[b]– Księgowa, która ma wyrobiony nowy podpis elektroniczny do ZUS i tylko ona wysyła dokumenty elektronicznie, idzie niebawem na urlop macierzyński. Czy musimy wyrobić nową kartę z podpisem cyfrowym na innego pracownika lub szefa?[/b] – pyta czytelniczka.

Trzeba będzie wykupić jeszcze jeden zapasowy podpis dla osoby zastępującej księgową w czynnościach związanych z elektroniczną wysyłką dokumentów rozliczeniowych do ZUS.

[srodtytul]Internet zamiast poczty[/srodtytul]

Płatnicy składek rozliczający składki za więcej niż pięć osób są zobowiązani przekazywać do ZUS dokumenty (zgłoszenia do ubezpieczeń, imienne miesięczne raporty, zbiorcze deklaracje) poprzez transmisję danych w formie dokumentu elektronicznego. Dokumenty elektroniczne opatruje się bezpiecznym podpisem elektronicznym osoby odpowiedzialnej za ich wysyłanie. Podpis jest weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, zgodnie z [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=163185]ustawą z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (DzU nr 130, poz. 1450 ze zm.).[/link]

W uzasadnionych przypadkach ZUS może upoważnić płatnika składek do przekazywania dokumentów w tradycyjnej formie, czyli pisemnie, albo w formie wydruku lub na informatycznych nośnikach danych, z oprogramowania Płatnik. Dokumentów dostarczonych inną drogą, niezgodnie z wymogami, ZUS nie przyjmuje, co jest równoznaczne z ich nieprzekazaniem.

[srodtytul]Jak własnoręczny[/srodtytul]

Złożenie podpisu elektronicznego wymaga użycia odpowiednich danych przyporządkowanych do certyfikatu kwalifikowanego, wystawianego dla osób fizycznych, np. dla osoby odpowiedzialnej za przekazywanie dokumentów ubezpieczeniowych do ZUS.

Dane w postaci elektronicznej opatrzone takim bezpiecznym podpisem są równoważne, pod względem skutków prawnych, z dokumentami podpisanymi własnoręcznie. Zatem bezpieczny podpis stanowi dowód tego, że został złożony przez osobę określoną w certyfikacie jako osoba składająca podpis (art. 6 ust. 1 ustawy o podpisie elektronicznym).

[srodtytul]Przyporządkowany do jednej osoby[/srodtytul]

W sytuacji gdy firma zakupiła jeden e-podpis, np. dla głównej księgowej, a ta zachoruje, pójdzie na urlop wypoczynkowy czy, jak w tym wypadku, na macierzyński, nie będzie mogła wysyłać raportów i deklaracji drogą elektroniczną.

Dlatego że jest przypisany do jednej osoby. Wysłanie kompletu dokumentów, bez specjalnego podpisu, będzie potraktowane jako niezłożenie go wcale. A jeżeli płatnik składek nie złoży w terminie deklaracji rozliczeniowej, nie będąc z tego obowiązku zwolniony, ZUS dokonuje wymiaru składek z urzędu, w wysokości wynikającej z ostatnio złożonej deklaracji, bez uwzględnienia wypłaconych zasiłków, zawiadamiając o tym płatnika.

Gdy po wymierzeniu składek z urzędu płatnik składek złoży deklarację rozliczeniową, ZUS koryguje wymiar należności do wysokości wynikającej ze złożonej deklaracji, z uwzględnieniem wykazanych w niej zasiłków (art. 48 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=01E934F8E8C52292F23E32182E640DF4?n=1&id=184677&wid=327789]ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.)[/link].

Stąd jedynym rozsądnym rozwiązaniem jest zakup w firmie co najmniej dwóch kwalifikowanych podpisów elektronicznych.

[ramka][b]Czym się wyróżnia i co zapewnia bezpieczna parafa elektroniczna[/b]

[b]Podpis elektroniczny jest:[/b]

- przyporządkowany wyłącznie do osoby fizycznej składającej ten podpis,

- sporządzany za pomocą, podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis, bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego oraz przyporządkowanych do tej osoby danych,

- powiązany z danymi, do których został dołączony,

w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna.

[b]Jego podstawowymi właściwościami są:[/b]

- wyjątkowość (każdy podpisany dokument elektroniczny ma unikatowy podpis cyfrowy ściśle z nim związany),

- integralność (jakakolwiek zmiana dokumentu podpisanego cyfrowo zostanie natychmiast wykryta w momencie weryfikacji podpisu),

- niezaprzeczalność (tylko osoba mająca klucz prywatny korespondujący z kluczem publicznym wykorzystanym do weryfikacji podpisu mogła wygenerować podpis pod dokumentem).

[i] Na podstawie [link=http://www.zus.pl]www.zus.pl[/link][/i] [/ramka]