Zdarza się, ze urząd skarbowy, który sprawdza księgi podatkowe przedsiębiorcy, stwierdza, że są one prowadzone nierzetelnie lub w sposób wadliwy. W takim przypadku (zgodnie z art. 193 § 6 ordynacji podatkowej) określa w protokole za jaki okres i w jakiej części kwestionuje zapisy znajdujące się w tych księgach.
Protokół musi zostać doręczony przedsiębiorcy, a urząd musi w nim zamieścić pouczenie, że podatnik ma prawo wniesienia w określonym terminie zastrzeżeń do jego ustaleń. Wniesienie zastrzeżeń jest uprawnieniem podatnika, które pozwala mu na przedstawienie korzystnych dla siebie dowodów, a organowi podatkowemu umożliwia prawidłowe określenie podstawy opodatkowania.
Należy przy tym zauważyć, że protokół z badania ksiąg podatkowych zawiera ocenę ich mocy dowodowej według kryteriów rzetelności i wadliwości, a tym samym umożliwia podatnikowi podjęcie inicjatywy dowodowej (wyrok WSA w Krakowie z 12 października 2010 r., I SA/Kr 421/10).
Stosownie do art. 193 § 8 o.p. podatnik może wnieść zastrzeżenia do takiego protokołu w zakresie zawartych w nim ustaleń. W takim jednak przypadku ma obowiązek przedstawić dowody, które pozwolą organowi prawidłowo określić podstawy opodatkowania. Ustawodawca w sposób wyraźny i niebudzący jakichkolwiek wątpliwości przewidział zatem możliwość wykorzystania wszelkich dowodów po to, aby została prawidłowo określona podstawa opodatkowania.
Nie chodzi tu bynajmniej o wszystkie informacje dotyczące zdarzeń i okoliczności. Skuteczność prawna żądania przeprowadzenia dowodu jest bowiem uzależniona od stwierdzenia, że udowodniona ma zostać okoliczność mająca znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy, a dodatkowo nie została ona potwierdzona innym dowodem.
Jeżeli organ podatkowy wykazał, które faktycznie zapisy w księgach podatkowych są nierzetelne i w protokole badania ksiąg organ wskazał za jaki okres i w jakim zakresie nie uznaje ksiąg podatnika za rzetelne, to podatnik może podjąć działania zmierzające do wskazania dowodów oraz zgłoszenia zastrzeżeń wobec twierdzeń organów. Dowody powinny przedstawiać okoliczności istotne dla danego rozstrzygnięcia sprawy. Dzięki tym dowodom organ podatkowy będzie mógł zweryfikować swoje dotychczasowe stanowisko. To z kolei pozwoli na prawidłowe określenie podstawy opodatkowania. Podatnik powinien więc przedstawić dowody potwierdzające np. dokonanie faktyczne transakcji między podmiotami, m.in. faktury, dokumenty dostawy, wydania magazynowe, korespondencję związaną z transakcjami czy nawet oświadczenia pracowników w tym zakresie.
Do zastrzeżeń lub dowodów zgłoszonych w trybie art. 193 § 8 o.p. urząd powinien się odnieść w toku postępowania. Rozpatrzenie tych zastrzeżeń może bowiem prowadzić do zmiany oceny rzetelności i niewadliwości ksiąg podatkowych (wyrok NSA z 23 stycznia 2013 r., I FSK 190/12). Obowiązkiem organu podatkowego, w przypadku sporządzenia protokołu z badania ksiąg podatkowych, jest z kolei zapewnienie podatnikowi możliwości ustosunkowania się do tego protokołu, właśnie poprzez uprawnienie do wniesienia zastrzeżeń, o czym podatnik powinien zostać pouczony.
Przykład
GDY URZĄD NIE UWZGLĘDNIŁ FAKTUR
Spółka ABC otrzymała protokół badania ksiąg podatkowych, z którego wynika, że organ podatkowy nie uznał za dowód faktur wystawionych dla jednego z kontrahentów spółki ABC. Organ stwierdził uchybienia w prowadzonych przez spółkę ewidencjach dotyczących VAT. Według organu za 1/2013 został zaniżony podatek należny. Organ odmówił spółce ABC prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur, które – jego zdaniem – nie dokumentują rzeczywistych zdarzeń gospodarczych, a zebrane dowody nie pozwalają na stwierdzenie, że w przypadku przedmiotowych transakcji miały one miejsce. Tymczasem zdaniem spółki faktury są dowodem potwierdzającym faktyczne dokonanie sprzedaży. W takiej sytuacji spółka może wnieść zastrzeżenia do protokołu.
WZÓR pisma zawierającego zastrzeżenia do protokołu
ABC sp. z o.o. Kielce, 29 kwietnia 2013 roku
reprez. przez Janinę Nowakowską
ul. Jonatana 2
25-661 Kielce
Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Kielcach
ul. Wróbla 17
25-661 Kielce
ZASTRZEŻENIA
do protokołu badania ksiąg podatkowych z 25 kwietnia 2013 roku
Na podstawie art. 193 § 8 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 749 ze zm.) składamy zastrzeżenia do protokołu badania ksiąg podatkowych z 25 kwietnia 2013 roku, doręczonego 26 kwietnia 2013 roku, wnosząc jednocześnie o:
1. dołączenie do protokołu faktur nr 1-22/13 potwierdzających dostawę towarów,
2. dołączenie dokumentów Wydania towarów – WZ i dokumentów potwierdzających przyjęcie towarów na magazyn PT – 44 sztuki,
3. dołączenie oświadczenia Anny Nowak z 26 kwietnia 2013 roku.
UZASADNIENIE
Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Kielcach w protokole badania ksiąg podatkowych z 25 kwietnia 2013 roku (doręczonym 26 kwietnia 2013 roku) stwierdził nierzetelność ksiąg, odrzucając ich znaczenie dowodowe. Organ podatkowy nie uznał za dowód faktur wystawionych dla jednego z kontrahentów spółki ABC – faktury nr 1-22/13. Według organu za 1/2013 został zaniżony podatek należny. Organ odmówił spółce ABC prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur.
Zdaniem Naczelnika Pierwszego Urzędu Skarbowego w Kielcach faktury nr 1-22/13 nie dokumentują rzeczywistych zdarzeń gospodarczych, zebrane dowody nie pozwalają na stwierdzenie faktycznego przeprowadzenia transakcji. Takie stanowisko nie zasługuje na uwzględnienie. Według spółki faktury są dowodem potwierdzającym faktyczne dokonanie sprzedaży.
Tym bardziej że fakt transakcji potwierdzają dokumenty WZ i PT, sporządzone przez osoby odpowiedzialne za wydanie i przyjęcie towaru. Organ podatkowy nie poczynił żadnych ustaleń w tym zakresie.
W związku z powyższym wnoszę zastrzeżenia do protokołu badania ksiąg wraz z wnioskiem o uwzględnienie faktur i dokumentacji magazynowej oraz oświadczenia Anny Nowak.
Janina Nowakowska
Załączniki:
1. faktury nr 1-22/13,
2. dokumenty WZ i PT – 44 sztuki,
3. oświadczenie Anny Nowak z 26 kwietnia 2013 roku.
