Pracodawcy i zleceniodawcy jako płatnicy składek za swoją załogę oraz płatnicy składek na własne ubezpieczenia są też zobowiązani zgłosić do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych sami siebie. Czynią to nadrukach:

- ZUS ZFA -osoby fizyczne,

- ZUS ZPA - osoby prawne lub jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej.

Wpływając do ZUS, dokument zgłoszeniowy płatnika powoduje "założenie" jego konta. Dlatego ważne jest podanie poprawnych danych identyfikacyjnych. Przekazujemy go do ZUS wciągu siedmiu dni od daty:

- zatrudnienia pierwszego pracownika lub powstania stosunku prawnego uzasadniającego objęcie ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi pierwszej osoby,

- powstania obowiązku ubezpieczeń dla osób zobowiązanych wyłącznie do opłacania za siebie składek ubezpieczenia albo składek na ubezpieczenie osób z nimi współpracujących.

Analogiczne zasady dotyczą zgłoszeń płatników zobowiązanych do rozliczania i opłacania składek za osoby podlegające wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Twórcy i artyści zgłaszają się do ZUS jako płatnicy nadruku ZUS ZFA wciągu siedmiu dni od dnia otrzymania decyzji Komisji do spraw Zaopatrzenia Emerytalnego Twórców, ustalającej datę rozpoczęcia wykonywania działalności. Składają również zgłoszenie do ubezpieczeń (ZUS ZUA/ZUS ZZA). Inne reguły rządzą też zgłaszaniem osób podlegających dobrowolnym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym (wymienione w art. 7 ustawy), kontynuujących ubezpieczenia oraz duchownych.

Płatnicy składają druki zgłoszeniowe ZUS ZPA lub ZUS ZFA w formie papierowej, czyli nadrukach dostępnych w każdej jednostce terenowej ZUS lub jako wydruk z odpowiedniego oprogramowania, o którym mowa w art. 47a ust.1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2007 r. nr 11, poz.74 ze zm.). Kierują je do placówki ZUS właściwej dla swojej siedziby. Dołączają przy tym:

- kopię decyzji urzędu skarbowego o nadaniu numeru NIP,

- kopię zaświadczenia urzędu statystycznego o nadaniu numeru REGON.

Muszą także przekazać do ZUS formularze:

- ZUS ZAA -jeśli wykonują działalność pod innym adresem niż podany w zgłoszeniu, wykazując wszystkie adresy prowadzenia firmy,

- ZUS ZBA - gdy posiadają więcej niż jeden rachunek bankowy wymieniony w zgłoszeniu, wypełniają rubrykę "wykaz rachunków bankowych".

Dokumenty te przekazują w formie papierowej lub przez teletransmisję danych w formie dokumentu elektronicznego, czyli w takiej jak inne dokumenty (z wyjątkiem ZUS ZFA/ZUS ZPA w trybie zgłoszenia i ZUS ZIPA).

Gdy płatnik zakończył działalność i rozliczył się z jej prowadzenia (m.in. wyrejestrował wszystkich ubezpieczonych oraz rozliczył składki od wypłaconych im należności stanowiących podstawę wymiaru składek), musi złożyć wyrejestrowanie na formularzu ZUS ZWPA. Ma na to 14 dni od daty zakończenia działalności. Dokument ten przekazuje w takiej samej formie jak dokumenty zgłoszeniowe ubezpieczonych i dokumenty rozliczeniowe.

Płatnik ma obowiązek zawiadomić ZUS o wszelkich zmianach w stosunku dodanych zawartych w swoim zgłoszeniu. Robi to w ciągu 14 dni od zaistnienia tych zmian na:

- ZUS ZIPA -jeśli zmienia lub koryguje dane identyfikacyjne tj. NIP, REGON, nazwę skróconą, a jeśli chodzi o osobę fizyczną - także nazwisko, imię pierwsze, datę urodzenia albo PESEL czy serię i numer dowodu osobistego lub paszportu, jeżeli zostały one zgłoszone jako identyfikatory numeryczne płatnika,

- ZUS ZAA - adres prowadzenia działalności gospodarczej lub zgłasza nowy adres,

- ZUS ZBA - informację o numerze rachunku bankowego lub zgłasza nowy numer,

- ZUS ZPA lub ZUS ZFA -pozostałe dane.

Płatnik dokonuje zmiany danych, gdy jakieś dane zmieniły się w stosunku do danych wykazanych we wcześniej złożonych dokumentach. Korekta jest natomiast konieczna w razie popełnienia błędu w poprzednich formularzach.

Druk ZUS ZIPA w trybie zmiany lub korekty danych identyfikacyjnych płatnika składamy w formie papierowej. Czyli na formularzu dostępnym w każdej jednostce organizacyjnej ZUS lub jako wydruk z odpowiedniego oprogramowania, o którym mowa wart.47a ust.1 ustawy. Do zgłoszenia dołączamy kopie: decyzji urzędu skarbowego o nadaniu numeru NIP i zaświadczenia urzędu statystycznego o nadaniu numeru REGON.

Zmiany lub korekty danych innych niż identyfikacyjne, wykazanych w dokumentach zgłoszeniowych płatnika, dokonujemy przekazując prawidłowo wypełniony dokument ZUS ZPA lub ZUS ZFA. W bloku I zaznaczamy, czy zgłaszamy się zmianę, czy korektę danych. W razie zmiany/korekty numeru rachunku bankowego dostarczamy do ZUS druk ZUS ZBA, a w przypadku zmiany/korekty adresu prowadzenia działalności gospodarczej - ZUS ZAA.

Zmiany/korekty danych ewidencyjnych i adresu siedziby płatnika dokonujemy, składając dokument zgłoszenia ZUS ZPA lub ZUS ZFA w odpowiednim trybie. W bloku I "Dane organizacyjne" w polu 02 zmianę oznaczamy cyfrą 1, a korektę - 2. W kolejnych blokach wpisujemy prawidłowe dane. Na formularzu ZUS ZAA wypełniamy się blok II ,,Dane identyfikacyjne płatnika składek", a następnie w blokuIIIwpolu01 wpisujemy się cyfrę 2, czyli zakończenie prowadzenia działalności pod adresem, w kolejnych polach -adres nieaktualny/nieprawidłowy. Natomiast w bloku IV w polu 01 wpisujemy cyfrę 1, czyli nowy adres, i w kolejnych polach -aktualny/prawidłowy adres prowadzenia działalności.

Zmianę/korektę numeru rachunku bankowego zgłaszamy na druku ZUS ZBA. Wypełniamy blok II ,,Dane identyfikacyjne płatnika składek", a następnie w bloku III w polu 01 wpisujemy się cyfrę2, czyli zamknięcie rachunku, i wpolu02 -nieaktualny/nieprawidłowy numer rachunku. Natomiast w bloku IV w polu 01 podajemy cyfrę1, czyli nowy rachunek, a w polu 02 - aktualny/prawidłowy numer rachunku.

Korygując dane identyfikacyjne płatnika podane w bloku II ,,Wyrejestrowania płatnika składek", należy złożyć ponownie dokument wyrejestrowania ZUS ZWPA. Natomiast korygując dane o wyrejestrowaniu płatnika podane w bloku III tego formularza, składamy dokument ZUS ZWPA w trybie korekty. W polu 03 bloku I ,,Dane organizacyjne" wpisujemy "X", a następnie w pozostałych blokach -prawidłowe dane.

- ZUS ZFA - Zgłoszenie/zmiana danych płatnika - osoby fizycznej,

- ZUS ZPA - Zgłoszenie/zmiana danych płatnika - osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,

- ZUS ZIPA - Zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych płatnika,

- ZUS ZAA - Adresy prowadzenia działalności gospodarczej,

- ZUS ZBA - Informacja o numerach rachunków bankowych,

- ZUS ZWPA - Wyrejestrowanie płatnika.