dotyczyło raportów miesięcznych ZUS RZA, które są sporządzane za osobę ubezpieczoną podlegającą tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu, zgłoszoną do tego ubezpieczenia w dokumencie ZUS ZZA. W raporcie płatnik wykazuje podstawę wymiaru oraz wysokość składki na ubezpieczenie zdrowotne. W tym samym czasie płatnicy złożyli także 2,3 mln korekt raportów miesięcznych ZUS RSA zawierających informacje o przerwach w opłacaniu składek oraz wypłaconych świadczeniach.
Opinia:
Danuta Denkiewicz, doradca podatkowy, ekspert ds. rozliczeń z ZUS
Najczęściej korekty są wykonywane przy comiesięcznych rozliczeniach. ZUS informuje bowiem płatników o nieprawidłowościach na bieżąco. Myślę, że błędy popełniają płatnicy, którzy ciągle rozliczają się na papierowych deklaracjach, a nie za pośrednictwem programów komputerowych, takich jak Płatnik. Dokumenty bywają weryfikowane wstecznie za cały rok wyłącznie w wyjątkowych sytuacjach. Przykładowo ostatnio była taka konieczność, gdy zmieniła się interpretacja przepisów dotyczących pakietów medycznych i przedsiębiorcy musieli oskładkować wydatki na ten cel tak jak przychód pracownika. Jeśli chodzi o coroczny obowiązek samosprawdzenia, to warto pamiętać, że ZUS nie ma żadnego przepisu pozwalającego na jego wyegzekwowanie. Tym bardziej że przepisy nie przewidują np. konieczności sporządzenia protokołu sprawdzenia. Jeśli więc przedsiębiorca nie stwierdził żadnych uchybień czy ich po prostu nie zauważył, to ZUS nie może nałożyć na niego kary. Jest to bowiem możliwe jedynie w przypadku świadomego i celowego niewykonywania tego obowiązku.
podstawa prawna: ustawa z 13 października 1998 r. DzU z 2009 nr 205, poz. 1585 ze zm.
