Pracodawca jest zobowiązany zgłosić zatrudnianego pracownika do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego. Należy zaznaczyć, że osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę podlega obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym zarówno, gdy jest to jej jedyny tytuł do ubezpieczeń, a więc umowa o pracę jest jej jedynym zatrudnieniem, jak i wówczas, gdy równocześnie ma inne tytuły do ubezpieczeń, np. w innym zakładzie pracy wykonuje umowę-zlecenie.

Zgłoszenie do ubezpieczeń odbywa się przez złożenie w ZUS formularza ZUS ZUA - zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego. Druk ten składa się w ciągu siedmiu dni od powstania obowiązku ubezpieczeń, czyli od dnia nawiązania stosunku pracy. Jeżeli pracodawca zawiera z zatrudnionym drugą umowę o pracę, powinien zgłosić go ponownie do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego na druku ZUS ZUA. W razie zakończenia jednej umowy i kontynuacji drugiej, nie trzeba składać formularza ZUS ZWUA. Trzeba go przekazać dopiero po zakończeniu drugiej umowy. W okresie równoczesnego wykonywania dwóch umów o pracę pracodawca składa za zatrudnionego jeden imienny raport miesięczny ZUS RCA, gdzie składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne nalicza łącznie od obydwu umów.

Pan Jan zatrudnia od 5 września br. na podstawie umowy o pracę Tomasza Nowaka. Formularz zgłoszeniowy powinien za niego przekazać do ZUS nie później niż 12 września.

Na formularzu ZUS ZUA firma podaje kod tytułu ubezpieczenia (01 10 00 - jeżeli pracownik nie ma ustalonego prawa do emerytury lub renty oraz stopnia niepełnosprawności) oraz dane zgłaszanej osoby: imię i nazwisko, NIP, PESEL oraz ewentualnie numer paszportu lub dowodu, jeżeli osoba ta nie ma jednego z wymienionych identyfikatorów, oraz pozostałe dane, m.in. datę urodzenia, adres zamieszkania, zameldowania. Na formularzu tym pracodawca zaznacza, oczywiście, że pracownik podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym, chorobowemu, wypadkowemu oraz zdrowotnemu.

Po dokonaniu zgłoszenia pracodawca za każdy miesiąc trwania umowy o pracę jest zobowiązany do składania dokumentów rozliczeniowych za zatrudnionego. Należne za niego składki na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne wykazuje w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA opatrzonym tym samym kodem tytułu do ubezpieczeń, jaki widnieje na dokumencie zgłoszeniowym ZUS ZUA. W raporcie ZUS RCA w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne uwzględnia wszystkie wypłacone lub postawione do dyspozycji ubezpieczonego (od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego, za który jest składany raport) przychody stanowiące podstawę wymiaru składek. Jeżeli zatrudnia pracownika w pełnym wymiarze czasu pracy i wypłaca mu na koniec każdego miesiąca minimalne wynagrodzenie - czyli 936 zł (brutto), to kwota ta stanowi podstawę naliczania składek na ubezpieczenia społeczne. Natomiast podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne za ten miesiąc stanowi 936 zł pomniejszone o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane ze środków ubezpieczonego, czyli 758,95 zł (936 zł - 15,71 proc.).

Za miesiąc, kiedy pracownik nie otrzymał żadnego przychodu, składamy raport ZUS RCA. W polu podstawa wymiaru i kwoty składek wpisujemy zero. Pracodawca musi również przekazywać do ZUS na druku ZUS RSA informację o wypłaconych świadczeniach i przerwach w podleganiu ubezpieczeniom.

Pracodawca udzielił pani Ewie urlopu bezpłatnego od 24 do 25 września. Sporządzając dokumenty rozliczeniowe za wrzesień, powinien - oprócz deklaracji rozliczeniowej oraz imiennych raportów miesięcznych za siebie oraz pracownicę- przekazać również raport ZUS RSA i wykazać okres od 24 do 25 września jako okres przerwy w ubezpieczeniach społecznych z tytułu umowy o pracę, z kodem przerwy 111 (urlop bezpłatny).

Zanim osoba prowadząca pozarolniczą działalność zatrudni pierwszego pracownika, nie musi za siebie składać co miesiąc deklaracji rozliczeniowej. Jeżeli w stosunku do miesiąca poprzedniego nic się nie zmieniło, wpłaca wyłącznie należne składki do 10 dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Prowadzący działalność, który zatrudnia pracownika, jest zobowiązany składać za każdy miesiąc dokumenty rozliczeniowe, czyli:

- raport miesięczny ZUS RCA za pracownika,

- raport ZUS RCA lub ZUS RZA za siebie,

- deklarację rozliczeniową ZUS DRA, która jest zbiorczym zestawieniem informacji zawartych w raportach.

Dokumenty te powinien przekazywać do ZUS do 15 dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni. Pracodawca musi też dawać zatrudnionemu za każdy miesiąc na piśmie informację o składkach ZUS RMUA, jakie za niego wykazał w raportach i deklaracjach.

Po zakończeni umowy o pracę szef powinien złożyć formularz ZUS ZWUA, wyrejestrowując pracownika z ubezpieczeń społecznych oraz zdrowotnego. Formularz ten powinien przekazać w ciągu siedmiu dni od ustania stosunku pracy.

Jeżeli w następnym miesiącu po wyrejestrowaniu zatrudnionego wypłaca mu wynagrodzenie, wykazuje należne składki w imiennym raporcie ZUS RCA z kodem 30 00 xx.