- W  firmie regulamin przewiduje podwyżkę o wskaźnik inflacji. Pracodawca boi się, że w przyszłym roku będzie ona jeszcze wyższa. Czy może zmienić regulamin i czy musi wypowiedzieć umowy w tym zakresie? Czy jest to warunek zatrudnienia, który wymaga wypowiedzeń zmieniających? – pyta czytelnik.

Podwyżka inflacyjna, czyli przyznanie pracownikowi wynagrodzenia w wyższej kwocie, uwzględniającej wskaźnik inflacji, ma za zadanie wyrównanie wysokości pensji i zniwelowanie negatywnych skutków spadku wartości pieniądza, który obserwujemy od początku 2022 r. W tym celu coraz częściej w regulaminie wynagrodzeń różnych zakładów pracy można znaleźć zapis dotyczący waloryzacji wynagrodzeń z uwzględnieniem wskaźnika inflacji w wysokości wskazanej przez Główny Urząd Statystyczny.

Zapis w regulaminie

Pracodawcy mają swobodę w kreowaniu treści regulaminów wynagradzania. Są jednak ograniczeni zasadą wyrażoną w kodeksie pracy, zgodnie z którą zapisy regulaminu nie mogą być dla pracownika mniej korzystne niż przepisy ogólne. W przeciwnym razie będą one wyłączone, a w ich miejsce wejdą regulacje kodeksowe. Co istotne, zapisy regulaminu nie mogą być mniej korzystne dla pracownika zarówno od zasad ogólnych, jak również od zapisów w umowie o pracę łączącej pracodawcę z danym pracownikiem.

Obowiązkowy regulamin płac

Przy ustalaniu, czy pracodawca jest zobligowany do utworzenia regulaminu wynagradzania, kluczową kwestią jest liczba zatrudnionych przez niego osób. Kodeks pracy wskazuje, że pracodawca jest zobowiązany do wprowadzenia regulaminu wynagradzania, jeśli zatrudnia co najmniej 50 pracowników. Wyjątkiem od tej zasady jest sytuacja, w której pracownicy są objęci układem zbiorowym pracy. Jeżeli w zakładzie pracy zatrudniającym co najmniej 20 pracowników istnieje organizacja związkowa, która wystąpi z wnioskiem o utworzenie regulaminu wynagradzania, pracodawca ma obowiązek stworzyć regulamin, nawet gdy zatrudnia mniej niż 50 osób.

Pracodawca nie jest oczywiście w żaden sposób ograniczony w zakresie możliwości stworzenia i wprowadzenia regulaminu płac i może przeprowadzić taką procedurę również wtedy, gdy zatrudnia mniej niż 20 pracowników.

Kluczowe zapisy

Regulamin wynagrodzenia powinien obejmować swą treścią wszystkich pracowników, bez względu na podstawę zatrudnienia (umowa o pracę, powołanie, wybór, mianowanie, spółdzielcza umowa o pracę). Powinien określać wysokość oraz zasady przyznawania pracownikom wynagrodzenia za pracę określonego rodzaju lub na określonym stanowisku, jak też inne, dodatkowe świadczenia, przewidziane w związku z wykonywaniem pracy. Chodzi m.in. o premie, nagrody czy wszelkiego rodzaju dodatki do wynagrodzenia.

Regulamin powinien dodatkowo określać zasady wynagradzania pracowników za pracę w warunkach odbiegających od zasad współpracy określonych w umowie o pracę. Z treści regulaminu powinny wynikać reguły pozwalające ustalić wysokość wynagrodzenia za wykonywanie obowiązków poza stałym miejscem pracy, poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, w godzinach nadliczbowych czy w porze nocnej. Regulamin może również określać wysokość diet (jeżeli pracodawca decyduje się na ich przyznanie na warunkach korzystniejszych, niż wynika to z przepisów ogólnych) oraz dodatków wyrównawczych za podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Coraz popularniejsze stają się ponadto zapisy o dodatkowych świadczeniach pozapłacowych przyznanych pracownikom, w tym w szczególności o benefitach sportowych, zajęciach z języka obcego, polisie ubezpieczeniowej, refinansowaniu wydatków związanych z kulturą czy prywatną opieką medyczną.

Możliwość wprowadzania zmian

Pracodawca może modyfikować regulamin wynagradzania. Musi jednak pamiętać, że raz przyznane pracownikowi prawo nie może zostać mu odebrane. Wprowadzając do regulaminu określone uprawnienia, pracodawca musi mieć świadomość, że kształtuje na nowo warunki umowy łączącej go z pracownikiem. Chcąc zmienić w przyszłości te warunki, będzie musiał uzyskać na to zgodę pracownika.

Z uwagi na fakt, że regulamin reguluje tak podstawową kwestię jak wynagrodzenie pracownika, pracodawca nie może jednostronnie dokonać jego zmiany. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy taka zmiana będzie w sposób oczywisty korzystna dla pracownika.

Przepisy nie wskazują wprost, w jaki sposób powinno się dokonywać zmian w regulaminie wynagradzania. Nie ulega jednak wątpliwości, że wszelkie zmiany niekorzystne dla pracownika muszą zostać przez niego potwierdzone.

Gdyby pracownik odmówił zaakceptowania nowego regulaminu, powinien być związany zasadami, które dotychczas go obowiązywały. W takiej sytuacji pracodawcy pozostaje co najwyżej złożyć takiej osobie wypowiedzenie zmieniające. Potwierdził to Sąd Najwyższy, który w wyroku z 6 października 2004 r. (I PK 569/03) wskazał, że postanowienia mniej korzystne dla pracowników wprowadza się w drodze wypowiedzenia dotychczasowych warunków umowy o pracę lub innego aktu stanowiącego podstawę nawiązania stosunku pracy.

Taka też jest kolejność zmiany na niekorzyść pracownika warunków pracy wynikających z regulaminu wynagradzania. W pierwszej kolejności należy zmienić we właściwym trybie regulamin wynagradzania, a następnie dokonać wypowiedzenia zmieniającego. Jeżeli warunki wynagradzania wynikają z regulaminu wynagradzania, to dokonanie wypowiedzenia zmieniającego bez uprzedniej zmiany regulaminu jest nieskuteczne. Wypowiedzenie zmienia warunki pracy wynikające z umowy.

Przed złożeniem wypowiedzenia zmieniającego pracodawca powinien się upewnić, że faktycznie istnieją podstawy do złożenia wypowiedzenia pracownikowi, aby uniknąć sytuacji, w której miałby on roszczenie o przywrócenie do pracy bądź o wypłatę odszkodowania.

Unik przed procentem

Pracodawcy trudno będzie wycofać się z ustalonych w regulaminie wynagradzania zasad podwyższenia wynagrodzenia. Decydując się na wprowadzenie takiego zapisu do treści regulaminu, pracodawca przyznaje pracownikowi określone uprawnienie, a strony modyfikują treść łączącego je stosunku pracy. Odebranie następnie pracownikowi tego uprawnienia poprzez jednostronną zmianę regulaminu wynagradzania jest niedopuszczalne i nie będzie dla pracownika wiążące. Pracownik będzie miał podstawy dochodzenia wypłaty wynagrodzenia w podwyższonej kwocie, ustalonej z uwzględnieniem wskaźnika inflacji.

Pracodawca powinien więc każdorazowo starannie rozważyć, czy może pozwolić sobie na przyznanie pracownikom określonych uprawnień, jak również przewidzieć potencjalne ryzyka, które mogą pojawić się w przyszłości.

Co prawda przyjęcie wskaźnika inflacji za podstawę do przyznania podwyżki pracownikowi można ocenić jako zastosowanie jednego z najbardziej obiektywnych kryteriów, ponieważ w praktyce pracownik otrzymuje właściwie wyrównanie wynagrodzenia, a nie realną podwyżkę. Z drugiej strony, wzrost cen nie zawsze idzie w parze z wysokością przychodu osiąganego przez pracodawcę, a przyznanie pracownikom kilkunastoprocentowej podwyżki może go doprowadzić do finansowej ruiny. W takich okolicznościach warto zawsze podjąć rozmowy z pracownikami i nakłonić ich do pewnych ustępstw w trosce o wspólne dobro całego zakładu pracy. Pracownik nie będzie miał bowiem interesu w zabieganiu o podwyżkę, jeśli jej skutkiem byłoby znaczne ryzyko całkowitej niewypłacalności pracodawcy w niedługiej perspektywie czasu, a nawet niebezpieczeństwo utraty pracy na skutek ogłoszenia przez pracodawcę upadłości.

Rozwiązaniem może być wówczas zawarcie przez pracodawcę oraz reprezentującą pracowników organizację związkową lub przedstawicielstwo pracowników porozumienia o zawieszeniu stosowania przepisów prawa pracy, które zostało przewidziane w art. 91 § 1 kodeksu pracy. Co prawda porozumienie nie może wyłączać stosowania przepisów kodeksu pracy, ale umożliwia zawieszenie zasad wynagradzania określonych w regulaminie. Takie porozumienie może zostać zawarte przez pracodawcę z pracownikami na okres nawet trzech lat.

Zdanime autorów

Wojciech Kruk - radca prawny w Kancelarii Prawnej ANSWER Wojciechowski i Partnerzy oraz LexDigital, specjalista w zakresie prawa pracy.

Natalia Radwan - asystent prawny w Kancelarii Prawnej ANSWER Wojciechowski i Partnerzy oraz LexDigital

Ciekawym zjawiskiem, choć w obecnych czasach czysto teoretycznym, byłaby sytuacja, w której inflacja osiągnęłaby wskaźnik ujemny względem roku poprzedniego. Pracodawca mógłby mieć wówczas wątpliwość, czy wynagrodzenie pracownika powinno zostać obniżone. Jeżeli jednak zapis regulaminu mówi o „podwyżce z uwzględnieniem wskaźnika inflacji”, to przy jej ujemnym wskaźniku taka regulacja po prostu nie znajdzie zastosowania. Podwyżka musi być bowiem rozumiana jako podniesienie wynagrodzenia pracownika, a nie jego zmiana w dowolnym kierunku.