Od dawna widać gołym okiem, że prawo nieudolnie ściga zmiany, które następują w życiu. Ich tempo potęguje wrażenie, że prawo nie nadąża za rzeczywistością. Najbardziej klasyczny przykład, który przychodzi mi do głowy, to ten, że według moich elementarnych wyobrażeń z czasów nauki prawa autorskiego taki YouTube narusza wszelkie możliwe prawa autorskie. Okazało się jednak, że potęga internetu, a przede wszystkim agresywna ekspansja ludzkich potrzeb spowodowały, że ostatecznie YouTube jest w porządku i żadnego prawa nie łamie.
Do dzisiaj nie mogę przestać się dziwić tej swoistej uległości prawa autorskiego, gdyż poddawanie kolejnych pozycji spowoduje któregoś dnia, że prawo autorskie w ogóle zaniknie. Ale – czy istnieje taka alternatywa, zgodnie z którą prawo narzucałoby nowe, słuszne zachowania, zanim staną się one co najmniej powszechne? Takie przypadki zdarzają się najwyżej w wyniku inkorporacji do systemu rozwiązań raczej marginalnych, czyli adresowanych do wąskiego grona profesjonalistów, którzy na bieżąco zdobywają informacje co do zmian przyjmowanych w prawie.
Z drugiej jednak strony szerokie zastosowanie nowych rozwiązań musi wiązać się z ich powszechną formalną i prawną akceptacją. Najpierw zatem praktyka żłobi kanał, powoduje to mnóstwo niepewności i sporów, potem prawo akceptuje ten kanał i dopiero wtedy staje się on naprawdę masowy.
Od 10 września 2016 r. mamy w kodeksie cywilnym formę dokumentową. Oczywiście wprowadzenie jej nie powstało w niczyjej głowie jako abstrakcyjny koncept, ale jest odpowiedzią na rozpowszechnienie różnych form wymiany informacji i oświadczeń. Do tej pory ludność po swojemu nazywała je formami elektronicznymi (choć w świetle prawa elektronicznymi nie były). Chodzi tu przede wszystkim o zaakceptowanie powszechnego stosowania poczty elektronicznej czy przesyłania telefonicznych informacji esemesowych (SMS – short message service).
Mail bez podpisu elektronicznego nie jest formą elektroniczną. Natomiast nazwanie go formą dokumentową to sprytny zabieg intelektualny, który, jestem pewien, nie od razu zyska akceptację jako oczywistość. Cokolwiek by jednak powiedzieć, mamy do czynienia z małą rewolucją. Dotychczas problem z używaniem maila pojawiał się głównie przy możliwości powoływania się na ten środek jako dowód. Sądy przyzwyczaiły się już do traktowania maili jako jednego z dowodów. Choć oczywiście wszędzie tam, gdzie wyraźnie zastrzeżona była forma pisemna, odwołanie się do maila mogło okazać się chybione, zwłaszcza jako dowód zawarcia umowy.
Teraz jednak formę dokumentową zrównano z pisemną, przynajmniej formalnie. Jest to oświadczenie, czyli treść plus nośnik. Jak sprytnie (choć niezgodnie z powszechną w tej sprawie intuicją) napisano w uzasadnieniu ustawy, taka forma odpowiada oryginalnemu pojęciu dokumentu. Ale pojęcie to w łacińskiej genealogii wcale nie jest skojarzone z dokumentem na piśmie, a raczej z przekazem intelektualnym.
Minie dużo czasu, zanim forma dokumentowa uzyska powszechność obiegu formy pisemnej. Niemniej zmiana przepisów sygnalizuje, że forma dokumentowa, czyli mailowa (nazwana w Niemczech tekstową) nie jest w niczym gorsza od pisemnej.
I to jest prawda nawet w podstawowym aspekcie bezpieczeństwa. Oczywiście e-mail można dość łatwo podrobić, ale przecież dokument pisemny też bywa podrabiany i nie zwiększa to bezpieczeństwa obrotu. Zrównanie form nie nastąpi szybko, gdyż przepisy ogólne, w tym zwłaszcza prawa pracy masowo posługują się formą pisemną, głównie do celów dowodowych. Jednak dla upowszechnienia formy dokumentowej ustawodawca musi zastosować ją równorzędnie z pisemną w tych sytuacjach, w których obecnie przepisy przewidują postać pisemną. Dotyczy to większości podstawowych czynności z prawa pracy, które zgodnie z regulacjami wymagają formy pisemnej. Przy czym, gdy nie zastrzeżono dla nich rygoru nieważności, forma pisemna jest wymagana do celów dowodowych. Innymi słowy, dopóki nie zmienią się przepisy szczególne w dziesiątkach ustaw, dopóty forma dokumentowa, czyli mówiąc po ludzku – elektroniczna będzie drugorzędna. Stąd zawarcie umowy o pracę lub jej wypowiedzenie przez mail to czynność bez zachowania właściwej formy. I będzie tak do czasu, gdy szczególny przepis kodeksu pracy nie umocuje w tym zakresie formy dokumentowej.
Nie znam pracodawców, którzy myśleliby o wypowiadaniu angażu bez zachowania formy pisemnej (nie wiem jak jest w Ameryce, tam na filmach często oglądamy scenę zwolnienia pracownika za pomocą ustnej instrukcji pracodawcy, ale to zapewne metafora, bo zaraz prawnicy piszą wypowiedzenie). Takie wymówienie spowodowałoby zarówno skutki procesowe, czyli dowodowe, ale musiałoby być uznane za wypowiedzenie niezgodne z prawem. W razie takiego wykazania oznaczałoby odpowiedzialność odszkodowawczą pracodawcy.
Póki co formę dokumentową zrównano z pisemną jedynie formalnie, na użytek majestatycznych przepisów ogólnych kodeksu cywilnego.
Michał Tomczak, adwokat, prowadzi kancelarię Tomczak & Partnerzy Spółka Adwokacka
