Coraz częściej Polacy, namawiani do tego przez dostawców usług, głównie mediów (prądu, Internetu itp.), rezygnują z otrzymywania papierowych faktur. Wybierają elektroniczne, które trafiają do ich skrzynek mailowych. Tak jest wygodniej (cyfrowy dokument nie zginie w domowym bałaganie, chyba że zostanie skasowany) i łatwiej. Do popularyzacji elektronicznych dokumentów przyczynia się też fakt, że coraz więcej z nas reguluje rachunki przez Internet. Przenosząc (kopiując) numer konta usługodawcy z e-faktury, inaczej niż w przypadku papierowego dokumentu, trudno o pomyłkę.

Mimo ewidentnych korzyści płynących z korzystania z e-faktur wdrażanie systemu fakturowania elektronicznego w Polsce przebiega powoli, zdecydowanie wolniej nie tylko niż w krajach zachodnich, ale wolniej nawet niż w Rosji czy Rumunii. Wciąż bowiem aż 77 proc. naszych obywateli, jak wynika z badania „Płatności masowe" ARC Rynek i Opinia, nie jest zainteresowanych otrzymywaniem rachunków w formie elektronicznej.

Równie oporne pod tym względem są przedsiębiorstwa, mimo że już od 2005 r., czyli rok po wstąpieniu Polski do Unii Europejskiej, mogą wystawiać faktury w formie papierowej lub elektronicznej. Co więcej, od początku 2013 roku nie ma już obowiązku wyrażenia przez odbiorcę formalnej zgody na przesyłanie faktur w formie elektronicznej. Wystarczy zgoda ustna lub domniemana, czyli opłacenie pierwszej faktury elektronicznej przez klienta. Reguluje to rozporządzenie ministra finansów z 20 grudnia 2012 r. Wcześniejsze rozporządzenie, z 11 grudnia ub.r., reguluje z kolei kwestie wystawiania faktur i sposobu ich przechowywania.

Unijny priorytet

Według raportu „E-faktura w Polsce", przygotowanego na zlecenie PKPP Lewiatan, w naszym kraju jedynie 10 proc. faktur wystawianych jest w formie elektronicznej, mimo że tego typu rozwiązanie jest – według szacunków – o ok. 80 proc. tańsze od fakturowania tradycyjnego. Korzystanie z e-faktur jest skorelowane z wielkością przedsiębiorstwa. Przodują w tym duże firmy, które generują tysiące, a nawet miliony faktur miesięcznie i najłatwiej adaptują technologiczne nowinki. Podobnie ma się rzecz w innych krajach naszego kontynentu, gdzie aż 80 proc. firm zatrudniających powyżej 250 osób posługiwało się e-fakturami w obrocie gospodarczym. Wśród podmiotów mających nie więcej niż 50 pracowników wskaźnik wynosił już tylko 40 proc. W mikrofirmach, do 10 zatrudnionych, spadał do zaledwie 27 proc. zatrudniających. W naszym kraju statystyki wyglądały jeszcze słabiej.

W Europie e-faktury są dwa razy popularniejsze niż w Polsce. Słaby wynik naszego kraju stawia pod znakiem zapytania oczekiwania Komisji Europejskiej, która w Agendzie Cyfrowej dla Europy założyła, że do 2020 r. elektroniczne faktury powinny zostać głównym systemem fakturowania na naszym kontynencie. Do tego czasu rządu państw unijnych powinny zadbać o zniesienie barier prawnych i technicznych uniemożliwiających e-fakturowanie w powszechnej skali oraz powinien zostać wypracowany jednolity standard faktury elektronicznej w UE.

Jeszcze bardziej precyzyjne prognozy można znaleźć w raporcie „E-Invoicing / E-Billing 2012", przygotowanym przez firmę Billentis. Wynika z niego, że do 2017 r. ponad połowa faktur krążących w europejskiej gospodarce będzie miała postać cyfrową.

W niektórych państwach unijnych już obecnie wskaźnik ten jest daleko większy. W Wielkiej Brytanii blisko 90 proc. faktur wystawianych przez przedsiębiorstwa ma postać cyfrową. W Niemczech jest to prawie 60 proc. W takim zestawieniu Polska zajmuje dopiero 16. miejsce. Wyprzedzają ją nawet kraje ościenne, w tym Czechy czy Rosja.

W 2011 r. 4,9 mln europejskich przedsiębiorstw i 75 mln konsumentów wymieniło łącznie ponad 3 mld faktur elektronicznych. W porównaniu z 2008 r. ich liczba wzrosła o 150 proc. Średnioroczne tempo wzrostu rynku już od kilku lat przekracza 40 proc.

Nie ma różnic

Elektroniczna faktura to nic innego jak faktura tradycyjna, tyle tylko, że w wersji cyfrowej (w dowolnym formacie). Według obowiązujących przepisów wystawca elektronicznej faktury zobowiązany jest do zapewnienia jej autentyczności pochodzenia, integralności oraz czytelności. Dokument zawiera dokładnie te same dane co papierowy odpowiednik. Może trafić do odbiorcy kilkoma kanałami. Oprócz wspomnianych już e-maili, poprzez systemy bankowości elektronicznej lub za pośrednictwem specjalnych platformy internetowych obsługiwanych przez dostawców tego typu usług (tej formie towarzyszy zazwyczaj e-mail z informacją o wystawieniu faktury).

W Polsce zdecydowana większość e-faktur to wciąż dokumenty w wersji PDF. To oznacza, że nie można łatwo (zdalnie) przenieść ich treści do innych systemów informatycznych, ale trzeba ręcznie kopiować zawartość do odpowiednich okienek formularzy, np. poleceń przelewu w internetowym rachunku bankowym. Przewagą dokumentu w PDF jest to, że łatwo można go wydrukować i pójść z nim do tradycyjnego banku czy na pocztę i uregulować należność gotówką lub kartą. To oznacza jednak stratę czasu i pieniędzy (pośrednicy zazwyczaj pobierają opłaty za przyjmowanie płatności) oraz całkowicie wypacza sens elektronicznych faktur.

Najczęstsze pytania dotyczące elektronicznych faktur

1. Co to jest e-faktura?

E-faktura jest prawnie uznaną formą rozliczenia, a jej wysłanie drogą elektroniczną w postaci pliku (w Polsce wciąż najczęściej w  formacie PDF) zastępuje przesłanie listem faktury w formie papierowej.

2. Czym e-faktura różni się od tradycyjnej faktury papierowej?

Faktura papierowa i faktura elektroniczna, zgodnie z regulacjami, mają takie same wartości prawne. Różnią się jedynie sposobem dostarczania.

3. Jakie przepisy regulują kwestię korzystania z e-faktur w naszym kraju?

Zagadnienia związane z elektronicznymi fakturami  regulują obecnie dwa rozporządzenia ministra finansów. Pierwsze z 11 grudnia 2012 r. dotyczy kwestii wystawiania faktur i sposobu ich przechowywania. Drugie, z 20 grudnia 2012 r., określa sposoby przesyłania e-faktur.

Stosowanie faktur elektronicznych w całej Unii Europejskiej reguluje z kolei Dyrektywa Rady Europy 2010/45/UE z lipca 2010 r.

4. Chcę korzystać z e-faktur. Czy potrzebuję specjalistycznego oprogramowania?

W Polsce wciąż gros e-faktur ma postać plików PDF, które przesyłane są pocztą elektroniczną. Do ich odczytania wystarczy posiadanie darmowego oprogramowania, które można ściągnąć z sieci. Inaczej ma się rzecz w przypadku różnego rodzaju platform i serwisów obsługujących e-faktury. Niestety, brak jednolitych standardów (UE intensywnie zabiega o ich wprowadzenie) spowodował, że nie współpracują one ze sobą, co komplikuje działalność firmom kooperującym z klientami z różnych sektorów (platformy mają często charakter branżowy).

5. Czy przyjmowanie faktur elektronicznych wiąże się z dodatkowymi kosztami?

Odbiorca elektronicznych faktur nie ponosi żadnych wydatków związanych z ich akceptacją i przyjmowaniem.

6. Czy można jednocześnie otrzymywać fakturę papierową i elektroniczną?

Obowiązujące w Polsce przepisy mówią, że klient może otrzymać fakturę tylko i wyłącznie w jednej formie: papierowej lub elektronicznej.

7. Czy decydując się na korzystanie z e-faktur, należy o tym powiadomić jakikolwiek urząd?

Nie ma takiego obowiązku.

8. Czy e-faktura musi być dostępna w siedzibie firmy?

Kontrola skarbowa wymaga zapowiedzi i określonych terminów. Podatnik może udostępnić organom faktury elektroniczne zdalnie przez stronę internetową (z loginem i hasłem) lub na nośniku przenośnym (np. płycie CD lub tzw. pendrivach).    —dwol