Skutki dostarczenia zwolnienia lekarskiego z opóźnieniem

[b]Pracownik miał do 27 listopada zwolnienie lekarskie. Po tym dniu zadzwonił, że prawdopodobnie będzie miał dalej zwolnienie.

Wynagrodzenia płatne mamy na 10 następnego miesiąca. W związku z brakiem informacji o dalszej chorobie dni 28 – 30 potraktowałam jako nieobecność usprawiedliwioną. 10 grudnia ten podwładny przyniósł zwolnienie lekarskie od 28 listopada.

Co mam z nim dalej zrobić, skoro wynagrodzenie za listopad dostał przelewem na konto 9 grudnia? Czy muszę zrobić korektę? [/b]– pyta czytelniczka.

Pracodawca postąpił prawidłowo nie naliczając za okres od 28 do 30 listopada wynagrodzenia za czas choroby. Pracownik poinformował go bowiem jedynie o przyczynie nieobecności, ale nie przedstawił dokumentu uprawniającego do wypłaty wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku.

Przy ustalaniu prawa do obu tych świadczeń dowodami stwierdzającymi czasową niezdolność do pracy z powodu choroby są zaświadczenia lekarskie, wystawione według wzoru określonego w [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=79144]rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 27 lipca 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu wystawiania zaświadczeń lekarskich, wzoru zaświadczenia lekarskiego i zaświadczenia lekarskiego wydanego w wyniku kontroli lekarza orzecznika ZUS (DzU nr 65, poz. 741 ze zm.)[/link].

Zatem dopiero po dostarczeniu zaświadczenia lekarskiego pracodawca może ustalić i wypłacić wynagrodzenie za czas choroby.

[srodtytul]W następnym miesiącu...[/srodtytul]

Jeżeli pracodawca jest uprawniony do wypłaty zasiłków, to realizuje je w terminach przyjętych dla wypłaty wynagrodzeń lub dochodów (czyli np. na koniec miesiąca lub do 10 następnego miesiąca, jak w przypadku z pytania). Natomiast ZUS powinien wypłacać zasiłki na bieżąco po ustaleniu uprawnień. W obu przypadkach zasiłki nie mogą być jednak rozliczone później niż w ciągu 30 dni od daty złożenia dokumentów niezbędnych do ustalenia uprawnienia do zasiłku.

W związku z dostarczeniem przez pracownika zwolnienia lekarskiego po dokonaniu wypłat wynagrodzeń pracodawca może rozliczyć zaległe zwolnienie w miesiącu następnym bez konieczności korygowania poprzedniej listy płac.

[srodtytul]...lub przy kolejnym przelewie[/srodtytul]

Zakładając, że pracodawca za dni usprawiedliwione nie wypłacił pracownikowi wynagrodzenia, czyli potraktował tę nieobecność jako usprawiedliwioną, ale niepłatną, pracownik otrzymał tylko wynagrodzenie za czas choroby od 1 do 27 listopada.

W takiej sytuacji szef może rozliczyć dostarczone z opóźnieniem zwolnienie lekarskie przy następnej pensji, czyli za grudzień płatnej do 10 stycznia 2011 r., bez konieczności korygowania wynagrodzenia za listopad. W związku z tym za grudzień pracownik otrzyma dodatkowo zaległe wynagrodzenie za trzy dni choroby.

[srodtytul]Raporty bez poprawek[/srodtytul]

Ponieważ wynagrodzenie za listopad zostało wypłacone w grudniu, zostanie rozliczone w deklaracji za grudzień, więc w raporcie imiennym ZUS RSA pracodawca może wykazać okres nieobecności od 28 do 30 listopada z kodem 331 lub 313 (w zależności od rodzaju świadczenia) bez podania kwoty. Natomiast w raporcie RSA za styczeń pracodawca wykaże ponownie ten okres, ale ze wskazaniem kwoty wynagrodzenia chorobowego za trzy dni.

Ponieważ zakład pracy z pytania wypłaca wynagrodzenia do 10 następnego miesiąca za miesiąc poprzedni, pracodawca może wyrównać wynagrodzenie za trzy dni choroby jeszcze w grudniu, co spowoduje wypłatę wynagrodzenia za czas choroby w jednym miesiącu.

Na raporcie RSA za grudzień pracodawca wykazuje wówczas okres świadczenia przerwy za cały miesiąc, czyli od 1 do 30 listopada, i podaje łączną kwotę wypłaconego wynagrodzenia.

[srodtytul]Nadpłata do zwrotu[/srodtytul]

Inaczej należałoby postąpić, gdyby pracownik otrzymał pełne wynagrodzenie za listopad, a następnie dostarczył pracodawcy zwolnienie lekarskie za okres od 28 listopada aż do 31 grudnia.

Wówczas, z uwagi na brak możliwości rozliczenia zwolnienia lekarskiego w kolejnym miesiącu (tj. w terminie 30 dni od daty otrzymania zwolnienia), nadpłatę z poprzedniego miesiąca pracodawca może odliczyć z wynagrodzenia w miesiącu następnym zgodnie z art. 87 § 7 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=B5E347C50E4D2860978BAD3D891C7A48?n=1&id=76037&wid=337521 ]kodeksu pracy[/link], bez konieczności uzyskania zgody od pracownika na takie odliczenie.

Niestety, w przypadku gdyby za grudzień pracownikowi przysługiwał zasiłek chorobowy płatny przez ZUS (ponieważ pracodawca nie byłby płatnikiem zasiłków), a nie wynagrodzenie za czas choroby, pracodawcy przysługiwałoby roszczenie wobec pracownika z tytułu wypłaconego nienależnie świadczenia. Kwotę nadpłaty pracodawca może w tej sytuacji potrącić w najbliższym miesiącu, w którym pracownik otrzyma wynagrodzenie ze stosunku pracy, ale już tylko za zgodą pracownika.

[ramka][b]Kiedy informować i przedstawić zaświadczenie[/b]

O przyczynie uniemożliwiającej stawienie się do pracy zatrudniony musi powiadomić pracodawcę niezwłocznie, nie później niż w drugim dniu nieobecności. Wynika to z [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=4421B3642416CE471D2E3E2F9AC26A4C?id=73958]rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (DzU nr 60, poz. 281 ze zm.)[/link].