Kodeks postępowania administracyjnego nie nakłada na odwołania od decyzji administracyjnych jakichś szczegółowych wymogów formalnych. Wyjątki mogą wiązać się z przepisami szczególnymi. Ogólnie jednak podstawowa wersja odwołania powinna zawierać oznaczenie strony, która odwołanie wnosi, oznaczenie decyzji, którą kwestionuje, oraz informację, że strona nie jest zadowolona z treści tej decyzji.
Pamiętać też trzeba o tym, że co do zasady odwołanie wnosi się za pośrednictwem organu, który wydał decyzję. Czyli na przykład, gdy przedsiębiorca wnosi odwołanie do samorządowego kolegium odwoławczego na decyzję odmawiającą ustalenia warunków zabudowy wydaną przez wójta gminy, odwołanie adresuje się na samorządowe kolegium odwoławcze, ale wysyła się na adres wójta. Wójt w takim przypadku będzie musiał poinformować o wniesieniu odwołania inne strony postępowania i przekazać odwołanie do organu odwoławczego.
Podobnie będzie, gdy przedsiębiorca wnosi odwołanie ?od decyzji odmawiającej wydania mu pozwolenia na budowę. Adresuje wówczas odwołanie do wojewody (organ odwoławczy), ale wysyła do starosty lub prezydenta miasta na prawach powiatu, który wydał nieodpowiadającą przedsiębiorcy decyzję.
Oczywiście, te minimalne wymagania dotyczące odwołania nie zawsze są wystarczające. Bardzo dobrze jest w odwołaniu wskazać, dlaczego konkretnie jakaś decyzja przedsiębiorcy nie odpowiada, czyli warto zaznaczyć, jakie są w niej nieprawidłowości czy błędy.
Błędy mogą polegać między innymi na naruszeniu konkretnych przepisów. Na przykład, gdy przedsiębiorca wnosi odwołanie od decyzji o warunkach zabudowy, można rozważyć, czy decyzja nie narusza art. 61 ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym, który zawiera przesłanki wydania decyzji. Najlepiej, gdy przedsiębiorca oprze swoje stanowisko na tezach orzecznictwa i przedstawi propozycję wykładni wskazanego przepisu.
Poza tym warto, by przedsiębiorca sprawdził, czy poczynione przez organ wydający decyzję ustalenia faktyczne są zgodne ze stanem rzeczywistym. Inną kwestią jest analiza samego uzasadnienia. Uzasadnienie decyzji administracyjnej powinno zawierać wskazanie zarówno argumentów faktycznych, jak i prawnych. Musi być logiczne – stanowisko zajęte w nim przez organ powinno być klarowne i nie może budzić wątpliwości.
W praktyce często się zdarza, że organ w uzasadnieniu przyjmuje jakieś tezy zupełnie subiektywnie, w sposób niewłaściwy opiera się na przedłożonych mu do analizy dowodach albo wywodzi z nich wnioski, które z nich nie wynikają. Trzeba to dokładnie w odwołaniu przedstawić.
Pomimo więc braku skomplikowanych wymogów formalnych, przyjąć trzeba, że im lepiej i precyzyjniej zostanie skonstruowane odwołanie, tym większa jest szansa, że organ rozpatrujący sprawę w drugiej instancji podzieli argumentację przedsiębiorcy.
—Maciej J. Nowak, radca prawny
