Brak zawarcia umowy w odpowiedniej formie może wiązać się z ryzykiem nieważności czynności. O ile w przypadku tzw. „form wyższych" (jak np. forma aktu notarialnego) większość uczestników obrotu jest świadoma konieczności pójścia do notariusza, o tyle w przypadku standardowych kontraktów codziennego życia biznesowego wiedza ta kuleje. Przyczyną może być choćby pojawienie się formy elektronicznej, która znacząco przyspiesza proces kontraktowania i wymiany dokumentów umownych.

Konieczny kwalifikowany podpis

Od niedawna kodeks cywilny zawiera regulację, zgodnie z którą oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Do spełnienia wymogu tej formy konieczne jest posłużenie się tzw. kwalifikowanym podpisem elektronicznym wydawanym przez dedykowanych dostawców. Nie chodzi więc o jakikolwiek podpis elektroniczny, który niejednokrotnie jest używany w przedsiębiorstwach do sygnowania dokumentów wewnętrznych. Powyższego wymogu nie spełnia także profil zaufany ePUAP, który służy do podpisywania dokumentów w obrocie z organami administracji publicznej.

Czytaj też: Forma czynności prawnej: kiedy podpis nie jest koniecznym elementem

Chodzi o tzw. bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu, który zgodny jest z europejskim rozporządzeniem eIDAS.

Pytanie praktyczne co do formy

Czy dochowaniem formy pisemnej jest podpisanie przez jedną ze stron umowy podpisem odręcznym, a przez drugą podpisem kwalifikowanym?

Tak. Warto pamiętać, że strony nie muszą składać podpisów na tym samym egzemplarzu umowy, aby uznać, że została ona skutecznie zawarta. Wystarczająca jest wymiana dokumentów o tej samej treści, pod którymi każda ze stron złożyła podpis. Tym samym zaproponowana konfiguracja złożenia podpisów jest jak najbardziej dopuszczalna.

Skutki niedochowania formy

Prawo przewiduje różne skutki niedochowania należytej formy w zależności od tego w jaki sposób ta forma została zastrzeżona (>patrz tabelka)

Prawo właściwe oraz jurysdykcja

Strony umowy, co do zasady, mogą umówić się jakie prawo oraz jaki sąd będą właściwe dla ich relacji umownej. Zazwyczaj mamy do czynienia z sytuacją, kiedy w umowie zawieranej pomiędzy podmiotami mającymi siedziby w różnych krajach, silniejsza strona kontraktowa narzuca swoje wzorce umowne, a co z tym idzie także i powyższe elementy.

Zalecane jest, w celu usprawnienia procesu rozwiązania sytuacji spornych, aby postanowienia właściwe oraz wybór sądu były ze sobą spójne. W przeciwnym wypadku może dojść do sytuacji, w której sąd kraju A będzie orzekał w oparciu o prawo kraju B. W takim układzie, sąd musi zaczerpnąć opinii co do obcego prawa. Także strony, aby móc czynnie uczestniczyć w procesie powinny zaangażować pełnomocników z kraju A, którzy są obeznani w procedurze przed lokalnym sądem oraz prawników z kraju B, którzy merytorycznie wspomogą w argumentacji prawnej. Oznacza to nie tylko dodatkowe koszty, ale i powoduje, że sam proces staje się czasochłonny.

Do takiej samej sytuacji może dojść, jeżeli strony nie zadecydują o w/w elementach. Przy ustaleniu prawa właściwego należy wtedy sięgnąć do Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) Nr 593/2008 z dnia 17 czerwca 2008 r. w sprawie prawa właściwego dla zobowiązań umownych (tzw. Rzym I), który znajdzie zastosowanie także w stosunkach z państwami spoza Unii Europejskiej. Polska ustawa Prawo prywatne międzynarodowe odsyła do niego wprost.

PRZYKŁAD:

W przypadku umowy sprzedaży towarów, zastosowanie będzie miało prawo państwa zwykłego pobytu (lub siedziby) sprzedającego, a w przypadku świadczenia usług prawo państwa zwykłego pobytu (lub siedziby) usługodawcy.

W zakresie, np. nadpłat, winy w kontraktowaniu sięgnąć należałoby także do Rozporządzenia (WE) nr 864/2007 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 11 lipca 2007 r. dotyczącego prawa właściwego dla zobowiązań pozaumownych (tzw. Rzym II).

W przypadku braku wyboru jurysdykcji właściwej, aby znaleźć właściwy sąd, przed który możemy pozwać kontrahenta, należy sięgnąć do Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1215/2012 z dnia 12 grudnia 2012 r. w sprawie jurysdykcji i uznawania orzeczeń sądowych oraz ich wykonywania w sprawach cywilnych i handlowych (tzw. Bruksela I bis). Art. 6 Brukseli I bis odsyła nas do przepisów krajowych w przypadku, gdy pozwany nie ma miejsca zamieszkania (siedziby) na terenie państwa członkowskiego UE – w przypadku Polski właściwą ustawą będzie Kodeks postępowania cywilnego, zawierający różnego rodzaju łączniki, które mogą umożliwić pozwanie zagranicznego kontrahenta przed polskim sądem.

A jak to jest z wykonalnością?

Powyższe rozważania stanowią bardzo techniczny i czasami czysto teoretyczny aspekt dla kontraktujących stron. Istotnym jednak jest, aby wyrok który strona uzyska na swoją korzyść w danym państwie był wykonalny w innym, tj. aby można było wszcząć egzekucję i faktycznie odzyskać środki, uzyskać odszkodowanie, ściągnąć karę umowną lub wymóc na kontrahencie określone działanie.

W Unii Europejskiej nie ma takiego problemu, ponieważ orzeczenia, które zapadną w jednym z państw członkowskich są uznawane w innych państwach członkowskich bez konieczności przeprowadzania oddzielnego postępowania. W innych sytuacjach należy sięgnąć do listy sygnatariuszy Konwencji o jurysdykcji i uznawaniu oraz wykonywaniu orzeczeń sądowych w sprawach cywilnych i handlowych podpisanej w 2007 r. w Lugano oraz analogicznych umów podpisanych przez Wspólnotę Europejską z krajami trzecimi. Należy także przeszukać bazę traktatową Ministerstwa Spraw Zagranicznych w celu weryfikacji, czy Polska nie jest stroną dwustronnej umowy międzynarodowej w zakresie współpracy gospodarczej.

W przypadku, gdy powyższe nie przyniesie pożądanych rezultatów, zagraniczne orzeczenia będą oceniane w oparciu o Kodeks postępowania cywilnego, jeżeli orzeczenie sądu zagranicznego miałoby zostać wykonane lub uznane na terenie Polski lub na podstawie przepisów innego kraju, na terytorium którego miejsce zamieszkania (siedzibę) ma nasz kontrahent. W konsekwencji może okazać się, że długotrwała procedura uzyskiwania przychylnego orzeczenia w państwie A będzie nadaremna, ponieważ państwo B nie uznaje takich orzeczeń i wszelkie procedury, aby były skuteczne, należy wszcząć w państwie, w którym miejsce zamieszkania (siedzibę) lub majątek posiada dłużnik. Ten aspekt, często pomijany, jest niezwykle istotny w przypadku kontraktowania z kontrahentem zagranicznym, szczególnie w Azji, Afryce czy na Bliskim Wschodzie.

Wysoka cena niedbałości

Przedsiębiorcy, którzy nie przykładają należytej wagi do podstawowych, formalnych aspektów zawierania umów, muszą liczyć się z daleko idącymi konsekwencjami. Brak weryfikacji kontrahenta, brak sprawdzenia umocowania do zawarcia umowy czy niedochowanie odpowiedniej formy może wiązać się z nieważności kontraktu. Pomocne może być wypracowanie katalogu spraw, podlegających weryfikacji przy zawieraniu umów. Uchroni to nie tylko przed ryzykiem nieważności umowy, ale nawet przed konsekwencjami jej nienależytego wykonywania. Przykładowo, dokładna weryfikacja kontrahenta pod kątem jego kondycji finansowej i uzyskanie odpowiednich zabezpieczeń wykonania umowy może uchronić przed długotrwałą i kosztowną procedurą dochodzenia zapłaty przed sądem.

Magdalena Bartnik adwokat w Zespole Transakcyjnym i Doradztwa Kontraktowego Kancelarii JDP

Barbara Kaczała radca prawny w Zespole Transakcyjnym i Doradztwa Kontraktowego Kancelarii JDP