Przez nienależne należy rozumieć takie wpłaty, które pracodawca przekazał do instytucji finansowej, mimo że np. uczestnik PPK złożył deklarację o rezygnacji z dokonywania tych wpłat albo dokonane za osobę, dla której nie należało zawierać umowy o  prowadzenie PPK (gdyż nie spełniała definicji osoby zatrudnionej).

Wpłaty częściowo nienależne to takie, które zostały naliczone od zawyżonej podstawy i pracodawca nie ma możliwości ich zbilansowania. Chodzi np. o sytuację, gdy pracodawca omyłkowo naliczył wpłaty do PPK od podstawy wyższej niż kwota faktycznie wypłaconego wynagrodzenia.

Obecna praktyka

Dotychczas ustawa o PPK nie wskazywała, jak należy postępować z nienależnymi wpłatami do PPK. Rekomendowanym sposobem postępowania jest obecnie, aby:

- instytucja finansowa po otrzymaniu informacji od podmiotu zatrudniającego o niezasadnie dokonanej wpłacie do PPK niezwłocznie zwróciła pracodawcy kwotę nominalną wpłaconą do PPK – zarówno w części finansowanej przez pracodawcę, jak i w części finansowanej przez pracownika,

- pracodawca niezwłocznie zwrócił pracownikowi kwotę odpowiadającą wpłacie w części przez niego finansowanej (chyba że w umowie o prowadzenie PPK przewidziano inny sposób postępowania z kwotami niezasadnie przekazanymi do funduszu zdefiniowanej daty, za które nie zostały jeszcze przydzielone jednostki uczestnictwa).

Jeżeli po dokonaniu takiej wpłaty uczestnikowi PPK zostały już przydzielone jednostki uczestnictwa, potrzebna jest jego dyspozycja umorzenia lub odkupienia przydzielonych mu jednostek uczestnictwa/jednostek rozrachunkowych.

W przypadku dokonania wpłat do PPK obliczonych od zaniżonej lub zawyżonej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, w następnym miesiącu płatnik ma obowiązek obliczyć te wpłaty od podstawy wymiaru składek odpowiednio podwyższonej o kwotę tej niedopłaty albo zaniżonej o kwotę nadpłaty. Dotyczy to sytuacji, w których pracodawca dokonał wypłaty wynagrodzenia w niewłaściwej wysokości.

Ważne!

Ewentualne rozliczenia pomiędzy pracodawcą i pracownikiem z tytułu wpłat do PPK powinny być dokonywane zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego. Należy przy tym pamiętać, że roszczenia z tytułu wpłat do PPK ulegają przedawnieniu po upływie pięciu lat licząc od dnia, w którym wpłaty stały się wymagalne.

Przykład

Uczestnik PPK na początku sierpnia 2022 r. złożył pracodawcy deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK. Pracodawca jej jednak nie uwzględnił i od wynagrodzenia wypłaconego 28 sierpnia naliczył i pobrał wpłaty do PPK, które 31 sierpnia przekazał do instytucji finansowej. W połowie września pracodawca zorientował się, że popełnił błąd i wystąpił do instytucji finansowej o zwrot nienależnie dokonanej wpłaty. Ta poinformowała go jednak, że wymaga to złożenia przez uczestnika PPK dyspozycji umorzenia przydzielonych mu jednostek uczestnictwa. Dopiero wówczas instytucja zwróci pracodawcy kwotę uzyskaną z umorzenia jednostek, a ten powinien niezwłocznie zwrócić pracownikowi jego część (kwotę odpowiadającą wpłacie w części przez niego finansowanej).

Przykład

W lipcu pracodawca omyłkowo wypłacił uczestnikowi PPK wynagrodzenie w zaniżonej wysokości i od tak zaniżonej płacy naliczył też wpłaty do PPK. Korektę wynagrodzenia za lipiec pracodawca rozliczył w sierpniu. Ponieważ w sierpniu wypłacono temu uczestnikowi wynagrodzenie podwyższone o kwotę niedopłaty za lipiec, od tak podwyższonego wynagrodzenia naliczono też za niego wpłaty do PPK.

Nowe przepisy

Począwszy od 21 listopada 2022 r. zaczną obowiązywać przepisy dotyczące postępowania z nienależnymi wpłatami do PPK. W myśl tych przepisów wpłaty dokonywane do PPK, w tym wpłata powitalna i dopłaty roczne, nienależne w całości lub w części, będą podlegały zwrotowi na rzecz podmiotu, który ją sfinansuje.

Jeśli na rachunku PPK osoby, na rzecz której zostały dokonane nienależne wpłaty, zostaną zapisane jednostki uczestnictwa nabyte lub przeliczone za te wpłaty, instytucja finansowa, niezwłocznie po powzięciu o tym informacji, odkupi lub umorzy te jednostki uczestnictwa/jednostki rozrachunkowe w zakresie, w jakim wpłaty dokonywane do PPK okazały się nienależne. Nie będzie już konieczności złożenia dyspozycji odkupienia /umorzenia tych jednostek przez uczestnika PPK.

Kwotę uzyskaną z tego odkupienia/umorzenia jednostek instytucja finansowa przekaże na rachunek bankowy podmiotu finansującego daną wpłatę, czyli na rzecz pracodawcy i pracownika. Jeżeli instytucja nie będzie miała numeru rachunku bankowego pracownika, należny mu zwrot trafi na rachunek bankowy pracodawcy, który będzie musiał przekazać je pracownikowi niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu pięciu dni roboczych.

Wpłatę powitalną i dopłaty roczne instytucja finansowa zwróci do Funduszu Pracy za pośrednictwem PFR, na rachunek wskazany przez ministra właściwego do spraw pracy.

Procedura zwrotu przez instytucję finansową wpłat, za które nie zostały nabyte jednostki uczestnictwa funduszu inwestycyjnego bądź ubezpieczeniowego funduszu kapitałowego, lub które nie zostały przeliczone na jednostki rozrachunkowe funduszu emerytalnego, będzie prostsza. Instytucja finansowa będzie miała trzy dni robocze od powzięcia informacji, że wpłaty okazały się nienależne, na ich przekazanie na rzecz pracodawcy i uczestnika PPK. Jeśli nie będzie posiadała numeru rachunku bankowego pracownika, należne mu środki przekaże na rachunek bankowy pracodawcy, który będzie miał pięć dni roboczych na przekazanie ich pracownikowi.

Przykład

Uczestnik PPK na początku grudnia 2022 r. złoży pracodawcy deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK. Pracodawca jej jednak nie uwzględni. Od wynagrodzenia wypłaconego 28 grudnia naliczy i pobierze wpłaty do PPK, które 31 grudnia przekaże do instytucji finansowej. W połowie stycznia 2023 r. pracodawca zorientuje się, że popełnił błąd i wystąpi do instytucji finansowej o zwrot nienależnie dokonanej wpłaty. Instytucja finansowa, niezwłocznie po powzięciu tych informacji, będzie musiała odkupić te jednostki uczestnictwa w zakresie, w jakim wpłaty dokonane do PPK okazały się nienależne, bez konieczności złożenia dyspozycji odkupienia tych jednostek przez uczestnika. Uzyskaną z takiego odkupienia kwotę przekaże na rachunek pracodawcy i pracownika.

Rola Ewidencji PPK

Informacje o dokonanych zwrotach wpłat, które okazały się nienależne w całości lub w części, ze wskazaniem kwoty zwrotu w podziale na zwroty do poszczególnych podmiotów, będą trafiały do systemu Ewidencji PPK. Obowiązek przekazywania informacji o tych kwotach został nałożony na instytucje finansowe.

Więcej na temat PPK na mojeppk.pl i pod nr telefonu 800 775 775. Zachęcamy również do korzystania z bezpłatnych szkoleń prowadzonych przez ekspertów PFR Portal PPK. Na szkolenia można zapisać się tutaj: https://www.mojeppk.pl/szkolenia.html